Характеристика обязательных реквизитов документов

Автор: Пользователь скрыл имя, 15 Февраля 2012 в 19:49, реферат

Описание работы

Отражению в учете каких-либо объектов предшествует наблюдение за ними. Наблюдение необходимо для того, чтобы убедиться в существовании объекта. Результаты наблюдения оформляются при помощи первичных документов, в которых указываются факты хозяйственной деятельности (первичные единицы бухгалтерского наблюдения). То есть первичные документы представляют собой письменное доказательство фактического осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на ее осуществление.

Содержание

1. Функции первичных документов 2
2. Составление и использование первичных документов 2
3. Реквизиты первичного документа 4
Таблица 1. Обязательные реквизиты первичных документов 5
Таблица 2. Анализ «обязательных» реквизитов в первичных документах 7
Список литературы 13

Работа содержит 1 файл

Реферат 2.doc

— 107.50 Кб (Скачать)

Министерство  образования и науки, молодежи и  спорта Украины

ГЗ: «Луганский институт труда и социальных технологий» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат 

По дисциплине: Организация труда менеджера

На тему: «Характеристика обязательных реквизитов документов» 
 
 
 
 

Выполнила:

Студентка IV курса

Группы  МОБ-5/08

Зеленская Ю.Л. 

Проверила:

Каминская О.В. 
 
 
 
 

Луганск 2012

 

Содержание 

 

1. Функции  первичных документов

   Отражению в учете каких-либо объектов предшествует наблюдение за ними. Наблюдение необходимо для того, чтобы убедиться в существовании объекта. Результаты наблюдения оформляются при помощи первичных документов, в которых указываются факты хозяйственной деятельности (первичные единицы бухгалтерского наблюдения). То есть первичные документы представляют собой письменное доказательство фактического осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на ее осуществление. 

   Первичные документы выполняют  несколько функций: 

   – доказательную — подтверждают факт осуществления хозяйственной операции; 

   – информационную — служат основанием для получения информации, формирования показателей, осуществления различных учетных процедур; 

   – контрольную — дают возможность контролировать хозяйственные и технологические процессы, работу отдельных лиц, финансовые операции и т.д.; 

   – накопление и хранение данных — дают возможность получать данные для дальнейшего сравнения, анализа и т.д. 

   Чтобы перечисленные функции выполнялись  эффективно, отражение хозяйственных  операций в первичных документах должно быть наглядным, полным и понятным для третьего лица, а не только для отдельных специалистов. Для этого первичный документ обязательно должен содержать признаки и показатели (реквизиты) хозяйственной операциикоторые достаточно описывают такую операцию и подлежат отражению в учете. 

2. Составление и использование первичных документов

   Для различных хозяйственных операций существует свой набор признаков и показателей (реквизитов). Кстати, заполнение в документе показателей (реквизитов) называется составлением документа, а получение необходимых разрешающих надписей — оформлением. 

   Поскольку набор признаков и показателей (реквизитов) должен отвечать задачам учета и контроля конкретной хозяйственной операции, для различных групп таких операций целесообразно использовать первичные документы соответствующего типа с применением установленного порядка их фиксации. 

   «Объекты бухгалтерского учета, задачи их учета и контроля определяют методику составления и использования первичных документов. Отражаемое в первичном документе (экономическое содержание, предназначение) требует определенного порядка его построения. 

   Отделить построение первичного документа (форму и размещение реквизитов) от его экономического содержания, правил отражения и сущности фактов значит лишиться первоосновы бухгалтерского учета».

 

   Такие документы различного типа с соответствующим построением (формой и размещением реквизитов) реализуются в типовых формах, изготавливаемых в виде бланков. 

   Типовые формы получаются в результате стандартизации и унификации. 

   «Стандартизация — это создание одинаковых по размеру и формату документов, наиболее удобных при использовании. Стандартизация бланков предотвращает лишние расходы бумаги и облегчает хранение документов в архиве... 

   Под унификацией понимают создание типовых бланков документов при оформлении однородных хозяйственных операций (например, кассовых операций, операций по выдаче материалов со складов в производственные цеха, по приему и передаче основных средств и т.д.). Унифицированные формы документов удобны для заполнения и требуют меньших расходов труда на обработку. Это способствует повышению производительности труда работников, составляющих и обрабатывающих документы. Кроме того, наличие ранее отпечатанных и правильно расположенных реквизитов в документах облегчает их должное оформление. 

   ...Основная  задача унификации — упрощение и улучшение качества документов. К документам первичного порядка предъявляются требования полноты охвата при одновременной простоте, ясности и доступности...».

