Функции и организация работы заведующего аптекой

Тема №5. Функции  и организация работы заведующего  аптекой.

Должностные обязанности 

В соответствии с должностной инструкцией заведующего аптекой:

 Заведующий аптекой:

1. Руководит аптекой в соответствии с действующим законодательством.
2. Организует работу коллектива по осуществлению своевременного и качественного обеспечения населения лекарственными препаратами, взаимодействие с другими учреждениями здравоохранения.
3. Обеспечивает наличие минимального ассортимента лекарственных средств, необходимых для оказания медицинской помощи, установленного федеральным органом исполнительной власти в сфере здравоохранения.
4. Контролирует выполнение работниками аптеки приказов и распоряжений.
5. Проводит анализ деятельности аптеки и на основе показателей ее работы принимает меры по улучшению обеспечения населения лекарственными препаратами.
6. Организует финансово-хозяйственную деятельность аптеки с использованием новых экономических подходов и методов управления.
7. Принимает участие в решении возникающих в процессе деятельности аптеки задач в области организации лекарственного обеспечения населения.
8. Осуществляет рациональное использование трудовых, финансовых и материальных ресурсов аптеки.
9. Организует работу по кадровому планированию, рациональной расстановке, использованию, обучению и оценке квалификации средних фармацевтических кадров.
10. Контролирует качество выполнения работы подчиненными сотрудниками и соблюдение ими правил внутреннего трудового распорядка.

Организация работы заведующего  аптекой.

Руководство — существенный компонент  деятельности организации в достижении цели. Главная задача руководителя — организовать работу подчиненных  соответственно их квалификации, способностей, наклонностям; строить, исходя из этого, модели организационных связей; следить  за эффективным выполнением работ. Такая многоплановость работы руководителя требует выполнения им разнообразных, но взаимодополняющих функций: администратора, организатора, специалиста.  
В роли администратора руководитель выполняет свои полномочия для обеспечения развития организации соответственно действующим законам и нормативным актам, разрабатывает и реализует кадровую политику. 
Выполняя функции организатора, руководитель создает условия, необходимые для плодотворной деятельности коллектива в достижении общих целей; координирует действия подчиненных, занятых в процессах управления и производства.

Как специалист, то есть человек профессионально  хорошо подготовленный, который владеет  знаниями, опытом в конкретной сфере, руководитель призван правильно  намечать задачи, компетентно анализировать и эффективно контролировать ход их реализации. 
В связи с формированием новых социально-экономических задач предприятий современные руководители должны владеть качествами менеджеров. При этом к главным требованиям относятся: наличие широкого круга специальных знаний в области исследования рынка, маркетингового планирования, ценообразования, организации каналов сбыта, бухгалтерского учета, внешней торговли, трудового законодательства и т.п.; предприимчивость, то есть способность добиваться конкретных экономических и социальных целей, избирая оригинальные, нестандартные решения, связанные с хозяйственным риском; настойчивость, целеустремленность, стремление к обязательному достижению намеченных целей.  
Как управленец менеджер должен: 
·          организовать и планировать производство и реализацию продукции; 
·          принимать правильные управленческие решения; 
·          проводить деловые переговоры; 
·          отбирать и учить работников; 
·          руководить коллективом на уровне современных требований; 
·          побуждать работников к творческой деятельности, рационализации, изобретательству, отмечать и оценивать каждое достижение подчиненного;  
·          быть предельно объективным, независимо от своих вкусов; 
·          находить выход из конфликтных ситуаций и др. 
            Существует достаточно обширный список характеристик, которые способствуют эффективному руководству. К таким личностным качествам обычно относят ум, уровень интеллекта, уверенность в себе, целеустремлённость, энергичность, инициативность, строгость и требовательность, вежливость, доброжелательное отношение к подчинённым и т.п. 
          Заведующий или директор аптеки как руководитель организует работу по лекарственному обеспечению населения и лечебно- профилактических учреждений, осуществляет руководство торгово- финансовой и административно- хозяйственной деятельностью аптеки.  
Соответственно этому в его функции входит: 
·      лицензирование деятельности аптеки и контроль за соблюдением лицензионных условий;  
·      деловые контакты с государственными и контролирующими органами; 
·      обеспечение надлежащей организации всех торгово- производственных и хозяйственных операций в аптеке; 
·      контроль за наличием  ассортимента лекарственных препаратов, соблюдением правил их отпуска; 
·      организация снабжения лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения (ИМН); 
·      организация контроля качества лекарств; 
·      контроль за соблюдением правил отпуска лекарственных средств; 
·      контроль за соблюдением санитарного режима, правил хранения лекарств в аптеке и лечебных учреждениях; 
·      прием и увольнение работников, заключение договоров о материальной ответственности, утверждение графиков выхода на работу; 
·      отбор, расстановка, воспитание и повышение деловой квалификации кадров; 
·      внедрение прогрессивных форм работы; 
·      организация информационной работы; 
·      организация санитарно-просветительской работы среди населения; 
·      обеспечение выполнения всех хозяйственных и финансовых операций; 
·      организация правильного учета и отчетности, планирование деятельности аптеки; 
·      принятие управленческих решений по организационным и производственным вопросам, контроль их выполнения и др.

