Информационное обеспечение менеджмента

Автор: Пользователь скрыл имя, 14 Ноября 2011 в 22:03, доклад

Описание работы

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Работа содержит 1 файл

инф обесп мен.docx

— 83.82 Кб (Скачать)

     Информационное  обеспечение менеджмента

     Важнейший фактор повышения эффективности  производства в любой отрасли  является улучшение управления. Совершенствование  форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов  и способов накопления, обработки  и передачи информации с помощью  различных технических средств.

     Различные информационно-технические новшества  следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

     Понятие информации является достаточно ёмким  и широко распространено в настоящее  время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

     Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

 

     

       
 
 
 

     Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации 

     Процесс передачи информации даже в одном  направлении проходит через множество  посредников, а это значит, что  во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

     В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление  перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым  или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом  квартале или указание руководителя.

     Менеджмент  в полной мере использует объективную  и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных  методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать  на возникающие в динамично развивающейся  обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

     Информацию  можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или  явлениях в их взаимосвязи.

     Суть  информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной  оценки причин ее возникновения и  развития, позволяющая определить ряд  альтернативных решений, из которых  реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

     Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

     К плановым источникам относятся все  типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические  карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

     Источники информации учетного характера - это  все данные, которые содержат документы  бухгалтерского, статистического и  оперативного учета, а также все  виды отчетности, первичная учетная  документация.

     Ведущая роль в информационном обеспечении  анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные  явления, процессы, их результаты. Своевременный  и полный анализ данных, которые  имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых  мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов  хозяйствования.

     Данные  статистического учета, в которых  содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических  закономерностей.

     Оперативный учет и отчетность способствуют более  оперативному по сравнению со статистикой  или бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия  для повышения эффективности  аналитических исследований.

     С расширением компьютерной техники  появились и новые машинные источники  информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной  памяти компьютера, на гибких дисках, а  также выдаются в виде разнообразных  машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

  1. Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
  2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
  3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
  4. Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
  5. Техническая и технологическая документация.
  6. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
  7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

     По  отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это  данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и  т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных  изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы  и т.д. 

11.5. Информационное обеспечение

Информационное  обеспечение системы менеджмента  — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности  функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как  процесс входит в понятие "коммуникация". Поэтому сначала рассмотрим это  понятие по источнику [4].

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг—это пункт,в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Руководитель 50—90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы  реализовать свои роли в межличностных  отношениях, информационном обмене и  процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем  на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель —  лицо, генерирующее  идеи или собирающее  информацию и передающее  ее.

2. Сообщение — собственно  информация, закодированная  с помощью символов.

3. Канал — средство  передачи информации.

4. Получатель —  лицо, которому предназначена  информация и которое  интерпретирует ее.

 

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом; чтобы обе  стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой  смысл может быть искажен или  полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные  этапы следующие:

1.Зарождение  идеи.

2. Кодирование и  выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Предлагается  следующая классификация  информации:

1) по объекту— показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

2) по принадлежности  к подсистеме системы  менеджмента —  информация по  целевой подсистеме, научному сопровождению  системы, внешней  среде системы,  обеспечивающей, управляемой  и управляющей  подсистемам;

3) по форме передачи  — вербальная (словесная)  информация и невербальная;

4) по изменчивости  во времени —  условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

5) по способу передачи  — спутниковая,  электронная, телефонная, письменная и др.;

6) по режиму передачи  — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

7) по назначению—экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

8) по стадиям жизненного  цикла объекта  — по стадии  стратегического  маркетинга, НИОКР,  организационно-технологической  подготовке производства  и т.д.;

9) по отношению объекта  управления к субъекту  — между фирмой  и внешней средой, между подразделениями  внутри фирмы по  вертикали и горизонтали,  между руководителем  и исполнителями,  неформальные коммуникации.

Идея  классификации информации используется при  ее кодировании.

Основные  требования к качеству информации:

   

Вопросы организации массива  и потоков информации, технологического процесса ее переработки изложены подробно в специальной  литературе.

Информация о работе Информационное обеспечение менеджмента