 

   Из  приведенного следует объяснение целесообразности использования типовых форм (бланков): 

    удобство в использовании; 

    предотвращение лишних расходов бумаги; 

    облегчение хранения в архиве; 

    уменьшение расходов труда на обработку; 

    облегчение надлежащего оформления. 

   В конечном счете, это способствует упорядочению процесса документирования. 

   Поэтому применение типовых форм (бланков) — элемент удобства. А поскольку бланки применяются повсеместно, то они дополнительно содержат в себе «модно-косметический» элемент.

3. Реквизиты первичного документа

   Обязательные реквизиты первичного документа не только обоснованы теорией бухучета, но и закреплены в нормативных документах — Положении № 88 и Законе о бухучете.  
 
 
 

Таблица 1. Обязательные реквизиты  первичных документов

 
 
   № п/п
 
   Обоснованные  теорией
 
   Указанные в нормативных  документах
   Положение № 88 (п.2.4)    Закон о бухучете (п.2 ст.9)
        А    Б    В
   1    Названия, а в некоторых случаях адреса и текущие счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих  в хозяйственной операции, отраженной в этом документе    Название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ    название предприятия, от имени которого составлен документ
   2    название  документа    название  документа (формы)    название  документа (формы)
   3        код формы    
   4    дата  составления    дата  составления    дата  составления
   5    место составления или выдачи документа (название населенного пункта, где выдается документ)    место составления    место составления
   6    содержание  хозяйственной операции    Содержание хозяйственной операции    содержание  хозяйственной операции
   7    измерители  хозяйственной операции    Измерители хозяйственной операции (в натуральном и стоимостном выражении)    объем хозяйственной операции, единица  измерения хозяйственной операции
   8        должности лиц, ответственных за разрешение и  осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа    должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления
   9     —    фамилии лиц, ответственных за разрешение и  осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа    
   10    подписи ответственных лиц    подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа    личная  подпись или другие данные, которые  дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении  хозяйственной операции/ 5
 

   Три приведенных перечня обязательных реквизитов несколько отличаются между собой, но только в деталях. На взгляд автора, они фактически дополняют друг друга. Вряд ли можно отдать прерогативу какому-то одному из них. 

   В п.2.4 Положение № 88 утверждается, что первичные документы должны иметь обязательные реквизиты для придания им юридической силы и доказательности. Основанием для бухгалтерского учета служат они в соответствии с п.1 ст.9 Закона № 996. Общетеоретическое обоснование необходимости указания обязательных реквизитов состоит в полноте описания хозяйственного события, подтверждении его достоверности. 

   Как видим, цель указания всех обязательных реквизитов — доказательность, достоверность, подтверждение действительного (фактического) существования хозяйственного события, полнота его описания. 

   Если  представить первичный документ в виде фотонегатива (фотопленки), то его реквизиты (как обязательные, так и дополнительные) будут выполнять  роль тени и света на негативе, их оттенков. Чем четче негатив (полнее выписаны и указаны обязательные реквизиты), тем четче фотография (достовернее бухучет и понятнее основания информации, приведенной в нем). 

   Учитывая  изложенное выше, некоторые реквизиты, названные обязательными, вряд ли являются таковыми. Они не придают большей  достоверности, доказательности, полноты, а выступают всего-навсего элементом удобства.

