Контроль на предприятии

В данной главе рассматривается служба контроля, его структура и место контроля в организационной структуре на предприятии.

Законодательство России обязывает каждое предприятие вести бухгалтерский учет. Но для принятия управленческих решений существует объективная необходимость организации в рамках системы контролинга специального управленческого учета, который может быть либо совмещен с финансовым, либо выделен отдельным блоком.

На большинстве российских предприятий система управленческого учета встроена в систему обычного финансового учета.[5.стр.387]

В современных условиях управленческий учёт в России сильно интегрирован с бухгалтерским, так как в стандартном плане счетов предусмотрены счета для учёта производственных затрат и результатов деятельности.

Система контролинга на предприятии включает в себя не только аналитические показатели и выводы. В системе контролинга присутствует сильная организационная составляющая – люди, которые занимаются контролингом, потоки информации между подразделениями предприятия и от подчинённых – к руководителям.

Служба контролинга входит наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономическим отделом в состав финанасово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контролинга  на предприятии  - анализ и управление затратами и прибылью, служба контролинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять её в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятий.[6.стр.185]

При создании службы контролинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования:

   Служба контролинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического обеспечения.

   Служба контролинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализов и выводов, но не содержащейся в существующих документах финанасово-экономических служб.

   Служба контролинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.

   Служба контролинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.

   Служба контролинга должна быть не зависимой от той или иной финанасово-экономических службы.

   В соответствии с вышеприведёнными требованиями возникают возможные варианты создания службы контролинга и её места в организационной структуре предприятия.[3.стр.407]

   На первом этапе существования служба контролинга представляет собой группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы. На первоначальном этапе работы службы контролинга нет необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора информации на уровне цехов предприятия. Таким образом, служба контролинга на предприятии в этот период деятельности представляет собой небольшую группу квалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объёму экономической информации.

   Впоследствии служба контролинга может расширить своё влияние и штат.

   Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия.

   Поскольку информация, которую готовить служба контролинга, предназначена для заместителя директора по экономике и генерального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по экономике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового  и планово экономического отделов, начальник службы сбыта.

   Более того, служба контроллинга ставится в привилегированное положение, поскольку приказом заместителя директора по экономике остальные службы обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию.  Поэтому не рекомендуется подчинять службу контроллинга начальнику планово-экономического отдела или главному бухгалтеру.

   Однако, на практике, если какая-то аналитическая работа на предприятии проводится, то этим занимается планово-экономический отдел. Таким образом,  планово-экономический отдел будет считать деятельность службы контроллинга «вторжением» на его законную территорию. Но это ошибочное мнение, основные обязанности планово-экономического отдела  - это расчёт затрат и финансового результата по цехам, предприятию в целом, видам продукции, именно на это уходит большая часть работы, плановый  отдел  загружен работой и его усилия направлены не на анализ хозяй ственной деятельности предприятия.

   В то же время на предприятии должна проводится работа по улучшению экономической деятельности, т.е. должен идти процесс непрерывных улучшений. Однако отслеживать весь этот процесс на практике руководители обычно не могут из-за отсутствия времени, загруженности текущей работой.

   Для преодоления такой ситуации создаётся служба контроллинга.  

    Принципиальное отличие службы контролинга от других финансово-экономических служб состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы (стратегические задачи).[6.стр.235]

   Аналитическая работа – это системная работа, и она требует системного подхода, работы на постоянной основе, ответственности за сроки и результаты. Тоже самое относится и к процессу непрерывных улучшений.

   Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, плановым и финансовым отделами.

   Структура службы контролинга.

   В службе контроллинга, состоящей из 3-4 сотрудников, у каждого есть свои должностные обязанности, и то же время должен сохранятся командный принцип работы.

    Рациональным является следующий состав  службы контроллинга: начальник службы контролинга, контролёр-куратор цехов, контролёр-специалист по управленческому учёту, контролёр-специалист по информационным системам.[5.стр.78]

   Начальник службы контроллинга – наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который изнутри знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Он несёт ответственность за выходящие документы, аналитические расчёты и прогнозы перед заместителем директора по  экономике, а так же перед генеральным директором.

   Контролер-куратор цехов - квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов на предприятии, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха.

   Контролёр-специалист по управленческому учёту – специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции. Основным требованием, предъявляемым к такому специалисту, является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учёта на предприятии, знание особенностей и недостатков учёта на данном конкретном предприятии.

   Контролёр-специалист по информационным системам - квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контролинговой работы. Контролёр-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматизации других служб.

   Информационные потоки на предприятии в системе контролинга.

   Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям: своевременность, достоверность, релевантность (существенность), полезность, полнота, понятность, регулярность поступления.

   Система сбора контролинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.[7.стр.170]

Перед службой контроллинга  стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации по затратам предприятия в целях управления.

Руководители предприятия должны получать информацию, чтобы в случае наметивших в работе предприятия отклонений  успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия.

Самая важная  задача службы контроллинга – обеспечение оперативного получения информации о выручке и затратах предприятия.

Служба контроллинга может приказать от имени руководства предоставлять данные по затратам с большей частотой. Служба контроллинга  должна договорится с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, что бы далее служба контроллинга выбирала информацию и обрабатывала её по своим «контроллинговым правилам». Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определённым признакам. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии  и работает с ней в единой команде.

Таким образом, служба контроля очень важна, так как она следит за работой всех подразделений организации, обеспечивая оперативное получение информации.

Заключение.

   Рассмотрев материалы работы, мы можем сделать следующие выводы:

   Процесс контроля состоит из определённых этапов, которые дают организации достичь своей цели.

    Рассмотрев поведенческие аспекты контроля, видно что контроль на каждого сотрудника в организации влияет по разному.

   Контроль ежегодных планов даёт удостовериться в том, что компания достигает своих целей по сбыту, прибыли и другим показателям, которые установленны в годовом плане предприятия.

   Контроль прибыльности помогает измерять прибыль своих продуктов и территорий, на которых осуществляется сбыт.

    В первой главе были рассмотрены основные понятия контроля, и как он влияет на организацию.

    Служба контроля очень важна, так как она следит за работой всех подразделений организации, обеспечивая оперативное получение информации.

   Так же были рассмотрены следующие понятия:

   Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

Рассмотрев контроллинг как функцию управления, видно что он имеет очень важное значение, выявляет проблемы в организации, и корректирует её деятельность, что помогает достигать целей организации.

Список литературы.

1.             Большой экономический словарь/ Под ред. А.Н. Азрилияна. – М.: фонд «Правовая литература», 2005 г., с. 528

2.             Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М. 2005, с. 368

3.             Герчикова И.Н. «Менеджмент». – М.: «Юнити», 2004 г., с. 314

4.             Дайле А. «Практика контроллинга». – М: «Финансы и статистика», 2001 г., с. 353

5.             Контроллинг в бизнесе: методологические и практические основы построения контроллинга в организациях /А.М. Карминский, Н.И. Оленев, А.Г. Примак, С.Г. Фалько. - М.: «Финансы и статистика», 2006 г., с. 256

6.             Лебедев О.Т. Основы менеджмента. – СПб: Издательский дом «МиМ», 2003 г., с. 442

7.             Менеджмент организации. Учебное пособие. /Под редакцией З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. - М.: «Инфра-М», 2006 г., с. 337