Функции управленческого общения

1)Управление - есть процесс воздействия субъекта на объект в целях перевода его в новое качественное состояние или поддержания в установленном режиме. 

  Функции управленческого общения

Предмет изучения общения  руководителя с подчиненным  является многосторонним и неоднозначным. В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют  сотни различных  функций, которые  в свою очередь  подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации  в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно  конкретное общение).

Для такого аспекта  рассмотрения, как этика делового общения в управлении, наиболее важны  следующие функции:

1. Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность  и общение, молодые сотрудники  не только осваивают коммуникативные  умения и навыки, но и учатся  быстро ориентироваться в собеседнике,  ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также  очень важно как в плане  межличностной адаптации, так  и для осуществления непосредственной  профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.

2. Контактная функция.  Цель этой функции - установление  контакта как состояния обоюдной  готовности руководителя и подчинённого  к приёму и передаче сообщения  и поддержания взаимосвязи в  форме взаимоориентированности.

3. Координационная  функция, цель которой - взаимное  ориентирование и согласование  действий различных исполнителей  при организации их совместной  деятельности.

4. Функция понимания,  то есть не только адекватное  восприятие и понимание смысла  сообщения, но и понимание партнёрами  друг друга (их намерений, установок,  переживаний, состояний и так  далее).

5. Амотивная функция, цель которой - возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний. 

2)1. Прием «имя собственное». Звук собственного имени вызывает у человека не всегда осознаваемое им чувство приятного.

Составляющие  психологического механизма данного  приема следующие:

А. Имя, присвоенное  данной личности, сопровождает ее от первых дней жизни и до последних. Имя и личность неразделимы.

Б. Когда к  человеку обращаются, не называя его  по имени, – это «обезличенное» обращение. В этом случае говорящего интересует человек не как личность, а лишь как носитель определенных служебных функций. Когда же к человеку обращаются и при этом произносят его имя – символ личности, то таким образом вольно или невольно показывают внимание к данной личности.

В. Внимание к  личности – это и утверждение  данной личности. Каждый человек претендует на то, что он личность. И когда  эта претензия не удовлетворяется, когда кто-то ущемляет его как  личность, он, конечно, это чувствует.

Г. Если человек  получает подтверждение, что он личность, то это не может не вызвать у  него чувства удовлетворения.

Д. Чувство удовлетворения всегда сопровождается положительными эмоциями, которые не обязательно  осознаются человеком.

Е. Человек всегда стремится к тому, кто вызывает у него положительные эмоции.

Ж. Если некто  вызывает у нас положительные  эмоции, то он вольно или невольно притягивает  к себе, располагает, т.е. формирует  аттракцию (притяжение, привлечение).

2. Прием «зеркало  отношения». Большинство людей знает,  что чаще в процессе общения  по-доброму улыбаются те, кто относится  к ним с симпатией. В народе  говорят, что глаза – это  «зеркало души», а с учетом  психологии: лицо – это «зеркало  отношения».

Часто ли люди осознанно, преднамеренно регулируют «изображением», т.е. выражением лица. Обычно они это  делают редко, а точнее, очень редко. Вот и получается, что часто  внутреннее раздражение «написано» у человека на лице. Следовательно, выражение лица соответствует действительному  отношению к тому или другому  человеку.

Поэтому важно  помнить, что мягкая, добрая улыбка обладает способностью чаще притягивать  к себе, чем отталкивать.

Составляющие  психологического механизма данного  приема следующие:

А. Большинство  людей искренне и по-доброму улыбаются  своим друзьям, а не своим врагам.

Б. Если при общении  с нами у человека доброе и приятное выражение лица, мягкая приветливая  улыбка, то, скорее всего, это сигнал «Я – ваш друг».

В. Друг в прямом смысле этого слова – единомышленник в значимых для нас вопросах, делах.

Г. Одной из ведущих  потребностей человека является потребность  в безопасности, в защищенности. Друг – это тот человек, который  повышает защищенность, т.е. удовлетворяет  одну из важнейших потребностей.

Д. Чувство удовлетворенности  вызывают у человека положительные  эмоции

3. Прием «золотые  слова» предполагает употребление  слов и выражений, способствующих  расположить людей к себе. Какие  же слова, сказанные руководителем  подчиненному, могут содействовать  их сближению? «Общаясь с вами, можно многому научиться!», «У  вас удивительная способность  видеть прекрасное там, где другие не видят!» Услышанные от руководителя, они действительно являются для подчиненного «золотыми», хотя бы потому, что очень редки в лексиконе некоторых руководителей. «Золотые слова», т.е. комплименты, должны содержать небольшое преувеличение положительных качеств человека.

Что произойдет с человеком, если ему, например, часто  повторять: «Вы же умница» или  «Вы же прекрасно влияете на людей», хотя на самом деле это не совсем так? Оказывается, через некоторое  время человек действительно  поверит в эти «способности»  и будет стремиться полнее реализовать имеющийся потенциал. Происходит это потому, что в основе механизма действия комплиментов лежит психологический феномен внушения.

Составляющие  психологического механизма данного  приема следующие:

А. Человек слышит в свой адрес приятные слова, представляющие небольшое преувеличение каких-то его положительных качеств, т.е. комплимент.

Б. Если комплимент сделан правильно, то возникает эффект внушения.

В. Как следствие  внушения – «заочное» удовлетворение потребности – образование положительных  эмоций.

Г. Как следствие  удовлетворения потребности – образование  положительных эмоций.

