Контрольная работа по "Менеджменту"

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ  ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ УКРАЇНИ 

«КИЇВСЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ  ІНСТИТУТ»

Факультет менеджменту та маркетингу

Кафедра менеджменту

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Модульна  контрольна робота

з дисципліни: Офісний менеджмент

 

 

 

 

 

Виконав студент ІІІ курсу гр. УВ-01 Ільчук  Дмитро В. Керівник: Чупріна Маргарита О.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Київ 2012 р.

Зміст

1. Інформаційний лист: формуляр, приклад складання……………………….3

2. Доповідна записка ініціативного  характеру: формуляр, приклад складання………………………………………………………………………....5

3. Правила складання розпорядчих  документів. Приклад складання наказу  з загальних питань…………………………………………………………………7

Список використаної літератури………………………………………………..11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Інформаційний  лист: формуляр, приклад складання

Лист – це узагальнена  назва різноманітних за змістом  документів, які служать засобом  спілкування між установами, організаціями, підприємствами та приватними особами. Через листування ведуться ділові переговори, з’ясовуються стосунки між підприємствами, викладаються претензії.

Лист-інформація містить  повідомлення про стан якихось справ, про виконання планів, про події  та явища, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається.

Інформаційний лист — повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Реквізити інформаційного листа:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я , по батькові (при потребі, - домашня адреса) адресанта.

3.Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Зразок листа-інформації

АКАДЕМІЯ ПЕДАГОГІЧНИХ НАУК УКРАЇНИ

ПЕДАГОГІЧНИЙ  МУЗЕЙ УКРАЇНИ

Адреса: м. Київ, вул. Борщагівська 122,

 тел. 224 – 10 - 09, 224 –  25 – 90

                                                                                             Начальникам управлінь освіти

                                                                                             обласних держадміністрацій

                                                                                             Директорам обласних інститутів

                                                                                             післядипломної освіти

 

Педагогічний музей України  відкрив постійно діючу виставку

“УКРАЇНСЬКА МОВА – державна мова в закладах освіти”, на якій, відповідно до статті 10 Конституції України, подано екскурс в історичні періоди боротьби за українську державність 1917 – 1920 р.р.

На базі виставки освітні  заклади можуть проводити семінари, круглі столи з обміну досвідом, зустрічі з науковцями відповідних  педагогічних галузей, а також послухати  лекції з історії педагогіки та шкільництва України.

Музей пропонує освітянам  співпрацю у висвітленні їх досвіду  роботи відповідно до зазначеної тематичної виставки.

Житлом і харчуванням  адміністрація музею не забезпечує.

 

Виставка відкрита з 10.00 до 16.00, крім неділі, за адресою: м.Київ, вул. Янгеля, 57.

 Телефони для довідок:  Код (044) 224 – 25 – 90; 224 – 10 –  09

 

 Директор 

                                                                                      (підпис) А.І. Ковальчук

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Доповідна записка  ініціативного характеру: формуляр, приклад складання

Доповідна записка — службовий документ, у якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, факти,які мали місце, виконання роботи тощо.

За необхідності в доповідній записці містяться висновки та пропозиції.

Мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника  до прийняття певного рішення  й, відповідно, — до видання розпорядчого документа.

Розрізняють внутрішні та зовнішні доповідні записки. Крім того, одним із різновидів доповідної записки є службова записка.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника,  на чиє ім'я адресується доповідна  записка.

2. Найменування структурного  підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора  доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню  укладена записка (заголовок до  тексту).

6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання  доповідної записки.

9. Підпис посадової особи,  яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Зразок внутрішньої  доповідної записки

 

Бухгалтерія               Директору ТОВ «Піраміда»

                                                                                                Бажану Б. В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

26.03.2012 № 11

м. Бориспіль

Про необхідність перенесення

щорічної основної відпустки

бухгалтеру-експерту Бондаренку І.І

Бондаренко Ігор Іванович, бухгалтер-експерт, відповідно до своєї посадової інструкції, виконує найскладніші та найвідповідальніші функції з документального обліку всіх господарських операцій підприємства, збирає узагальнює відомості, необхідні для включення у форми періодичної фінансової звітності. У свою чергу, Мазур Ольга Миколаївна, бухгалтер, яка виконуватиме обов’язки Бондаренка І. І. за його відсутності, не має необхідного досвіду роботи за вказаним напрямом, оскільки прийнята на роботу нещодавно — 1 лютого 2012 року.

