Искусство ведения деловых переговоров и совещаний

При реализации сторонами партнерских отношений  центральным звеном становится совместный анализ проблемы, совместное творчество. Чем полнее и глубже будет проанализирована проблема, тем больше шансов найти  разрешение имеющих место противоречий. Поэтому любые действия, направленные на изучение проблемы, играют положительную  роль. Информация о положении дел  должна быть доступна участникам переговоров⁶.

При ориентации на совместный с партнером анализ проблемы надо высказать свою точку  зрения, выслушать партнера, сопоставить их. В большинстве случаев начинать целесообразно с анализа общих интересов и моментов, а через них выходить на определение возможной общей зоны решения. Даже если стороны, вступившие в переговоры, находятся в состоянии конфликта, необходимо постараться избежать подчеркивания различия на начальном этапе ведения переговоров.

Одной из продуктивных тактик ведения переговоров может  быть «постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов». Эта тактика предлагает сначала обсудить наиболее легкие вопросы. Их решение оказывает положительное психологическое воздействие на участников переговоров, демонстрирует возможность достижения договоренностей. Использование приема «постепенного повышения сложности» может быть весьма продуктивным. Решение сначала более легких вопросов создает благоприятную психологическую атмосферу на переговорах, показывает, что проблемы, в принципе, решаемы.

К изложенному  приему примыкают действия, направленные на поиск общей зоны решения, т.е. стороны сначала приходят к согласию относительно содержания совместного документа, иными словами определяется зона возможных решений или общая формула решений. Итак, достигнув договоренности по принципиальным вопросам, стороны отрабатывают детали соглашения. Такое двухступенчатое ведение переговоров позволяет значительно экономить время.

Иногда действия партнера нельзя отнести к тому или  иному подходу. Похожие внешне они  могут иметь различный смысл. В качестве примера может быть приведен хорошо известный прием  «пакетирования», когда несколько предложений или вопросов увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде «пакета», т.е. обсуждению подлежат не отдельные предложения или вопросы, а их комплекс. В процессе переговоров используются два вида «пакета», но один из них отражает концепцию торга, другой - совместный с партнером анализ проблемы.

Использование «пакета» в рамках торга предполагает увязывание привлекательных и малопривлекательных предложений в один «пакет». Автор «пакета» исходит из крайней заинтересованности партнера в нескольких предложениях из этого «пакета» и надеется на одобрение всего пакета. Тем самым автор «пакета» открывает свою позицию. После дискуссии стороны приходят к какому-либо решению.

Другой прием  характерен для многосторонних переговоров  и предполагает разработку «блоковой тактики», заключающейся в согласовании действия с партнерами, выступающими единым блоком. При большом числе сторон, участвующих в переговорах, сначала предлагается найти решения для части из них и тем самым облегчить поиск конечного решения. В других случаях этот прием используется в прямо противоположных целях, а именно: не дать провести решение путем, например, выдвижения альтернативного предложения от блока.

Приведенные примеры показывают, что внешне одинаковые действия для участников переговоров  могут иметь различный смысл. Если партнер прибегает к подобным действиям, то необходимо прежде всего  понять, какие цели он при этом преследует.

Одно из основных правил при ведении переговоров  с партнером, применяющим подобного  рода приемы, - не отвечать взаимностью. Второе, что имеет смысл сделать - это проанализировать причины, по которым партнер ведет себя недостаточно честно⁷. В зависимости от результатов анализа следует в дальнейшем строить и свою линию поведения. Возможно в данной ситуации целесообразно обратиться к иной альтернативе и решать проблему либо на односторонней основе, либо совместно с другим партнером. При этом не стоит резко прерывать переговоры. Поведение, ориентированное на хлопанье дверьми, не лучший выход из данной ситуации. Оно осложняет в дальнейшем продолжение диалога.

Наиболее  разумное поведение в условиях конфронтационного  подхода - попытаться изменить игру, показав, что в интересах обеих сторон отказаться от концепции торга и направить совместные усилия на поиск решения проблем. Делать это необходимо без излишних демонстраций, рационально и аргументировано.

 

 

2. Практические рекомендации по ведению переговоров

Из имеющегося в этой области опыта выделяется пять основных принципов, которые являются универсальными и могут быть применены в любой ситуации:

1. Привлечь внимание собеседника. Если вы не в состоянии сделать это, если партнер вас не слушает, зачем вам вообще что-то говорить? (Начало беседы).
2. Пробуждение в вашем собеседнике заинтересованность. Когда партнер проявит желание к беседе, потому что уверен, что ваши предложения будут ему полезны, это означает, что он вас будет с удовольствием слушать (Передача информации).
3. Принцип детального обоснования. На основе вызванного интереса надо убедить партнера в том, что он поступит разумно, согласившись с вашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ему и его предприятию пользу (Аргументация).
4. Выявление интересов и устранение сомнения вашего партнера. Если партнер ведет себя осторожно и не видит возможности применения ваших идей и предложений на своем предприятии, хотя и понимает их целесообразность, вы должны выяснить и разграничить его желания (нейтрализация, опровержение замечаний).
5. Преобразование интересов партнера в окончательное решение (Принятие решения).

