Недостатки  матричных структур:

• трудность установления четкой ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного подчинения);
• необходимость постоянного контроля за соотношением ресурсов, выделяемых подразделениям и программам или проектам;
• высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам работников, работающих в группах, необходимость их обучения;
• частые конфликтные ситуации между руководителями подразделений и проектов или программ;
• возможность нарушения правил и стандартов, принятых в функциональных подразделениях, из-за оторванности сотрудников, участвующих в проекте или программе, от своих подразделений.

       1.4. Структура управление ООО «Алена»

       Попробуем, без претензий на полноту исследования в силу сложности взаимосвязей и взаимозависимостей, применить теоретические положения применить к предприятию ООО «Алена». 

       1.4.1 История предприятия

       Это кафе в небольшом провинциальном городе Н-ск. Город Н-ск расположен недалеко от областного центра Челябинской области. Кафе было создано на базе бывшей диетической столовой, существующей на первом этаже двухэтажного дома со дня его строительства в середине 50-х годов.

       Долгие  социалистические годы жители города добывали уголь, получали относительно высокую заработную плату. Свои «кровные» рубли по вечерам они несли в рестораны «Шахтёр» и «Урал», оставляли их в немногочисленных «ветерках». Эти два типа питейных заведений с небольшой добавкой к питию нескольких простых блюд других услуг не оказывали.

       Проведённые для блага народа экономические  и политические реформы резко  снизили уровень жизни жителей  города. Ресторан «Урал» не выдержал «безклиентского» существования, на его площадях в настоящее время работает несколько магазинов. Диетическая столовая стала не рентабельной, некоторое время пыталась выстоять, но затем была закрыта.

       Но  в последние годы обнаружилось небольшое оживление. В городе сложились группы людей обладающие относительно высоким уровнем достатка, желающие хорошо отдохнуть, провести время в вечерние время, выходные дни.

       Площади бывшей диетической столовой были приобретены  предпринимателем Сергеем Р. Помещения были отремонтированы, установлено новое оборудование, набран персонал. Кафе начало свою работу 8 августа 2002 года. Основной расчёт проводился на клиентов, имеющих доход выше среднего по городу, средней возрастной группы. 

       1.4.2 Структура управление предприятием.  

       Общество  с ограниченной ответственностью «Алена»  является юридически независимым лицом, однако экономически таковым не является. Его учредителями являются Сергей и Алёна Р. В собственности этой семьи имеются ещё три предприятия: ООО «Лес», ООО «Комбинат бытовых услуг», ООО «Джи-бар». Последнее общество – это бывший ресторан «Шахтер». Он приобретён для предоставления более дорогих услуг, в сравнении с ООО  «Алена», в сфере отдыха и рассчитан на клиентов, имеющих по понятиям города Н-ска высокий уровень достатка. В настоящее время предложения качественных услуг в сфере отдыха и развлечений такого рода клиентам в городе отсутствует. В помещениях «Джи-бара» вёдется ремонт, установка нового оборудования, возможно летом 2003 года он начнёт свою деятельность.

       Все предприятия взаимосвязаны и  взаимозависимы финансовыми и материальными потоками. Естественно, что руководители холдинга ставят перед ним более общие задачи, чем перед конкретными предприятиями, входящим в холдинг.

       Эта структура управления холдингом является линейно-штабной. Она для ООО «Алена» является в определённой мере внешней, хотя и управляемой со стороны руководителя холдинга

       С момента своего открытия оказывает  своим клиентам следующие услуги:

• проводятся  свадьбы, юбилейные торжества, торжественные мероприятия для различных предприятий и фирм;
• проводятся вечера отдыха для небольших групп клиентов (приходят отдохнуть и провести вечер семьей и с друзьями, отметить день рождения узким кругом друзей и близких);
• для небольших компаний имеется банкетная комната, где можно отдохнуть в уютной о теплой обстановке;

       в выходные дни на небольшой площадке играет в «живую» оркестр.

        Клиентам  подается

• пиво 8-10 сортов;
• вино-водочные напитки;
• самые разнообразные холодные и некоторые горячие закуски;
• кондитерские изделия, конфеты, шоколад;
• горячие вторые, реже, по заказам клиентов первые блюда.

       Меню  торжественных мероприятий оговаривается  отдельно и практически целиком  определяется желанием клиентов. Часть  блюд и продуктов закупается и  подается в готовом виде или после подогрева, часть готовится на кухне заведения.

       Это список услуг, меню кафе были  продуманы  заранее ещё до при приобретения диетической столовой. Они по сути и определили структуру управление предприятием. Другим фактором повлиявшим  на управленческую структуру было понимание миссии предприятия. В настоящее время понятие миссии кафе «Балог» явным образом не сформулирована и до работников предприятия не доведена. Однако реально она  существует в понимании и отношениях к персоналу, клиентам, к технологии управление обществом. Для понимания миссии предприятия был проведен опрос ключевых руководителей Общества, Сергея и Алёны Р. Вот как они её видят:

       Сергей  Р.: Предприятие создано и работает для получения прибыли через  качественное предоставление услуг клиентам.

