Функции и структурная организация службы управления персоналом

Службы управления персоналом (сноска: Под службой организации понимается относительно самостоятельная совокупность структурных подразделений и других организационных и opгaнизaциoннo-экoнoмичecкиx образований (цехов, отделов, бюро, комплексных коллективов и бригад, временных рабочих групп и т.п.), а также отдельных работников, входящая в состав линейно-функционального блока организации и обеспечивающая в пределах своей компетенции управление, технико-экономическое развитие и обслуживание производства. Служба возглавляется главным специалистом, подчиненным главному инженеру или заместителю руководителя предприятия).являются одновременно и средством, и инструментом реализации кадровой политики организации. Сегодня любая успешно действующая крупная организация тщательно формулирует свою кадровую политику, охватывающую все сферы работы с персоналом внутри организации (в редких случаях и только в крупнейших компаниях возможна некоторая децентрализация в вопросах формирования такой политики) и жестко проводимую в жизнь. В крупных и средних компаниях повсеместно существуют не только сформулированные на бумаге, но и активно "работающие" правила, "меморандумы", управленческие процедуры по всем важным направлениям работы с персоналом (по политике найма и продвижения работников в компании, а также по вопросам оплаты, пенсий и т.п.). Следование единой кадровой политике позволяет организации не только избегать многих рудовых конфликтов и экономить значительные средства, но и, самое главное, добиваться более высокой отдачи от персонала. 

Службы по персоналу  эффективно работающих компаний и соответственно их менеджеры решают следующие задачи (рис. 10.1.1): 

подбор персонала  разного уровня, учет изменений, происходящих с работниками (семейное положение, служебные перемещения с изменением функций и т.п.); 

обучение, повышение  квалификации или переквалификация персонала (стажировка за рубежом, обеспечение  специальной литературой по профилю  деятельности и иными каналами профзнаний и профнавыков); 

создание оптимальных  условий для эффективной деятельности работников (психологический климат, комфортное рабочее место, питание и др., т.е. выработка адекватных рекомендаций руководству по улучшению деятельности предприятия связанных с рабочим бытом персонала и отношениями между работниками, по множеству возникающих конкретных ситуаций); 

социальные вопросы, т.е. забота об отдыхе, здоровье, жилищных условиях работников, программы поощрения  и внимания (дни рождения, подарки  к праздникам льготы разного типа - от автомобиля до путевки на престижные курорты); 

юридические и  дисциплинарные аспекты взаимосуществования  работника и организации - от разного  типа контрактов до рассмотрения жалоб, конфликтных ситуаций, разъяснения  полномочий; 

контакты с  внешними организациями (инспекцией по труду, юридическими органами и адвокатурой, вышестоящими организациями, отраслевыми профсоюзами учебными заведениями, местными органами власти и т. д.). 

Планирование  кадров

Вербовка

Отбор

Зарплата и  льготы

Профессиональная  адаптация

Обучение

Аттестация

Перестановка

Подготовка руководителей 

Рис. 10.1.1. Задачи кадровых служб 
 

Основным содержанием работы кадровых служб является , во-первых, обеспечение организации трудовыми ресурсами высокого качества (планирование потребности, активные методы отбора и найма, управление потерями, анализ текучести и т.п.); во-вторых, развитие кадров (подготовка и повышение квалификации, планирование карьеры, оценка и др.); в-третьих, их поддержка и стабилизация (совершенствование стимулирования труда и социальных выплат, медицинского обслуживания, техники безопасности). 

Распределение фонда времени между функциями, связанными с управлением персоналом, показано в табл. 10.1.1 

Таблица 10.1.1

Распределение фонда времени между функциями, связанными с управлением персоналом* 

Функции управления персоналом 

Затраты времени, % 

Трудовые отношения 17 

Учет и делопроизводство 10 

Программы управления персоналом 24 

Организация заработной платы 16 

Условия труда, ТБ 10 

Обучение персонала    9 

Программы равных условий занятости 8 

Вахтенные службы, обеспечение секретности 5 
 

При известном  упрощении можно следующим образом  определить функции кадровых служб: 

1. Осуществление  прогнозирования, перспективного  и текущего планирования потребности  в кадрах, их движения, подбора  и расстановки. 

