Организация и проведение выставки

Содержание 

Введение………………………………………………………………..…	4
1.Выставки………………………………………………………………..	5
2. Планирование подготовки выставки………………………………....	7
3. Изготовление рекламных материалов………………………………..	10
4. Планирование проведения выставки………………………………...	12
5. Планирование работы после окончания выставки………………….	14
Заключение……………………………………………………………….	16
Список литературы………………………………………………………	17

 

 

Введение

Эффективность рекламы выражается в изучении знакомства целевой аудитории  с информацией о Вашей фирме и ее товарах, а также о том, что именно о них известно, какой образ фирмы и товаров сформировался и каково отношение к ним.

Создать представление о товарах  и фирме, а тем более сформировать хорошее отношение к ним не всегда легко. Это требует времени и определенной стратегии. Следует помнить: отношения на рынке - это, в первую очередь, человеческие отношения. Реклама позволяет формировать нужные представления о Вашей фирме у широкой аудитории, на основе которых легче строить отношения.

К одному из средств рекламы можно  отнести: выставки. Эффективность выставки зависит от степени индивидуализации работы с потребителями, уровня психологического воздействия на них, повторяемости  и убедительности рекламы. В процесс  организации и проведения этого мероприятия решается несколько задач. Прежде всего необходимо возложить ответственность за них на конкретных лиц, затем сформулировать цели. Поскольку выставка — дополнение к другим видам рекламной деятельности, в том числе к рекламе в средствах массовой информации, мероприятие организуются таким образом, чтобы поддержать комплексные рекламные кампании, быть скоординированными с другими видами рекламы для совместного достижения целей.

 

1.Выставки

В наше время выставки имеют самый  большой удельный вес в комплексе PR-мероприятий. Именно выставки привлекают в компанию самый большой поток клиентов, потому что традиционно представляют собой места для встреч поставщиков и потребителей. Компания, участвующая в выставке, обычно демонстрирует свои новые разработки, презентует услуги, то есть пытается заинтересовать покупателя наглядно, в режиме «здесь и сейчас». Вообще, выставка – это та самая стартовая площадка, на которой происходит первая и зачастую самая важная встреча клиента и поставщика. И главная задача компании-экспонента – завлечь своей продукцией или услугами потенциального клиента.

Яркая событийность выставочных мероприятий, привлекающая множество СМИ, является главным маркетинговым и PR-фактором, определяющим позиционирование выставки в системе глобальных общественных коммуникаций. Во время выставки на ее площадке и вокруг нее в короткий промежуток времени максимально сконцентрированы лучшие интеллектуальные и материальные ресурсы.

При этом организация выставки требует  немалых усилий и значительных финансовых инвестиций. Выставочная деятельность любой компании это и обмен научным опытом, и налаживание деловых связей, и демонстрация последних разработок, достижений. Выставки оказывают существенное влияние на объем продаж компаний-экспонентов, вне зависимости от того, в какой области они осуществляют свою деятельность. Именно на выставках заключаются самые выгодные контракты, приобретаются партнеры и заводятся ценные знакомства, ведь главной функцией выставки все же остается общение.

Планируя участие в выставке, необходимо определиться, каковы ваши цели этого затратного мероприятия, к какой целевой аудитории мы обращаемся, как использовать результаты от проведения выставки и т.п. Участвовать в экспозиции нужно, например, если есть необходимость объявить о создающемся продукте, найти партнеров для совершенствования производственного процесса, открыть дилерскую сеть (если это региональная или международная выставка), усовершенствовать процесс сбыта или производственную программу. Важно начинать подготовку к выставке не менее, чем за 5 – 6 месяцев до события. Нужно продумать все до мельчайших деталей, грамотно распределив ресурсы и спланировать бюджет.

Цели организации выставки могут  быть разными. Для развивающихся  компаний – это повышение узнаваемости, возможность заключить контракты и заявить о себе. Для уже укрепившихся на рынке – способность доказать свою состоятельность и конкурентоспособность, а для лидеров рынка не явиться на выставку просто непростительно – для них она служит элементом поддержания уже сформировавшегося имиджа.

