Автор: Пользователь скрыл имя, 09 Декабря 2011 в 18:55, контрольная работа
Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.
Назын
Чыжырганы, 385 группа
ГРАФИК РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
Секретарь
обязан максимально разгрузить руководителя
от подготовительных, технических и
отдельных видов текущей
| 7:45 | Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день. |
| 8:00-8:30 | Встреча руководителя, ознакомление с графиком его работы на текущий день. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на сегодня. |
| 8:35-9:20 | Утренний (ежедневный)
прием корреспонденции. Рассортировка
и регистрация полученной корреспонденции. Просмотр
поступивших обзоров, отчетов, ведомственных
изданий, приглашений, а также сообщений
о конференциях, встречах, юбилейных
торжествах и других мероприятиях. Доложить руководителю о полученной корреспонденции. |
| 9:30-11:00 | Организация приема руководителя представителей других учреждений, предприятий. |
| 10:00-11:00 | Работа с
документами. Проверка и расположение
документов по папкам: входящая корреспонденция,
документы на текущей обработке, исходящие
материалы. Исходящие документы нужно
поделить на: фактически исходящую почту,
идущую за пределы компании; документы,
рассылаемые в пределах компании; документы,
предназначенные для подшивки в дела.
Текущую работу следует поделить на: срочную,
менее срочную. Время от времени нужно
проверять, все ли документы бывают необходимы
в настоящее время. Проверку лучше делать
в свободное от основной деятельности
время, чтоб не отвлекаться и ничего не
перепутать. |
| Работа с посетителями, их консультация, телефонные переговоры (в течение всего дня). Предварительная запись посетителей. Секретарь обязан в учетных формах отметить и сказать гостю время посещения. | |
| 11:00-11:30 | Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов, сотрудников о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.) |
| 11:30-12:00 | Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. |
| 12:00-13:00 | Обед. (в ближайшем кафе; в столовой организации, если она большая; чаепитие с сотрудниками в специально отведенном для этого комнате; или вообще можно съездить домой). Время обеденного перерыва у секретаря и управляющего не обязано совпадать. |
| 13:10-14:30 | Часы приема руководителя посетителей по предварительной записи. Организация приема. Организация приема служащих собственного учреждения по текущим делам. Запись на прием на последующие дни. |
| В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. | |
| 14:40-16:00 | Подготовка и проведение
совещаний. Секретарь должен проинформировать
приглашенных на совещание по распоряжению
руководителя, подготовить список участников,
оформить доклад руководителя. Во время
проведения совещания секретарь ведет
его протокол; |
| 16:00-16:30 | Подшивка исполненных
документов в дела.
11.Выполнение работ на компьютере 14.Сбор
и подготовка для подписи 15.Уведомление руководителя об исполненных документах Обработка и отправка исходящих документов адресатам |
| 17.Наметить мероприятия на следующий день. | |
| . Работа хозяйственного
характера. В обязанности | |
| В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра. | |
| Приведение
в порядок своего рабочего места.
Перед уходом секретарь обязан убрать
все документы, закрыть на ключ сейф
и шкафы и привести в порядок
свое рабочее место. Необходимо выключить
из сети технические средства, за исключением
осуществляющих прием и передачу информации
в дежурном режиме (автоответчик, факс,
модем и т.п.). |
3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.
Приглашение на конференцию необходимо разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недельки до её начала, причем следет просить ответить на приглашение, поскольку нужно знать, сколько прибудет участников.
В приглашении непременно обязано быть указано место заседания, часть строения либо корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.
необходимо позаботиться о том, чтоб при проведении заседаний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведений;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту либо проходную без задержки. Для этого нужно заблаговременно составить перечень приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные
машины либо такси для подвоза
участников из гостиниц либо
с вокзала;