К функциям заместителя заведующего  аптекой относятся:

- приём товара от поставщиков;    - оперативная связь с поставщиками,           -  контрольно-аналитической лабораторией;  - составление заявок-заказов на лекарственные средства и ИМН;      -отпуск товара лечебно- профилактическим учреждениям и структурным подразделениям аптеки;      - контроль за соблюдением фармацевтического порядка;                                              - составление графика выхода на работу и другие, определённые функционально-должностной инструкцией.

Качество управленческой деятельности оказывает непосредственное влияние  на работу каждого сотрудника и успешность деятельности организации в целом. Одним из основных направлений повышения  эффективности управленческой деятельности является ее разделение и кооперирование. Осуществляются они по трем признакам: технологическим, функциональным и  профессионально- квалификационным. 
Соответственно технологическим признакам труда кадров управление распределяется по видам работ согласно специализации работников. 
Функциональное разделение и кооперация труда основываются на специализации при выполнении разных функций управления. 
По профессионально-квалификационным признакам распределяются обязанности и разграничивается ответственность между работниками с учетом занимаемой должности, необходимой для этой квалификации.

1. Распределение и кооперирование управленческой деятельности в фармацевтической организации зафиксированы в должностных инструкциях, которые определяют организационно-правовое состояние руководителя любого уровня управления. Инструкция разрабатывается на основании Положения об определенной должности относительно конкретного работника с учетом его знаний, опыта, личных и деловых качеств, специфики работы аптеки. 
   В системе управления основным носителем информации является документ, составляющий специфический предмет и результат управленческой деятельности. По результатам некоторых исследований, на работу с документами руководитель тратит от 30 до 80% рабочего времени. Итак, организация документооборота прямо влияет на эффективность деятельности руководителя. 
   Среди факторов, которые влияют на эффективность работы руководителя, важное место принадлежит планированию и повышению эффективности рабочего времени, а также психологическим аспектам управленческой деятельности. 
   Эффективность труда менеджера во многом зависит от организации его личной работы. Организуя других, руководитель, прежде всего, должен быть организован сам. Эта его работа называется самоменеджментом, т.е. самоорганизацией, самоуправлением. Самоменеджмент способствует повышению эффективности управления и улучшению результатов деятельности всего коллектива предприятия. 
   Главной целью организации личного труда менеджера является экономия его рабочего времени и максимальное использование собственных возможностей. Систему организации личного труда каждый менеджер устанавливает самостоятельно, исходя из конкретных условий, сферы деятельности, характера выполняемой работы, численности подчинённых сотрудников и др. 
   Основными составляющими самоменеджмента являются:  
   ·     организация рабочего места менеджера; 
   ·     оптимизация производственной среды на рабочем месте; 
   ·     анализ затрат рабочего времени; 
   ·     планирование менеджером своей работы; 
   ·     проведение деловых совещаний и заседаний и участие в них; 
   ·     организация публичных выступлений; 
   ·     прием посетителей и проведение деловых бесед (техника деловых контактов); 
   ·     организация информационного обслуживания работы менеджера, повышение им своей квалификации. 
   Правильная организация и рациональное оборудование рабочего места менеджера дают возможность рационально и с наименьшими затратами труда выполнять свои функции, плодотворно общаться с посетителями, сотрудниками и подчинёнными, вести приём посетителей, поддерживать высокую работоспособность и рабочее настроение. 
   Планирование рабочего времени предусматривает ряд взаимосвязанных этапов: учет времени, анализ затрат, планирование рабочего дня. 
   К методам учета рабочего времени относятся: фотография, самофотография, хронометраж, моментальное наблюдение, выбор которых зависит от поставленных целей. 
               Анализ затрат рабочего времени направлен на выяснение:                    а) действительно ли выполняемая работа отвечает должности,квалификации,  б) не превышают ли затраты времени на выполнение работы рациональные нормы? По данным многих исследований, управленческие работники с высшим образованием 30-70 %  рабочего времени тратят на выполнение функций, которые не предусматривают высшего, а иногда и среднего специального образования. 
               Все это указывает на необходимость планирования рабочего времени руководителя, которое базируется на разработке определенного режима, соответствующих регламентов, графиков робот. Планирование должно осуществляться как на долгосрочную перспективу, так и на более короткий срок – неделя, день. 
              Планирование работы заведующего аптекой во многом определяется спецификой и объемом деятельности самой аптеки. Так, в план работы на месяц вносят, как правило, устоявшиеся управленческие функции: организацию информационной работы, разработку проекта финансово-экономического плана аптеки, составление отчета о торгово-финансовой деятельности, проведении инвентаризации и др. 
              План работы на неделю должен предусматривать проведение оперативных совещаний с заместителями заведующего аптекой и заведующими отделов относительно подведения итогов работы за минувшую неделю, их оценки, а также для определения задач на текущую неделю. Кроме того, в плане заведующему аптекой следует предусматривать приемные часы для населения и сотрудников аптеки по личным вопросам. 
             Рабочий день целесообразно начинать с контроля присутствия персонала аптеки на рабочих местах и готовности их к работе, потом уточнить содержание собственной деятельности в течение дня, изучить поступившую корреспонденцию, распределить ее между исполнителями, определить сроки выполнения связанной с этим работы и т.п. 
            Психологические аспекты эффективной управленческой деятельности определены знанием психологических сторон взаимодействия и общения людей в трудовых коллективах, умением применять эти знания в управленческой практике.