Этапы исследования системы управления

Этапы исследования системы  управления

Исследование  систем управления, как правило, состоит из семи последовательно проводимых этапов.

На  первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.

Содержание  второго этапа — закономерное продолжение первого. Это выявление объекта и предмета исследования. Объектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

На  третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимается совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.

На  четвертом этапе анализируются ресурсы, необходимые для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.

Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.

Шестой  этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например, в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить техно-логию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

На  седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т. е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Стадии  и этапы исследования систем управления

Проведение  любого исследования на основе научного аппарата системного анализа в общем  плане включает совокупность следующих  последовательно выполняемых работ:

определение объекта исследования;

постановка  целей, задач и определение критериев  их достижения;

определение "границ" внутренней и внешней  среды и осуществление структуризации исследуемой системы;

разработка  экономико-математической модели (параметризация, установление зависимостей между параметрами, моделирование) системы;

исследование  модели системы;

сбор, обработка, анализ информации и обобщение результатов;

проверка  обоснованности результатов исследования;

окончательная формулировка результатов исследования.

В ряде литературных источников для общего случая исследований рекомендуется  проводить следующий состав работ:

 постановка  целей и задач;

 предварительный  анализ имеющейся информации, условий  и методов решения;

 формулировка  исходных гипотез;

 планирование  и организация экспериментов;

 проведение  эксперимента;

 анализ  и обобщение полученных результатов;

 проверка  исходных гипотез на основе  полученных фактов;

 окончательная  формулировка новых фактов и  законов, обоснований, научных  прогнозов и т.д.

Приведенные составы работ исследований во многом идентичны. Однако их конкретный перечень большей части зависит от цели и вида проводимого исследования, характера, содержания и специфики его исследуемого объекта. СУ, для которых исследования носят прикладной характер (такие исследования составляют подавляющее большинство всех исследовательских работ управляющих подсистем организаций), предназначаются для использования или функционируют, в основном, в условиях:

 действующих  организаций, где требуется систему  систематически совершенствовать  или преобразовать;

 формирования  новой организации из числа  действующих при их укрупнении или разукрупнении;

 строительства  новой организации, когда необходимо  создать совершенно новую систему.

Могут быть и иные условия (например, при  реконструкции организации, изменении  производственного профиля и  т.п.), но все они являются частным  случаем предыдущих условий.

При подходе  к прикладным исследованиям как  к работам, завершающимся не формулировкой  его результатов (как это предусмотрено составом работ классического исследования), а их внедрением (реализацией), все стадии и этапы исследования СУ целесообразно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.

Свое  развитие оргпроектирование получило от технического проектирования. Как у того, так и другого вида проектирования наряду с многими общими чертами (особенно в процедурном отношении) имеются свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Важнейшим различием является то, что оргпроектированием охвачены не детали, узлы и комплексы технических устройств, а такие элементы, как управленческие и производственные функции, производственные и оргструктуры, технология управления, трудовые процессы, методы, информация и т.п., то есть главное их различие в объектах проектирования.

Проектирование  позволяет охватить практически  все стороны работы и отношений  в организации, что дает возможность  реализовать системный подход при  организации и совершенствовании  любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.

Таким образом, оргпроектирование представляет собой специальный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом на основе новых результатов с целью повышения эффективности их функционирования.

Для того, чтобы исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. Это является одной из важнейших задач менеджмента организаций.

Организации, имеющие относительно эффективно действующие  СУ, имеют более основательную  базу для их исследования и дальнейшего  совершенствования. Вместе с тем, организация  исследований этих систем требует от менеджеров организации как исключительно творческого и вдумчивого подхода, так и обязательно глубоких знаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по рационально разработанным проектам исследовательского характера, являются, как правило, эффективно действующим инструментом системного менеджмента.

Оргпроектирование как инструмент исследования СУ в последние десятилетия зарекомендовало себя достаточно положительно. При этом подтверждено возможность использования системного подхода в оргпроектировании как объективной необходимости, определяемой рыночными отношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, технологии производства и других элементов систем.