Выставка должна представлять из себя красочное, яркое событие, оформление должно быть продумано до мелочей. В  ходе подготовки выставки осуществляется подготовка и рассылка пресс-релизов  о выставке. Оформляется стенд  с материалами. На выставке распространяются плакаты, пресс-пакеты и другие материалы, происходит общение с посетителями, их информирование в отношении продвигаемого товара или услуги.

 

 

2.Планирование подготовки выставки

На этапе подготовки к участию  в выставке особое внимание уделяют следующим вопросам:

• определение размеров необходимой выставочной площади;
• заключение договора об участии и предоставлении выставочной площади для стенда;
• разработка плана рекламной кампании (какие печатные материалы надо подготовить и сколько и др.);
• изготовление рекламных материалов (прайс-листы, пресс-релизы, каталоги, информационные листы, блокноты, ручки, визитки);
• тип выставочного стенда;
• использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, настенные росписи, плакаты и т.п.);
• подбор, подготовка персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;
• объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров и оформителей.

Необходимо составить подробный  перечень вещей и предметов, которые будут взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на стенде, облегчает их поиск, определяет недостающие предметы. Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Выставочный стенд - важнейший элемент  выставочной концепции. Существует несколько базовых конструкций стендов предлагаемых участникам выставки. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется  воспользоваться услугами профессионального  оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует  обратить внимание на следующее:

• направление движения основного потока посетителей
• поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом

Выставочная площадка разбивается  на несколько зон: публичную — стенд, рекламные материалы, экспонаты, проходы для общения с посетителями; рабочую — место, которое отводится для заключения контрактов и для разговора с клиентами; служебную — место для хранения рекламных материалов, отдыха сотрудников и гардероба.

Оформление стенда – надписи  и плакаты, расположенные рядом  с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

Документами, регламентирующими и  обеспечивающими участие в выставке являются:

1) Заявка на участие в выставке:

2) Маркетинговый план участия  в выставке

За определенный фиксированный  срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются  все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчетного счета, и т.д.) Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

• аренда и монтаж выставочного оборудования
• предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев
• надпись на фризе
• публикация сведений в каталоге
• другие услуги

 

 

3. Изготовление рекламных материалов

• информационных листов
• плакатов
• буклетов
• проспектов
• Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Так же необязательной частью работы на выставке является раздача сувениров и подарков с символикой фирмы.

Существует деление рекламных  сувениров на три основные категории: календари, изделия с надпечаткой  и деловые подарки. Ассортимент  изделий с надпечаткой может  достигать свыше 10 тысяч наименований. Чаще всего используются: ручки, зажигалки, пепельницы, блокноты, линейки, воздушные шары, игрушки, брелоки для ключей и др.

Подготовка информационных материалов

• технических описаний
• прайс-листов
• папок стендистов
• Подготовка стендистов и персонала
• Персонал должен обладать следующими качествами:
• умение общаться с людьми;
• знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;
• желанием общаться с людьми;
• выносливостью;
• привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

Подсчитываются все затраты, связанные  с выставкой, составляется смета.

Сумма затрат на участие предприятия  в выставке должна предусматривать  в наиболее общем случае следующие  направления расходов:

• стоимость изготовления и оборудования стенда;
• оплата проезда и командировочных расходов персонала;
• оплата труда специалистов и рабочих;
• стоимость аренды выставочной площади;
• стоимость услуг по охране выставочной экспозиции; затраты на проведение дополнительных мероприятий во время работы на выставке (пресс-конференций, презентации, и др.);
• стоимость изготовления и распространения информационно-рекламной литературы (каталогов, проспектов, буклетов);
• резерв денежных средств на покрытие непосредственных расходов по участию учреждения в выставке.

 

 

4. Планирование проведения выставки

Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать  распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и  вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

• тематика выставки;
• цели участия в выставке;
• перечень продукции, представляемой на выставке;
• основные новинки;
• задачи, стоящие перед стендистами;
• план стенда;
• закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
• распорядок работы;
• в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;
• основные категории предполагаемых посетителей;
• модели поведения с каждой категорией посетителей;
• формы регистрации посетителей;
• формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли  давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА  и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов.

Необходимо уточнить заранее, в  течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий. На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).