Наряду с  этими пятью принципами нужно  запомнить несколько следующих  рекомендаций по ведению деловых  бесед. Их универсальный характер основывается на таком простом факте, что в  любой беседе нужно искусно приспособиться к своему партнеру в данный момент, независимо от того, о каких деловых или личных отношениях идет речь.

Рекомендации  эти следующие:

1. Составление  плана беседы, обработка наиболее важных формулировок.
2. Применение положения психологии о периодическом воздействии на партнера в ходе беседы, а именно:

• неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными;

• начало и конец - только положительные фразы.

3. Необходимо помнить о постоянно движущих мотивах партнера:

• его ожиданиях;
• преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы;
• его позиции;
• его желании самоутвердиться;
• его чувстве справедливости;
• его самолюбии.

4. Не задавайте вопросы, на которые собеседник может ответить «Нет», необходимо облегчить ему «Да – ответ».

5. Повторение в ходе переговоров основные мысли вашего партнера, следите за своими мыслями и высказываниями, не повторяйтесь.
6. Избегайте отклонений от предмета переговоров и превосходной степени сравнения.
7. Внимательно выслушивайте собеседника до конца, ведь слушать с должным вниманием то, что вам хочет сообщить собеседник, - это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость.
8. Никогда не пренебрегайте значением предубеждений вашего партнера. Вспомним свой собственный опыт: часто ваше мнение складывается до того, как вы тщательно взвесили все факты. И для вас, и для вашего партнера будет лучше, если вы вместе осознаете это.
9. Избегайте недоразумений и неверных толкований! Ваше изложение должно быть ясным, наглядным, систематизированным, сжатым, простым и понятным. При любой неясности сразу же безо всякого смущения прямо спрашивайте у партнера, что он все же подразумевает?
10. Уважайте своего партнера! Ведь техника ведения переговоров - это общения с людьми. Будьте внимательны и предупредительны к собеседнику, цените его аргументы, даже если они слабы.
11. Всегда, когда возможно, будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Помните, что вежливость не снижает определенности просьбы или предложения, но во многом препятствует появлению у партнера внутреннего сопротивления. Вежливость должна быть в меру, без лести и подхалимажа. Дипломатичное же поведение предполагает осторожность, сообразительность и простую учтивость.
12. Если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда температура беседы поднимается.
13. Любым возможным способом постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений, учтя внутреннюю борьбу между его желаниями и реальными возможностями, чтобы он мог сохранить свое лицо. Дайте ему время, чтобы он сам постепенно убедился в правильности ваших положений.
14. Подумайте о тактических приемах ведения переговоров.
15. Попытайтесь в ходе беседы достичь своей цели или же найдите приемлемый компромисс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            Заключение

 

Подготовка переговоров – один из важнейших этапов проведения переговоров, от его тщательной подготовки во многом зависит успех переговорного процесса.

В целом на этапе подготовки переговоров, с  точки зрения психологии управления, следует придерживаться таких рекомендаций:

1. Учитывать  важность психологической подготовки  к переговорам, сдерживать свои  эмоции (поскольку человек, поддавшись  своим эмоциям, становится беспомощным), быть готовым к тому, что в  переговорах почти всегда присутствуют  и психологические и социологические  факторы.

2. Учитывать особенности организационной подготовки к переговорам, формировать делегацию, с учетом психологической совместимости ее участников. В деловых встречах, индивидуальных беседах уточнять позицию каждого участника будущих переговоров.

3. Особенно тщательно следует готовить содержательную часть, четко осознавая цель переговоров, подготовить и всесторонне осмыслить суть предложений, основательно изучить личностно-деловые качества партнера по переговорному процессу.

4. Учитывать тактико-методические подходы и способы организации и ведения переговоров. Спрогнозировать тактику и стратегию, которые способны повлиять на позицию партнеров в переговорах. Зная собственную цель и цель партнеров, спрогнозировать возможный результат, методы его достижения, возможные альтернативы.

Таким образом, подготовительный этап к проведению переговоров, может подтвердить общую психологическую, организационную, методическую и содержательную готовность делегации к действиям. Однако при этом, подготовка к переговорам не является самоцелью, поскольку преждевременно все продумать и просчитать просто невозможно.

 

       Использованная литература:

 

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения. – М.: Инфра-М, 2006.
2. Вердербер Р. Вердербер К. Психология общения. – М.: Олма-Пресс, 2007.
3. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
4. Рева В.Е. Деловое общение. – Пенза: ПГУ, 2006.
5. Столяренко Л.Д. Психология делового общения и управления. – Ростов н/Д: Феникс, 2005.

 

¹ Столяренко Л.Д. Психология делового общения и управления. – С. 93.

² Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. – С. 174.

³ Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. – С. 182.

⁴ Рева В.Е. Деловое общение. – С. 169.

⁵ Бороздина Г.В. Психология делового общения. – С. 180.

⁶ Столяренко Л.Д. Психология делового общения и управления. – С. 94.

⁷ Бороздина Г.В. Психология делового общения. – С. 196.