Таким образом, в процессе исследования (с  учетом работ по проектированию и  реализации) СУ можно выделить следующие последовательные стадии работ: подготовительную, исследовательско-проектную, реализации (внедрения) и совершенствования, включающие ряд соответствующих этапов. Подготовительную стадию исследований в случаях, предусматривающих внедрение его результатов, то есть включающих в том числе выполнение работ по проектированию систем и реализации всех проектных решений, можно не без оснований называть предпроектной. Конкретный же состав этапов работ каждой из стадий исследования систем во многом зависит от тех условий, в которых они осуществляются.

Очевидно, что исследования, разработка и реализация СУ требуют определенных затрат. Однако мировая практика показывает, что  все ресурсные вложения в СУ следует  рассматривать не как затраты, а  как инвестиции. Это связано с тем, что деятельность по управлению, в том числе по обеспечению качества и конкурентоспособности продукции, в рамках СУ носит, в основном, предпринимательский и инновационный характер. Поэтому необходимо более глубоко обосновывать целесообразность подобного рода инвестиций и их эффективность. Методическим инструментом, которым можно конструктивно воспользоваться для решения данной задачи, является известное в условиях рыночной экономики так называемое бизнес-планирование. Поэтому на подготовительной стадии проведения исследований вместо ТЭО в ряде случаев следует разрабатывать бизнес-план исследования СУ.

Общее руководство всеми работами, связанными с исследованиями и созданием  СУ, целесообразно осуществлять менеджерам высшего звена. Более того, для наших условий будет более эффективнее, если этими работами будет руководить непосредственно первый руководитель (генеральный директор) организации. Безусловно, роль менеджеров высшего звена в создании СУ очень значима. От них во многом зависит, насколько и в каком соответствии будут заложены в систему и будут выполняться в реальности процедуры, разработанные в соответствии с принципами системного управления, международных стандартов, других НТД и НМД.

В разработке СУ следует предусмотреть участие  подавляющего большинства подразделений  и служб предприятия. Особая роль при этом принадлежит специализированным подразделениям, непосредственно осуществляющим в организации работу по совершенствованию СУ. Наряду со штатными подразделениями к созданию этих систем следует привлекать консультационные, научно-исследовательские и другие специализированные внешние организации, а также отдельных профессиональных работников по системному анализу и оргпроектированию СУ.

При проведении работ по исследованию, созданию и  совершенствованию СУ необходим, как  уже указывалось ранее, самый широкий спектр методов, объективно способных достичь поставленные цели. Среди наиболее широко и часто используемых методов в исследованиях СУ можно отметить, в зависимости от целей их использования, следующие:

 для обследования - анкетирование, изучение документации, интервьюирование и беседы, "фотографии" рабочего дня, наблюдения; самообследование, экспертный;

 для анализа - системный анализ, параметрический, нормативный, декомпозиции, сравнений, структуризации целей, моделирования, балансовый, корреляционный, матричный, аналитический, расчетный, последовательных подстановок, экспертный, ФСА;

 для оргпроектирования - системный анализ, аналогий, параметрический, нормативный, моделирования, аналитико-расчетный, логический, структуризации целей, творческих совещаний, опытный, блочный, экспертный, ФСА;

 для реализации (внедрения) - расчетный, материальное и моральное стимулирование, сетевой, обучение, переподготовка, повышение квалификации, экспертный.

Безусловно  данный перечень используемых на том  или ином этапе исследования и  оргпроектирования методов является далеко не полным, так как в реально проводимых аналогичного рода работах может применяться значительно большее число различных способов и их сочетаний.

Очень важно объективно оценить результаты исследования СУ. Для этой цели необходимо избрать необходимую номенклатуру показателей, которая в общем случае должна отвечать определенным требованиям. Среди таких требований следует отметить:

характеризовать соответствие результатов исследований их назначению и целям проведения;

характеризовать научно-технический уровень проведенных  исследований;