Кадрове діловодство

Кадрове діловодство –  це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами  з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

 Основні напрями кадрового  діловодства:

 – облік особового складу установи;

 – підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

 – облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

 – облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

 – організація документообігу  з метою забезпечення чіткого  виконання документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;

 – оформлення та ведення  особових справ працівників.

 Документація з особового  складу характеризує правові,  трудові та службові відносини  окремої особи з установою.

 У цій документації відображається  діяльність ОДПС із питань  обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

 Найхарактернішою особливістю  кадрової документації є те, що  вона завжди відображає діяльність  конкретної особи, отже, вона є  іменною документацією. Тому ведення  кадрової документації повинне  бути зразковим.

 До документації з особового  складу в органах державної  податкової служби належать: особисті  заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки (типова форма № П-2), характеристики, накази з особового складу, особові справи, трудові книжки.

 При прийнятті на роботу  в органи державної податкової  служби особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку (форма П-2ДС), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов’язаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.

 Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів – паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

 Особисті заяви про прийняття  на роботу, переведення на іншу  посаду, надання відпустки, звільнення  з роботи оформляються на чистому  аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати такі реквізити:

 – адресат;

 – відомості про заявника (у заявах про прийняття на  роботу – прізвище, ім’я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);

 – назва виду документа  (заява);

 – текст;

 – перелік додатків (копії документів);

 – підпис;

 – дата.

 Тексти заяв про прийняття  на роботу, переведення, звільнення  з роботи, про надання різних  видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля для підшивання заяв до справи.

 Прийняті рішення керівників ОДПС щодо прийняття на роботу, переведення працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про заохочення, накладення стягнень тощо оформляються наказами з особового складу.

 Такі накази бувають прості (індивідуальні) і складні (зведені).

 В індивідуальних наказах  міститься інформація тільки  про одного працівника, у зведених  – про кількох, незалежно під які управлінські дії вони підпадають.

 Накази з особового складу  мають аналогічні реквізити з  наказами щодо основної діяльності, але при їх оформленні необхідно  враховувати ряд особливостей.

 Заголовок до тексту наказу формулюють так: “З особового складу” (у зведених наказах);”Про призначення”; “Про звільнення”; “Про переведення”; “Про відрядження” тощо.

 Констатуюча частина у наказах  з особового складу, як правило,  відсутня (крім наказів про нагородження і стягнення).

 У розпорядчій частині зведених  наказів розділи розміщують у  такій послідовності:

 – призначення;

 – переведення на іншу  роботу;

 – звільнення з посади.

 Кожний розділ зведеного  наказу розпочинається з дієслова, що означає дію: “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ОГОЛОСИТИ  ПОДЯКУ”, а кожний пункт розподілу  – з прізвищ, імен і по батькові працівників.

 У тексті індивідуального  наказу про призначення, переведення  чи звільнення працівника доцільно спочатку зазначити його прізвище, ім’я, по батькові, посаду, назву структурного підрозділу, а потім – дію.

 Наприкінці кожного пункту  наказу про призначення, переведення,  звільнення працівників зазначається  підстава (заява, подання, контракт та ін.).

 У наказах з особового складу дуже важливе значення має чіткість і правильність записів.

 Проекти наказів обов’язково  візуються автором проекту документа  (як правило, відділ кадрів), керівниками  зацікавлених структурних підрозділів, юридичною службою.

 Після підписання і реєстрації наказів із ними ознайомлюють працівників персонально під розписку із зазначенням дати. 
 

Основні процеси руху кадрівОсновнi процеси руху кадрiв: введення в посаду, адаптацiя, професiйнi перемiщення, пiдвищення по службi, пониження посади, звiльнення.

 Адаптацiя означає включення  особи в нову для неї предметно-речове та соцiальне середовище, тобто це процес пiзнання норм та традицiй, прийнятих на пiдприємствi, процес професiйного навчання та перепiдготовки, усвiдомлення того, що є важливим на даному пiдпримємствi або на робочому мiсцi.

 Термін "адаптація" надзвичайно  широкий і застосовується в  різних областях науки. У соціології і психології виділяють соціальну і виробничу адаптацію. У визначеній мері ці два види адаптації перетинаються один з одним, але кожна з них має і самостійні сфери застосування: соціальна діяльність не замикається на виробництві, а виробнича — включає і технічні, і біологічні, і соціальні аспекти [3, с. 169].

 З позиції управління персоналом найбільший інтерес представляє виробнича адаптація. Саме вона є інструментом у вирішенні такої проблеми, як формування у працівниківнеобхідного рівня продуктивності і якості праці в більш короткий термін.

 Причини зміни умов трудової  діяльності різноманітні: перехід на нове місце роботи, перехід в інший підрозділ, на нову посаду, упровадження нових форм організації праці, його оплати і т.д.

 Тому в умовах уведення  нового механізму господарювання, переходу на госпрозрахунок, самофінансування  і самооплатності, що супроводжується  значним вивільненням і, отже, перерозподілом робочої сили, збільшенням  числа працівників, змушених або  освоювати нові професії, або  змінювати своє робоче місце  і колектив, важливість проблеми  адаптації ще більше зростає.

 Ця проблема тією чи іншою  мірою стосується всіх категорій  працюючих, але найбільше гостро  вона стоїть для молодих робітників  і фахівців.

 Зміна робочого місця припускає  не тільки зміну умов праці,  зміни колективу, але і часто  зв'язана зі зміною професії, виду  діяльності, що додає адаптації  новий, більш складний характер.