2. Осуществление  систематического анализа состава  кадров по профессиональному,  общеобразовательному, возрастному  и другим признакам. 

3. Организация  рациональной системы учета кадров  и их движения внутри организации. 

4. Осуществление  процедуры подбора и расстановки кадров. 

5. Формирование  и проведение кадровой политики  при найме, продвижении, перемещении,  вознаграждении и пр. 

6. Индивидуальное  изучение работников номенклатуры  того руководителя, которому подчинен  отдел кадров. 

7. Постоянный  анализ структуры и состояния кадров, невыходов на работу, аварий, текучести, жалоб и претензий. 

8. Организация  планомерной оценки (аттестации  и пр.) кадров представительными  комиссиями. 

9. Разработка  мероприятий по повышению квалификации  кадров и их переподготовке. Подбор кандидатур для направления на учебу (внутри или вне фирмы). 

10. Формирование  кадрового резерва и работа  с ним. 

11. Контроль и  координация кадровой работы  по всей организации. Проведение  консультаций по работе с кадрами. 

12. Систематический  анализ структуры аппарата управления, выработка рекомендаций по улучшению организационных структур. 

13. Составление  учебно-информационных пособий по  программам подготовки специалистов, справочников для служащих по  организационно-должностным структурам  и пр. 

14. Организация  медицинского обслуживания, пожарной  и прочей охраны служебных  зданий, организация работы приемных  и пр. 

15. Организация  социального обеспечения персонала  (страхований и пенсий). 

16. Осуществление  расчета и выдачи заработной  платы сотрудникам и контроль за этой функцией. 

17. Проведение  конкурсов на вакантные места. 

18. Организация  процесса адаптации новых работников. 

19. Тарификация  рабочих мест. 

20. Оценка уровня  безопасности, комфортабельности и  условий труда. 

21. Выработка  правил оценки результатов труда. 

22. Определение  условий социального обеспечения. 

23. Установление  компенсаций и льгот. 

24. Контроль затрат  на персонал. 

25. Содействие  улучшению психологического климата  в коллективах. 

26. Управление  трудовыми отношениями. 

27. Документирование  работы с кадрами. Обработка,  выдача и хранение соответствующих  документов. Подготовка отчетов. 

Вышеперечисленные функции могут быть разделены  на традиционные (подбор и расстановка, повышение и награждение; оценка, контроль, документирование) и новые (определение потребностей в кадрах на известный период, составление программ подготовки, автоматизированный учет состояния кадров и пр.), а также на основные (прогнозирование потребности, подбор, подготовка и контроль кадров) и вспомогательные (консультирование, анализ организационных структур, обеспечение медицинского обслуживания и пр.). 
 

Всю деятельность по управлению персоналом организации  осуществляет специальная кадровая служба. Она состоит из нескольких отделов: трудовых отношений, занятости, управления персоналом, заработной платы, условий труда и борьбы с травматизмом, обучения кадров, учета и делопроизводства. В составе службы работают квалифицированные специалисты-социологи, специалисты по управлению и трудовым отношениям, экономисты и др. 

Кадровая служба, особенно в крупных организациях, реализует целый ряд программ, направленных на непрерывную подготовку и переподготовку различных категорий  персонала, на разработку и реализацию всего комплекса мер по его  мотивации. Например, такими целевыми программами могут быть: 

индивидуальное  планирование карьеры; схемы замещения  ключевых должностей; раннее выявление  работников с высоким потенциалом; планирование потребности в трудовых ресурсах; развитие трудовых ресурсов и др.