       Алена Р.: Миссия предприятия в том, чтобы  «скрасить досуг людей, живущих в нашем городе. В городе мало мест, где люди могут полноценно отдохнуть. Необходимо сделать все, чтобы ожидания людей оправдались»

       Уже на уровне миссии предприятия заложены определённые противоречия в фундаменте предприятия: предоставление полноценного отдыха по приемлемой цене для клиентов может привести к убыточности в работе предприятия, стремление к прибыльности, в том числе за счет снижения затрат, может привести к снижению качества обслуживания, снижению качества отдыха.

       Указанный комплекс факторов привел к формированию такой структуры линейной структуры  управления ООО «Алена» (см. рис. 1.9.). Следует добавить, что должность  администратора, бухгалтера и экспедитора исполняет одни человек – Алёна Р. В этом совмещении, возможно, отражается стремление минимизировать расходы общества, работать с большей прибылью. Однако, совмещать три различных функции в одном лице достаточно трудно.  На наш взгляд необходимо разделить три функции, бухгалтер должна заниматься непосредственно бухгалтерией, а функции администратора и экспедитора возможно совмещать в одном лице. Это одно из предложений по развитию системы управление обществом, о котором будет сказано ниже.  

       Под указанный комплекс услуг было приобретено  и установлено оборудование (см. табл. 1.1), общей стоимостью свыше 40 тысяч рублей.

       К настоящему моменту времени клиентская база более-менее установилась, стабилизировались  внешние связи (см. рис. 1.10) и внутренние взаимодействия.

       Внутренние  взаимодействия выстроены таким  образом, чтобы максимально (при  выполнении ограничений о которых  было сказано выше) быстро и качественно выполнять заказы клиентов, удовлетворять требованиям контролирующих органов, расплачиваться с монополистами.

       Таблица 1.1

       Оборудование  ООО «Алена» 

       В качестве примера можно привести информационную цепочку работы с  клиентом заказывающим небольшое мероприятия (день рождения, свадьба узким кругом друзей,  юбилейные торжества у какой-либо фирмы и некоторые другие массовые мероприятия, заказ на которые поступает за несколько дней до самого мероприятия).

        Клиента встречает  официант. Он знает, какой имеется базовый набор блюд, напитков, что может приготовить дополнительно производственный отдел. В ходе переговоров стороны согласуют список блюд и напитков. Официант ставит в известность своего непосредственного руководителя  - бармена и администратора о поступившем заказе, а также, справочно, повара – руководителя производственного отдела. Администратор (иногда бармен) ставит задачу перед руководителем производственного отдела, вместе сверяют наличие продуктов, напитков и сроки поставки  тех, что отсутствуют. Эта полученная от администратора информация является для повара фактически приказом к исполнению. В дальнейшем информацию о потребности клиента повар может уточнить у официанта, но для этого уже не потребуется дополнительного распоряжения администратора или директора Обмен устанавливается на горизонтальном уровне: клиент – официант – повар – экспедитор – поставщик требуемого продукта (напитка).

      Одновременно  администратор ставит в известность  директора о мероприятии, и уже как бухгалтер готовит платежные поручения для оплаты закупаемых продуктов и напитков. Директор ставит задачу перед охраной, даёт распоряжение на проведение оплаты продуктов, напитков.

      При работе с текущими клиентами. Информационные связи упрощаются. Они имеют горизонтальный характер: посетитель заказывает имеющиеся в наличии блюда и напитки у официанта или бармена, заказ исполняется  из продуктов и напитков в баре, горячие блюда и  некоторые закуски  заказываются в производственном отделе. При этом бармен контролирует качество и своевременность исполнения заказов официантом. Официант при необходимости может дать команду охране на удалении из бара слишком расшумевшегося посетителя, или по «тревожной» кнопке вызвать милицию, когда с ситуацией охрана может не справиться (что бывает крайне редко)  становится не

       Сложившаяся система управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими  для неё достоинствами и недостатками. Она нацелена  на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все  службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Некоторые присущие этой структуре управление в ООО «Алена» такие как: длительная процедура принятия решений, возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место, практически отсутствуют. Это связано с тем, что коллектив ООО «Алена» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом..

       Однако  серьезной проблемой становится по мере увеличения числа клиентов нагрузка на администратора –бухгалтера -экспедитора. Алёна Р., исполняющая все эти роли, сильно устает, не всегда справляется некоторыми возложенными на неё обязанностями.  
 
 
 

       2. Уточнение целей системы и  выбор критериев эффективности 

       В процессе проектирования организационных  систем целесообразно ориентироваться на такие понятия , как официальные, оперативные и операционные цели.

       Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии стратегическим замыслам организации, они характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы её развития  и защитные функции. Эти цели содержатся в уставе организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации.