Информационное обеспечение управления

Всероссийский Заочный Финансово-Экономический Институт

Филиал в г. Калуге

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

на тему: «Информационное обеспечение управления»

Современное общество живет в период, одну из характер­ных черт которого составляет информатизация. Под информа­тизацией общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и ис­пользования полной и достоверной информации во всех облас­тях знаний и видах человеческой деятельности. Предполагает­ся, что информатизация общества повысит обоснованность и эффективность принимаемых на всех уровнях управления ре­шений, а следовательно, и уровень развития науки и экономи­ки и, в конечном счете, качество жизни людей.

Управление, которое трактуется кибернетикой как воздей­ствие на систему, ведущее к достижению поставленной цели, — это процесс информационный, поскольку взаимосвязь двух ос­новных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. По­этому в современных организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснован­ных решений.

Сегодня к известным видам ресурсов любой организации — материальным, трудовым, энергетическим, финансовым — приба­вился новый, ранее не учитываемый — информационный.

Небывалый рост объемов информационных потоков и раз­витие современной микропроцессорной техники, интегриро­ванных сетей связи, новых информационных технологий при­вели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки — информатики. Информатика — это научно-практическое направление исследований, занимающее­ся анализом информационных процессов. Информатика охва­тывает как теоретический аспект проблемы — методологию информационной деятельности в условиях массовой компьюте­ризации, так и прикладной — технологию эффективного при­менения компьютерной техники для решения конкретных за­дач. Предметом информатики как науки является информаци­онная технология.

Информационная технология — это система методов и средств получения, передачи, обработки, хранения и распро­странения информации. По сути, под информационной техно­логией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и пере­дачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т. п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Информация очень разнообразна по содержанию и в зави­симости от вида деятельности, в которой используется, может классифицироваться (правда, довольно условно) как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографиче­ская, юридическая и т. д. Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверно­сти и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следова­тельно, и свои технологии обработки.

Современная компьютерная технология обработки информа­ции требует ее определенной формализации. Информация, пред­ставленная в формализованном виде, получила название «дан­ные». Как уже отмечалось выше, информация может размещаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находиться в статическом или динамическом состоянии.

Статическое состояние информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением и накоплением в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, запи­санная на машинных носителях и организованная по опреде­ленным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации — это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информаци­онных потоков.

В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором нормаль­ного функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на но­вейшей компьютерной технике, объединенной с помощью сис­темы связи в единую внутрифирменную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных по­токов, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из трех основных элементов;

      технические средства обработки информации (компьютеры);

      внутренние   и  внешние  каналы  передачи  информации
(каналы связи);

      собственно информация, зафиксированная на соответст­вующих носителях.

      Принципы ВИС. Создание ВИС базируется на следующих
основных принципах:

     унификация и многократность использования информа­ции, что позволяет существенно сократить дублирование и ог­раничить   количество   используемых   показателей,   уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использо­вания информации;

     совместимость (техническая,  программная,  организаци­онная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая
надежность ее функционирования и снижающая затраты  на
создание и модернизацию;

     многовариантность расчетов в процессе  подготовки  и
принятия управленческих решений, дающая возможность их
оптимизации.

      Цели ВИС. Проектирование, создание и использование в
организации внутрифирменной информационной системы на­правлены на достижение следующих важнейших целей:

     автоматизация   административно-управленческого  труда на основе использования информационной технологии;

     повышение оперативности и обоснованности принимае­мых решений и снижение степени риска в результате повыше­ния качества используемой информации;

     создание системы доступа, хранения, обновления и обра­ботки информации как в централизованном, так и в децентра­лизованном режимах;

     непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

      Функции ВИС. К основным функциям ВИС можно отне­сти следующие виды задач, решаемых в организации с их по­мощью:

     определение потребности каждого менеджера в необхо­димой ему информации определенного характера, содержания и объема;

     разработка программного обеспечения, создание и ис­пользование банков данных;

     определение   потребности   в  технических   средствах   и
уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию;

     координация всех работ по информационному обслужи­ванию;

     автоматизированная обработка и выдача документов и
текстовой информации.

