Лінійні та штабні повноваження

 Лінійні та штабні повноваження

 У рамках структури  управління відбувається управлінський  процес, тобто рух інформації та прийняття управлінських рішень. Між учасниками цього процесу  розподілені завдання та функції  управління, а отже, і права та відповідальність за їх виконання. З цієї позиції структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, спрямований на досягнення постановлених цілей. В основу організаційних структур управління покладено два принципи: лінійний і функціональний, які передбачають лінійні та штабні повноваження управлінського апарату [15, с.313-320]. Важливою проблемою існування організацій є кількість підлеглих, якими може продуктивно керувати менеджер.

 Норма управління - це кількість працівників, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні менеджера. Висока норма управління веде до зменшення кількості менеджерів. Ідеальної норми управління не існує. Але в кожному випадку можна знайти оптимальне рішення. На рис.11.1 [10, с.270] наведена залежність ефективності управління від норми управління, яка показує, що мала і надмірно велика кількість підлеглих однаково призводять до низької ефективності управління.

 Рис.11.1. Залежність ефективності управління від норми  управління.

 Залежно від  норми управління розрізняють два  типи організації: з вертикальною і  горизонтальною структурою управління.

 Вертикальна структура - це тип організації якій характерні відносно низька норма управління і відносно велика кількість рівнів ієрархії.

 Горизонтальні структури - це тип організації, якій притаманні відносно висока норма управління і відносно невелика кількість рівнів ієрархії (рис. 11.3)

 Рис. 11.3. Горизонтальна  організаційна структура

 Перевагами  вертикальної організаційної структури  є : висококваліфіковане ретельне керівництво, чіткий контроль і швидкі комунікації  між підлеглими. Недоліки цієї структури: тенденція залучення керівників до виконання функцій підлеглих; велика кількість рівнів управління; високі витрати на утримання спеціалістів; надмірна відстань між нижчим і вищим рівнями управління.

 Перевагами  горизонтальної організаційної структури  є: керівництво засноване на делегуванні  повноважень; політика організації  зрозуміла всім працівникам; ретельний відбір підлеглих. Недоліки цієї структури: перевантаження роботою керівників; загроза погіршення контролю зі сторони керівництва; необхідність мати в організації кваліфікованих менеджерів.

 При обранні  організаційної структури необхідно враховувати кількість зв'язків, які виникають в організації між працівниками і керівниками, обов'язки підлеглих, рівень їх відповідальності і повноважень.

 Відповідальність - обов'язок працівників звітувати  за результати своєї діяльності перед  вищестоячим керівництвом.

 Лінійні повноваження передаються безпосередньо від  начальника до підлеглого і далі до інших підлеглих. Узаконену владу  керівникові для спрямування  своїх безпосередніх підлеглих  на досягнення поставлених цілей  дають саме лінійні повноваження. Керівник, маючи лінійні повноваження, може приймати певні рішення без згоди з іншими керівниками в тих межах, які встановлені організацією, законом, звичками.

 Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління організації. Військові, урядові, ділові та релігійні організації засновані на ієрархічній системі взаємовідносин начальників та підлеглих. Однак є випадки, коли лінійні повноваження не забезпечують потреби організації, що пов'язано зі змінами у навколишньому середовищі, ускладненням технології, необхідністю використання кваліфікованих кадрів різних спеціальностей (з планування, бухгалтерського обліку, обчислювальної техніки, технологів, інженерів, програмістів). Ці фахівці утворюють адміністративні, штабні апарати управління в організації.

 Адміністративний апарат виконує безліч функцій у сучасній організації, які важко навіть перелічити. Класифікують адміністративний апарат на три основних типи: консультативний, обслуговуючий та особистий.

 Консультативний апарат формується в організації, коли лінійному керівництву необхідно вирішити проблему, яка вимагає спеціальної кваліфікації. Такий апарат найчастіше використовується в правових питаннях при впровадженні нової техніки або технології, у навчанні, у роботі по підбору кадрів.

 Обслуговуючий апарат складається з підрозділів, які готують керівництву інформацію, необхідну для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. До обслуговуючого апарату належать відділи маркетингу, планування, фінансування, матеріально-технічного забезпечення, служби зв'язку із громадськістю.

 Особистий апарат є різновидом обслуговуючого апарату, обов'язками якого є виконання доручень керівника. Члени апарату не мають повноважень, а діють за вказівками керівника. Особистий апарат не маючи формальних повноважень, має велику владу, яка може значно зростати, якщо керівник постійно прислуховується до його порад.

 Повноваження  адміністративного апарату спочатку мали консультаційний характер для  лінійного керівництва. Але з часом, лінійні керівники почали зневажати ці рекомендації, що приводило до конфліктних ситуацій. У зв'язку з цим в організаціях почали розширювати повноваження адміністративного апарату перед тим, як діяти, або надавати керівництву свої пропозиції.

 Обсяг повноважень  апарату вище керівництво може розширити, даючи йому право відхиляти рішення  лінійного керівництва. Такі повноваження називають "паралельними повноваженнями" і вони необхідні для встановлення системи контролю, врівноваження  влади та запобігання грубих помилок. Такі повноваження найширше використовуються в урядових організаціях.

 Маючи функціональні  повноваження, апарат може, як запропонувати  так і заборонити дії у сфері  своєї компетентності. Функціональні  повноваження широко використовуються при бухгалтерському обліку, здійсненні трудових взаємовідносин, тобто в тих сферах де необхідна однорідність. У великих організаціях адміністративний апарат має підрозділ з декількома рівнями управління. Тому менеджери апарату мають лінійні повноваження відносно своїх підлеглих, незалежно від того, який характер їх повноважень в організації.

 Функції управління взаємозв'язані, а неефективне делегування  повноважень значно впливає на якість виконання кожної функції. Тому необхідно  чітко визначити, яка діяльність належить до лінійної, а яка - до штабної. До лінійної діяльності традиційно відносяться виробнича, фінансова і збутова функції організації, які безпосередньо пов'язані з фінансуванням, виробництвом і реалізацією продукції.

Апаратно-штабні види діяльності залежать від місії, цілей і стратегій організації. Структура організації, в свою чергу, залежить від стратегії і цілей організації.