Щоб забезпечити  належний контроль за господарською діяльністю підприємства,вважаю за потрібне запропонувати Бондаренку І. І. перенести щорічну основну відпустку, заплановану ним із 21 травня по 17 червня 2012 року, на кінець липня — серпень 2012 року —період найменшої активності здійснення господарських операцій.

Головний бухгалтер                                                                О. П.  Близнюк        

До справи № 04-28

Питання вирішене позитивно

у наказі від 30.03.2012 № 27-к

Інспектор із кадрів  І. Г. Бугов

30.03.2012

3. Правила складання  розпорядчих документів. Приклад  складання наказу з загальних питань

Текст наказу складається  з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словами “НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.

Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті.

Накази складаються  з таких реквізитів:

1. Повна назва установи, де видається наказ.

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника,  підпис, ініціали, прізвище).Текст наказу  складається, як правило, з  констатуючої  та розпорядчої  частини.

Розпорядження - акт управління, що має владний характер та обов'язкову силу виконання для робітників організації. Це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального  державного органу, для вирішення  оперативних завдань.

Як правило цей документ має  обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій  та громадян.

Розпорядження поділяються на дві  групи:

1. для загального тривалого користування;

2. для одинарних випадків, що  стосуються конкретного питання  (про передачу, перевірку, списання  та ін.)

Розпорядження фіксуються в «Книзі розпоряджень». На відмітку від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків.

Розпорядження видаються головою  Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів  також мають право видавати ці акти.

Реквізити розпоряджень в основному  повторюють реквізити рішень. На розпорядженні  може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені  виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право  керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Виконкоми місцевих Рад у порядку  одноосібного розпоряджання можуть розв’язувати питання, з яких остаточне  рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов’язані  з внутрішньою організацією роботи виконкому.

Багато є спільного у розпорядженні  і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у  тексті НАКАЗУЮ замінюють словами  ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних  підрозділів підприємств.

Наприклад: проект наказу, рішення, розпорядження  візується тим, хто складає проект та керівником структурного підрозділу, що вносить проект, юрист-консультом.

Якщо потребується фінансове забезпечення - проект документа погоджується з  фінансовими органами або службами. Погодження проводить структурний  підрозділ або особа, що готувала проект розпорядчого документу. Види або  гриф погодження проставляють на першому  екземплярі проекту. У випадку непогодження - мотивований висновок.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру  – тривалої дії; розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного  вузького питання.

Розпорядження видають КМУ (на підставі та для виконання законів, рішень ВРУ), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники  підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних  завдань. Розпорядження, що їх видають  на підприємствах, мають обмежений  термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Склад реквізитів той самий, що і у вказівки.

Оформляють розпорядження  на загальних чи спеціальних бланках  формату А4.

Проекти розпоряджуючих документів, (постанова та рішення), обговорюються  на засіданнях. Можуть вноситися доповнення та поправки.

Дороблені проекти виносяться на слідуюче засідання на затвердження. Проекти  документів підготовлені представляються  на підпис. Накази та розпорядження  підписує керівник чи його заступник.

 

 

 

 

Зразок наказу

 

УКРАЇНА

Міністерство легкої промисловості  Завод нестандартного устаткування

НАКАЗ №106

17.10.99 м. Київ 
Про організацію занять 
по підвищенню кваліфікації 
інженерно-технічних працівників

З метою підвищення кваліфікації інженерно-технічних працівників

НАКАЗУЮ:

1. Організувати на заводі курси  по підвищенню кваліфікації ІТП  згідно програми, яка додасться,  на 48 навчальних годин.

2. Встановити день занять – вівторок, 4 години.

3. Контроль за організацією занять  покласти на головного інженера  Артюхіна В. С.

Директор

Якщо  є додатки – вказати кількість та кількість аркушів. Список та підписи осіб, яких стосується документ. З наказом (розпорядженням) ознайомлено.

Далі наказ реєструється у «Книзі адміністративних наказів»

(прошита,  аркуші пронумеровані). Наприклад:

№	Дата	Короткий  зміст	Примітки
18	20.1 1.1999р.	Про створення  відділу маркетингових досліджень