Основной компонент информационной системы — техни­ческие средства — развивается и обновляется такими высокими темпами, что, несмотря на сравнительно короткую историю их применения в практике менеджмента, в ней можно выделить уже несколько этапов.

Этап 1. Период 50-х — 60-х годов. Характеризуется соз­данием и использованием крупногабаритных ЭВМ, специализированных систем передачи данных, централизованной фор­мой хранения, обработки и доступа к информации.

Этап 2. Период 70-х годов. Характерно бурное развитие электроники, создание микропроцессоров и их использование в разнообразных производственных, транспортных и других сис­темах, миниатюризация средств вычислительной техники и широкое применение мини- и микроЭВМ, а чуть позже — по­явление первых персональных компьютеров.

Этап 3. Период 80-х — 90-х годов. Наиболее характерной отличительной особенностью этого этапа развития информацион­ных систем является создание массового производства дешевых общедоступных персональных компьютеров и их широчайшее применение во всех сферах человеческой деятельности, а также формирование национальных и глобальной (Интернет) компью­терных сетей. Именно этот этап стал началом перехода к постин­дустриальному информационному обществу.

В ближайшие годы прогнозируется резкий рост коммерче­ского значения сети Интернет и числа компаний, делающих в этой среде свой бизнес.

По данным ряда исследовательских организаций, количест­во компаний, использующих в своей деятельности интернет-технологии, вырастет со 150 тыс. в 1995 г. до 2 млн. в 2000 г., а рынок программного обеспечения и услуг в Интернете — с 7,5 млрд. долл. в 1996 г. до 32 млрд. в 2001 г. К концу столетия удельный вес подключенных к Интернету компьютеров в мире вырастет вдвое, составив 39% (табл. 1)

Таблица 1. Количество и категории

пользователей услуг сети Интернет, (млн.)[1]

Уже сейчас большинство коммерческих организаций имеет представительства в Интернете, однако далеко не все задумы­ваются об их эффективном использовании. Между тем эффек­тивное использование интернет-технологий станет в ближай­шей перспективе одним из важнейших факторов возможности успешного развития компаний. В России насчитывается около 250 тыс. пользователей услугами Интернет, и этот рынок услуг (в основном пока рекламных) только зарождается. Однако тем­пы его развития позволяют считать его одним из наиболее перспективных и требующих пристального внимания.

Информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и непосредственно производст­венные процессы, становятся все более эффективными, обеспечивают возможность создания не только автономных, но и интегрированных компьютерных систем.

Интегрированная компьютерная система предполагает созда­ние в рамках организации унифицированного информацион­ного потока, объединяющего в единый процесс научные иссле­дования и разработки, производство, сбыт, финансы и другие области хозяйственной деятельности и функции менеджмента коммерческой фирмы.

Выводы

1.     С точки зрения технологии управление по своей природе
— информационный процесс, поэтому в современных органи­зациях  важным  условием  их  успеха  стало  информационное
обеспечение, под которым понимается создание системы сбора,
обработки, хранения и передачи информации, необходимой для
принятия управленческих решений.

2.     Для современного менеджмента в целях информационного
обеспечения характерно применение (особенно в крупных органи­зациях) внутрифирменной информационной системы (ВИС), ос­новными элементами которой являются технические средства об­
работки информации (компьютеры), каналы связи и сама инфор­мация, зафиксированная на определенных носителях.

3.     Для повышения эффективности использования ВИС при
их создании необходимо следовать таким принципам:

•   унификация и многократность использования информации;

•   совместимость подсистем и отдельных элементов ВИС;

•   многовариантность расчетов.

4.     С помощью ВИС организация способна достигать сле­дующих основных целей:

•   автоматизации административно-управленческого труда;

• непрерывного развития и совершенствования технологии информационного обслуживания;

•   создания эффективной системы хранения, обновления, об­работки и доступа к информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;

•   повышения оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижения уровня их риска.

5.     Современные   информационные  технологии  все   более
широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы,  обеспечивая возможность создания
интегрированных компьютерных систем, объединяющих в еди­ный информационный процесс научные исследования, разра­ботки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяй­ственной деятельности и функции коммерческой организации.

4

[1] Леонидов С. Интернет становится важной коммерческой средой //Финансовые известия. 1997. № 63.