Контроль и его место в менеджменте

     Федеральное государственное автономное образовательное  учреждение  
высшего профессионального образования

     «СИБИРСКИЙ  ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

     Институт  управления бизнес-процессами и экономики 

     Кафедра Экономики и менеджмента 
 
 
 

     РЕФЕРАТ

     по  менеджменту

     Тема: «Контроль и его место в системе менеджмента» 
 
 
 
 
 

     Руководитель                        __________                 Белоусов А.С.

                                                

         Студент УБ 08-01                  __________                   Леонова Е.С.

            
 
 
 
 

           Красноярск  2011

 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Множество компаний во всем мире страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов – людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля.

     Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. Понятие внутреннего контроля отнюдь не новое. Появившись в лексиконе еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем.

     В течение длительного времени  понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

     Какова  же роль и значимость внутреннего контроля?

     Любая деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна – это  организационная система, построенная для достижения заданных целей. Другая система – это система контроля, пронизывающая организационную систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры в частности достигнут поставленных целей.

     Внутренний  контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства  по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

     Объектом  контроля являются:

     – средства и предметы труда;

     – персонал;

     – производственные и управленческие процессы.

 

      1 Контроль деятельности предприятия как важная составляющая управленческого процесса

 

     В условиях современной действительности успех деятельности завода полностью зависит от выполнения поставленных перед ним целей, его финансово-экономической устойчивости, а также от положения завода среди конкурентов на рынке. Обеспечение выполнения перечисленных требований является основной задачей управления предприятием.

     Контроль  — аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также проверки фактического состояния государственной организации (подразделения, сотрудника).

     Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

     Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

     Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

     Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

     Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы  в организациях имеют разомкнутую  обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

     В процессе контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

     Первый  этап процесса контроля - это установка  стандартов, т.е. конкретных, поддающихся  измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

     На  втором этапе сравнения показателей  функционирования с заданными стандартами  определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

     Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

     Такими  действиями могут быть изменения  некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

     Процесс управления предприятием был впервые  разделен на этапы классиками науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч). Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить  и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

     В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

     В настоящее время процесс управления включает следующие основные стадии: планирование, организация, руководство и контроль (рис 1).  

          

     Рис 1. Процесс управления предприятием 

     Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными  свойствами.

     Контроль  является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

     Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий  в своем развитии с производственным циклом.

     Характеристики  эффективного контроля:

     1.Стратегическая  направленность контроля, т.е. отражение  общих приоритетов организации  и поддержание их.

     2.Ориентация  на результаты. Конечная цель  контроля состоит не в том,  чтобы собрать информацию, установить  стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

     3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

     4.Своевременность  контроля заключается не в  исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

     5.Гибкость  контроля. Контроль, как и планы,  должен быть достаточно гибким  и приспосабливаться к происходящим  изменениям.

     6.Простота  контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

     7.Экономичность  контроля. Любой контроль, который  стоит больше, чем он дает для  достижения целей, не улучшает  контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.

     8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

 

      2 Анализ внутреннего контроля на примере торгового завода

     ООО «Адамас»

 

     6 апреля 1993 года в Москве началось  создание нового ювелирного завода  полного производственного цикла.  Летом 1993 года было закуплено  и установлено оборудование для машинного изготовления цепей и выпущена первая серийная партия золотых цепочек 585 пробы (на основе собственного запатентованного сплава, обеспечивающего более высокую прочность изделий). До 1997 года АДАМАС развивал только производство цепей и уже к этому времени по объемам производства ювелирных изделий из золота в России вышел на первое место. Осенью 1997 года АДАМАС построил еще одну линию по производству ювелирных изделий методом микролитья. Фактически, это еще один завод полного производственного цикла. Таким образом, к 1997 году АДАМАС построил два ювелирных завода, которые позволяют выпускать любые ювелирные изделия из золота и платины любых проб. В 1999 году АДАМАС начал строить свою собственную розничную сеть магазинов АДАМАС. "АДАМАС" столичный ювелирный завод" является абсолютным лидером на российском ювелирном рынке. На сегодня в России работает более 150 фирменных магазинов «АДАМАС». Оптовые поставки производятся более чем в 1000 ювелирных магазинов России, а так же на Украину, Казахстан, Молдавию, Белоруссию, Латвию, Литву, Эстонию, Англию, Германию, Канаду.

     Целями  организации системы внутреннего  контроля на ювелирном заводе ООО «Адамас» являются:

1. осуществление упорядоченной и эффективной деятельности завода;
2. обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником завода;
3. обеспечение сохранности имущества завода.

     Системы внутреннего контроля на ювелирном заводе — это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля — это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения завода, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-завода.