Организация деловых совещаний

ПРИАМУРСКИЙ ИНСТИТУТ АГРОЭКОНОМИКИ И БИЗНЕСА 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат 
 

ТЕМА: Организация деловых совещаний 
 
 
 
 

Выполнил: студент  2  курса

группы  ЭКО-01 заочного отделения

Бельды  Оксана Дмитриевна

                                                  (Ф.И.О.)

100157

^{(№  зачетной книжки)}

 
 
 
 
Хабаровск

2012 г. 
 

     Собрания  и совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений.

     Цель  деловых совещаний – рассмотрение и принятие решений по проблемам, требующим коллективного обсуждения. На совещаниях сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов.

     Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой  других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:

     1. сбор и переработка информации;

     2. координация деятельности всех  служб предприятия и всех его  сотрудников;

     3. принятие решения.

     Кроме того, что деловое совещание является способом привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу.

     На  совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т. п.

     Для некоторых предприятий деловое  совещание — это единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание — возможность показать свой талант менеджера.

     Совещания и собрания различаются:

1. кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);
2. характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный период времени);
3. целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее).

     По  целям выделяются следующие типы совещаний:

     1. ознакомительное  (выдача заданий,  повышение квалификации);

     2. информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения);

     3. разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то);

     4. проблемное (коллективный поиск  решения вопроса);

     5. инструктивное (доведение до сведения  необходимой информации и объяснения  способа действий);

     6. оперативное (получение текущих  сведений о состоянии дел и  определение узких мест);

     7. координационное (обеспечение взаимодействия  подразделений).

     По  методам ведения различают авторитарное, демократическое, либеральное совещание; по формам подведения итогов – связанное или несвязанное с принятием документа. (Манко)

     Основные  задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:

     1. развитие и укрепление политики  предприятия и проведение ее  в жизнь;

     2. интеграция мероприятий всех  отделов и служб с учетом  общих целей фирмы;

     3. выявление и расчет коллективных  результатов;

     4. коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

     Существует  определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих  основных признаков:

     1. по назначению:

     а) вырабатывающие и принимающие решения;

     б) разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

     в) подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

     2. по периодичности (частоте) проведения:

     а) разовые;

     б) регулярные;

     в) периодические;

     3. по  количеству  участников:

     а) узкий состав (до пяти человек);

     б) расширенные (до двадцати человек);

     в) представительные (свыше двадцати человек);

     4. по степени стабильности состава  участников совещания:

     а) с фиксированным составом;

     б) с приглашенными по списку, составленному  для каждого совещания;

     в) комбинированные;

     5. по  принадлежности:

     а) общественных организаций:

     б) административные;

     в) научные и научно-технические;

     г) объединенные.

     Деловое совещание должно быть тщательно  подготовлено, а именно:

     1. сформулирована повестка дня,

     2. определен состав участников, компетентных в вопросах повестки дня,

     3. назначить день, время и место проведения совещания,

     4. заблаговременное ознакомление участников с повесткой дня и материалами совещания.

     Оттого, насколько участникам совещания  удалось включить свои идеи и соображения  в общее обсуждение, зависит его эффективность. Результаты совещания должны быть доведены до участников – исполнителей заданий и организован контроль за исполнением принятых решений. 

     Правила проведения совещаний (заседаний) –  совокупность приемов, предназначенных  для упорядочения процесса выработки управленческих решений в кооперативной форме, то есть при участии нескольких лиц. При такой форме предусматривают решения коллективные и коллегиальные. Коллективные решения принимаются на совещании (заседании), участники которого избираются, коллегиальные – на совещании (заседании), участники которого назначаются. Совещание служит для обеспечения объективности, компетентности и демократичности решения.

     К общим правилам относят:

     1. разделение совещаний по тематике  повестки дня на регулярные, периодические и нерегулярные, разовые;

     2. выделение для регулярных совещаний  определенных календарных дней, часов и учет их в регламенте  работы аппарата управления, где,  в частности, указывается, когда,  какой руководитель будет проводить совещание, по какому вопросу, кто должен участвовать;

     3. определение целесообразности нерегулярного  совещания, действительно ли оно  будет полезно или решение  может быть принято самим руководителем  в единоначальной форме либо  после консультации в рабочем  порядке со специалистами;

     4. определение состава участников  совещания из действительно необходимых  лиц;

     5. предварительное обдумывание повестки  дня, подготовка проекта решения, ознакомление с ним участников совещания;

     6. применение руководителем, председательствующим на совещании, определенных приемов его проведения.