 У процесі пристосування  людини до виробничого середовища  виникає чимало питань: чи потрібно  приймати працівнику середовище  як належне і всіма силами  пристосовуватися до нього, чи  вимагати зміни і самого середовища; які шляхи і засоби впливу  на людину і на середовище; де критерії можливості і необхідності  обліку вимог працівника і т.д. Тому варто розрізняти активну адаптацію, коли індивід прагне впливати на середовище для того, щоб змінити її (у тому числі і ті норми, цінності, форми взаємодії і діяльності, що він повинний освоїти), і пасивну, коли він не прагне до такого впливу і зміни.

 Найбільш ефективною уявляється  адаптація як процес активного  пристосування індивіда до середовища, що змінюється, за допомогою відповідного  керуючого впливу і використання  різних засобів (організаційних, технічних, соціально-психологічних і т.п.).

 По своєму впливу на працівника  розрізняють прогресивні результати  адаптації і регресивні. Останні  мають місце у випадку пасивної  адаптації до середовища з  негативним змістом (наприклад,  з низькою трудовою дисципліною).

 Крім того, розрізняють первинну виробничу адаптацію, коли людин уперше включається в постійну трудову діяльність на конкретному підприємстві, і вторинну — при наступній зміні роботи. Інакше первинна та вторинна адаптація формулюються залежно від тривалості: первинна - 5-6 мiсяцiв, вторинна (повна) - 3 роки.

 Складові (компоненти) виробничого  середовища як об'єкта адаптації  дуже різноманітні. Серед них можна виділити, умови праці і його організацію, оплату праці і форми матеріального стимулювання, зміст праці, твердість норм, психологічний клімат у колективі і т.д. Деякими дослідниками виділяються також фактори невиробничої сфери підприємства (адаптація до побутових умов, позавиробничому спілкуванню з колективом, організація дозвілля на підприємстві) [3, с. 171].

 Виробничу адаптацію, як складне  явище, можна розглядати з різних позицій, виділяючи психофізіологічну, професійну, соціально-психологічну її сторони. Кожна з них має свій об'єкт, свої цільові задачі, показники ефективності.

 Психофізіологічна адаптація  — адаптація до трудового діяльності  на рівні організму працівника як цілого, результатом чого стають менші зміни його функціонального стану (менше стомлення, пристосування до високих фізичних навантажень і т.п.). Іншими словами, психофiзiологiчна адаптація -це процес засвоєння сукупностi всiх умов, необхiдних працiвнику пiд час роботи.

 Професійна адаптація — повне  й успішне оволодіння новою  професією, тобто звикання, пристосування  до змісту і характеру праці,  його умов і організації. Вона  виражається у певному рівні оволодіння професійними знаннями і навичками, в умінні, у відповідності характеру особистості характеру професії, в формуваннi деяких професiйно необхiдних якостей особи, в розвитку стiйкого позитивного вiдношення працiвника до своєї професiї.

 Соціально-психологічна адаптація людини до виробничої діяльності — адаптація до найближчого соціального оточення в колективі, до традицій і неписаних норм колективу, до стилю роботи керівників, до особливостей міжособистісних відносин, що склалися в колективі. Вона означає включення працівника в систему взаємовiдносин колективу з його традицiями, нормами життя, цiностними орiєнтацiями, включення в колектив як рівноправного, прийнятого всіма його членами.

 Серед складових виробничого  середовища, до яких потрібно  адаптуватися працівнику, поряд  з такими, як умови і зміст праці, посадові обов'язки, є складові, із соціально-економічним відтінком: організація праці, оплата праці і матеріальне стимулювання, соціально-побутова сфера підприємства, організація дозвілля працівників і т.п. Невипадково деякі дослідники виділяють соціально-економічний аспект виробничої адаптації.

 У рішенні кадрових проблем на підприємстві важливе значення мають усі різновиди виробничої адаптації. Так, при формуванні колективу потрібно враховувати, що змінюваність кадрів чи зворотний показник - закріплюваність робітників на робочих місцях — багато в чому залежать від результатів адаптації. Незадоволеність її результатами приводить до необґрунтовано високої плинності, до підвищеної захворюваності, до інших негативних моментів, у тому числі й економічного характеру.

 Професійна адаптація визначає  терміни освоєння нової професії, що впливає на вибір кадрової політики (орієнтація на набір працівників з боку чи на перерозподіл власних), на тривалість періоду збереження знижених виробничих показників, властивих неадаптованому працівнику, періоду формування трудового стереотипу.

 У прискоренні процесу адаптації,  зниженні негативних моментів, її  супровідних, і складається задача  керування нею. 

 Стадiї процесу адаптацiї: ознайомлення, пристосування, асимiляцiя (повне пристосування до середовища), ідентифiкацiя (ототожнення особистих цiлей працівника з цiлями пiдприємства). Відповідно до ступеня ототожнення особистих цілей працівника з цілями підприємства працiвники подiляються на байдужих, часткво та повнiстю iдентифiкованих.

 Успішність адаптації залежить  від характеристик виробничого  середовища і самого працівника. Чим складніше середовище, чим  більше відмінність його від  звичного виробничого середовища  на колишнім місці роботи, чим більше зв'язано з нею змін, тим сутужніше проходить процес адаптації.

 Адаптація як процес характеризується  визначеною тривалістю, і отже, має  свій початок і закінчення. Якщо у відношенні початку адаптації питань не виникає (це початок діяльності працівника в нових умовах), то визначити її закінчення дуже важке. Справа в тім, що адаптація — це процес, що протікає постійно в міру зміни факторів зовнішнього середовища трудової діяльності працівника, та й зміни самої людини. Тому адаптація має відношення і до людини, що не змінювала робочого місця.

 З позицій керування кадрами, формування трудового потенціалу, визначення термінів адаптації велике значення має з'ясування такого поняття, як межа адаптації.