Таблица 2. Анализ «обязательных» реквизитов в первичных  документах

 
№ п/п Реквизит Анализ  отсутствия реквизита  в первичном документе Вывод относительно наличия
  А Б В
1 Название предприятия, от имени которого составлен документ Определяется  принадлежность документа к конкретному  предприятию. Очень редко при  отсутствии данного реквизита можно  утверждать, что предприятие, от имени  которого составлен документ, остается неизвестным. Во-первых, принадлежность документа можно определить по подписям (должностям, фамилиям) лиц, которые его составили. Во-вторых, другие документы могут подтверждать принадлежность данного документа конкретному предприятию. “В-третьих, фактическое осуществление предприятием какой-то операции, что также следует из других документов, выявляет принадлежность конкретного документа и т.д. Может быть как  удобным, так и обязательным в  зависимости от ситуации
2 Название документа (формы) Указывает на вид  осуществляемой хозяйственной операции. В большинстве случаев из текста документа понятно, какая операция им оформлена Необходим для  удобства пользователя
3 Kод формы Необходим для  использования и организации  классификации документов. Этот реквизит необходим только в том случае, если используется автоматизированная обработка документов. Поскольку на практике это бывает очень редко, обязательным его для всех без исключения предприятий не назовешь. А для тех немногих, которым этот реквизит нужен, он также играет вспомогательную роль, потому что используется не для описания конкретного хозяйственного события, а для удобства обработки данных Используется  для удобства обработки данных
4 Дата составления Определяет  конкретную дату осуществления хозяйственных  операций. При отсутствии этого реквизита невозможно определить дату осуществления хозяйственной операции, которая не позволит обосновать как фактическое осуществление операции, так и принадлежность ее к одному из бухгалтерских и налоговых периодов Обязательный  реквизит
5 Место составления Заполнение  данного реквизита может быть обязательным только в том случае, если это будет влиять на порядок  отражения в учете. Если, например, предприятие реализует товары по своему местонахождению, то на накладных  на реализацию достаточно указать только название предприятия. В таком случае место составления будет дополнительным, для удобства, реквизитом В большинстве  случаев необходим для удобства
6 Содержание  хозяйственной операции Является одним  из самых важных реквизитов, потому что непосредственно описывает сущность хозяйственной операции. Без указания этого реквизита документ теряет смысл. Kроме того, что содержание обязательно должно быть указано, оно должно быть указано полностью. Например, если на складе предприятия учитываются гвозди различных размеров, и при их выдаче в производство в накладной указать только их наименование (“гвозди”), без указания размера, такая накладная будет содержать неполное описание содержания хозяйственной операции, которое повлечет за собой невозможность оформления ею хозяйственной операции и проведения ее в учете Обязательный  реквизит
7 Измерители  хозяйственной операции “(в натуральном  и стоимостном выражении) Этот реквизит применяется не во всех видах первичных  документов. Например, в распорядительных документах измерителей в большинстве случаев нет. В остальных документах этот реквизит дополняет другой реквизит — “содержание хозяйственной операции”, поэтому является также одним из самых важных Обязательный  для всех видов первичных документов, кроме, как правило, распорядительных
8 Должности ответственных  лиц Дополнительный  элемент, который проясняет должность  лица, подписавшего документ Назначение  этого элемента — удобство
9 Фамилии ответственных  лиц Также дополнительный элемент, который проясняет фамилию лица, подписавшего документ Назначение  этого элемента — удобство
10 Подписи ответственных  лиц Отсутствие  разрешающих подписей делает неправомерным  осуществление по документу каких-либо действий. Отсутствие подписей лиц, ответственных  за осуществление хозяйственной операции и составление этого документа, дает основания утверждать, что операция только предусматривалась, но фактически не проведена. Подписи подтверждают осуществление хозяйственной операции Обязательный  реквизит
 

  Для большинства первичных документов (но не для всех) действительно обязательными, то есть без которых описание хозяйственного события будет неполным, являются следующие реквизиты: 

  – содержание хозяйственной операции; 

  – измерители; 

  – дата составления; 

  – подписи ответственных лиц; 

  – название предприятия (в некоторых  случаях). 

  Все другие реквизиты являются дополнительными  элементами удобства. Их отсутствие не влияет на подтверждение достоверности проведения операции и полноты ее описания. 

  Понятно, что и в Порядке № 88, и в Законе о бухучете, и в теории перечень обязательных реквизитов приведен «с запасом», «на всякий случай». Никакие санкции за неуказание какого-либо из приведенных в табл.2 необязательных реквизитов (гр.В) не установлены. Даже, например, в судебном заседании будет выясняться фактическое положение дел (указание в первичном документе обязательных реквизитов из табл.2 (стр.4, 6, 7, 10) такое положение в целом раскрывает), а не эстетика первичного документа (которую несут в себе дополнительные, необязательные реквизиты из табл.2 (стр.1 — 3, 5, 8, 9). Основная цель упомянутых нормативов — придать как можно больше достоверности первичным документам, упростить их обработку, максимально «окультурить» процесс их составления. Понятно, что документ с наибольшим количеством реквизитов значительно облегчает его обработку — не больше и не меньше. Опять подчеркнем, что достоверность от этого не повышается

  Нормативы обеспечивают предприятию в первую очередь удобный порядок заполнения и обработки документов. Выскажем даже по этому поводу смелое, но справедливое мнение: если предприятие по каким-то причинам этих нормативов не соблюдает (в части заполнения необязательных реквизитов, приведенных в табл.2), то это его личное дело: 

  во-первых, нормативы объективно не могут учесть все возможные нюансы процесса документирования. Такие нюансы учитываются и вводятся предприятием в собственную хозяйственную практику; 

  во-вторых, даже если предприятие, вопреки нормативам, организовало процесс документирования неоптимально, что приводит к дополнительным потерям, например, времени учетных работников, то тем самым оно себя уже наказало. Никто дополнительно наказать его не может. В любом случае, это его личное дело, лишь бы только документы достаточно свидетельствовали о хозяйственных событиях. 

Информация о работе Характеристика обязательных реквизитов документов