Д. Если положительные  эмоции вызваны руководителем, то это  по общему механизму формирования аттракции  обусловливает расположенность  подчиненного к нему со всеми благоприятными последствиями при выполнении подчиненным  распоряжений руководителя.

4. Прием «терпеливый  слушатель»: «Быть внимательным  к подчиненным!», «Терпеливо их  выслушивать!», «Не перебивать  собеседника, всегда дослушивать  до конца!» И практически нет  такого руководителя, который сказал  бы, что не нужно соблюдать  эти правила.

Но чтобы терпеливо  и внимательно выслушать подчиненных, необходимо время. Иногда немалое, ибо не каждый умеет сжато и четко излагать свои мысли. Кроме того, бывают высказывания не всегда по делу, иногда просто для того, чтобы «излиться», отвести душу. Но стоит ли тратить на это время, если у руководителя всегда масса других дел? Да, стоит, так как если руководитель все-таки выслушает подчиненного, то последний удовлетворит свои потребности, получит положительные эмоции. Связав это помимо своей воли с руководителем, подчиненный, естественно, станет более внимательно прислушиваться к его советам.

Психологический механизм влияния приема «терпеливый  слушатель» прост. Внимательное выслушивание подчиненного, обратившегося к руководителю с тем или иным вопросом, приводит к удовлетворению одной из самых  важных потребностей любого человека – потребности в самовыражении. Ее удовлетворение, естественно, ведет  к образованию положительных  эмоций. 
 
 
А поскольку фактическим источником этих эмоций явился руководитель, то эмоции и будут к нему «возвращены» в виде небольшого усиления симпатии, т.е. в виде возникающей или усиливающейся аттракции.

5. Прием «личная жизнь». Наблюдениями установлено, что если с человеком повести разговор на тему его выраженного личного интереса, то это, как правило, вызывает у него повышенную вербальную активность, сопровождаемую положительными эмоциями.

Для пояснения  данного приема рассмотрим один из реальных примеров. Одна из сотрудниц  организации очень любила всем на работе рассказывать про своего сына. Для этой женщины ее сын – это  весь мир, вся Вселенная. Не проходило  и дня, чтобы она кому-нибудь не рассказала, что ее Ванечка сегодня  ел, пил, что сказал и что сделал. Хорошо об этом ее вынужденным слушателям узнать один раз. А если она об этом говорит каждый день? Для многих это уже становится невыносимым: «Сколько же об этом можно!»

А теперь предлагается руководителю провести мысленный эксперимент. Подойдите как-нибудь к этой вашей  подчиненной и спросите, как дела у ее Ванечки. И Вы увидите ее счастливое лицо, так как Вы вдруг сами проявили интерес к тому, что для нее самое важное. И руководитель теперь будет для нее самым чутким, самым внимательным человеком из тех, с кем ей до сих пор приходилось работать. Когда же Вы через некоторое время после такого разговора попросите ее сделать что-то такое, от чего большинство ваших подчиненных стараются отделаться, она с удовольствием сделает это для Вас.

Давайте подумаем, кто в этой ситуации проиграл? 5-10 минут потерянного времени руководителем  на выслушивание ненужной информации – и подчиненный становится вашим  единомышленником. А это значит, что он чаще принимает Ваши позиции, а, следовательно, чаще выполняет Ваши поручения с душой, т.е. качественно.

4). Правило 1. Устное распоряжение должно отдаваться в явной форме. 
Это означает, что устное распоряжение выступает в форме очевидного, прямого и однозначного предложения выполнить некоторое действие, а не в форме намека, пожелания, обговаривания мотива и стимула.

Правило 2. Устное распоряжение должно отдаваться лично исполнителю, а не через вторые руки. 
Это простое правило многое характеризует. Распоряжение не должно отдаваться постепенно, через первого подвернувшегося сотрудника. Этим просто снижается его значимость и важность. Распоряжение, переданное через кого-то, звучит, как отказ в уважении к лицу, которому оно адресуется. Наконец, это просто нарушение этикета делового общения.

Правило 3. Устное распоряжение - эмоциональный знак. 
Кроме того, что устное распоряжение - инструкция и распорядительная информация, это еще и факт делового общения, проводимого на определенной эмоциональной волне. Она должна характеризовать степень конфиденциальности и доверительности.

Правило 4. В устном распоряжении не стоит персонифицировать. Отдавая устное распоряжение не стоит говорить «Мне нужно», «Я хочу» и т. п. Ибо создается впечатление, что этого хочет только руководитель, что это нужно лично ему для удовлетворения его потребностей.

5). Менеджер по стратегическому планированию разрабатывает комплекс мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов предприятия в целом. Деятельность данного служащего не распространяется на профильное текущее и среднесрочное планирование — это прерогатива отдельных специалистов предприятия (специалистов по налоговому планированию, по финансовому планированию, по планированию трудовых ресурсов, по планированию сбыта, по планированию инвестиций и т.д.). То есть можно вести речь о тесном взаимодействии со специалистами такого рода, координации и корректировке их работы, оказании им определенной помощи. Однако здесь нет однозначного функционального подчинения, а лишь общее руководство и выбор генерального направления.

6). Использование рабочего времени делится на следующие категории:

1. Подготовительно-заключительное  время - это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены  или в начале обработки партии  и все это же в конце смены;

2. Оперативная работа - время, но преобразованию предметов  труда, которое делится на основное  и вспомогательное;

3. 0рганизация обслуживания  рабочего места - время, которое  рабочий тратит на поддержание  рабочего места в состоянии  готовности, для производительной  работы;