Документационоое обеспечение управление и хранение документов

Кустовое  методическое объединение заведующих Киятского куста

      на  базе  МБДОУ «Аленушка» 
 
 
 
 

Выступление

«Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» 
 
 
 
 
 

                                                                  Выступила заведующая МБДОУ

                                                                   «Яшевский детский сад»

                                                                    О.М. Вергасова 

                                                                    Дата: ноябрь 2011г 
 

Дошкольные образовательные  учреждения в соответствии с Законом «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем  и его заместителями решения  фиксируются в определенном порядке  и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым  управлением, а издаваемые документы  – управленческой документацией.

Управление ДОУ  должно быть документально обеспечено. От качества документационного обеспечения  зависит качество управленческой деятельности.

Основу правленческой  деятельности составляют:

- Знание нормативно-правовой  базы делопроизводства, которая  представляет собой совокупность законодательных   актов РФ и РТ, методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

- Работа по документационному обеспечению на основе научных принципов организации управления делопроизводством

- Включение в  документирование деятельности  ДОУ такого основного понятия  как «документ», выполняющего определенные  функции, классифицирование по  признакам.

- Унификация  и стандартизация в делопроизводстве.

- Нормирование  оформления документов.

- Управление  документацией: создание условий  обеспечивающих хранение необходимой  информации и снабжение ею  потребителей в установленные  сроки с наименьшими затратами.  Это направление включает функцию  и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнение документов, создание информационно-поисковой системы по документам учреждения(регистрация, индексирование, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел, архивное хранение.

Документирование  деятельности  учреждения.

Деятельность  любого учреждения сопровождается составлением различных видов документов

При всем многообразии выделяют следующие виды документов:

- организационные  ( устав, структура и штатная  численность, штатное расписание, должностные инструкции и пр.);

- распорядительные ( приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения и  пр.);

-информационно-справочные (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы и пр.);

- по личному  составу;

- предложения,  заявления жалобы граждан;

- финансово-бухгалтерские;

- технико-технологические;

- контрольно-ревизионные;

Организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом»  учреждения, по которому формируют мнение о деловых  качествах его руководителя и  сотрудников. Правильное оформление ОРД – базовый процесс в реализации всех управленческих  решений.

Следует отметить, что организация делопроизводства в Доу имеет свою специфику  которая определяется:

- отсутствием  службы документационного  обеспечения;

- незначительным объемом документооборота;

- слабо развитой (неразветвленной)  структурой управления, небольшой  штатной численностью  работников;

-отсутствием  нормативных  документов, непосредственно  регламентирующих работу с документацией  именно в ДОУ;

- отсутствием  особой научно-исторической ценности документов.

Все документы, образующиеся  в деятельности ДОУ, можно разделить на две большие  группы:

 

Деятельность  ДОУ по управлению документацией  в отличие от общеобразовательных  учреждений достаточно специфична и  проблематична, так как в его  структуре отсутствует служба документационного  обеспечения управления. Поэтому в МДОУ работа с документами возлагается на заведующую.

Документационное  обеспечение управления ДОУ включает следующие направления работы:  организацию документооборота, контроль исполнения документов, составление  номенклатуры дел, архивное хранение документов.

Организация документооборота.

Документооборот – движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело. Различают документы: входящие, исходящие и внутренние.

Схема работы с  внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем делопроизводитель регистрирует его в журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы; приказы по основной деятельности; приказы по личному составу; организационные документы; распорядительные; информационно-справочные.

Во всех организационных, распорядительных документах делопроизводитель  собирает подписи, подтверждающие ознакомление с содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Контроль  исполнения документов.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель  ДОУ. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т.е. осуществляет формализованный контроль.

Руководитель  после ознакомления с документом или его подписания может поставить  его на контроль, заполнив для этого  регистрационно-контрольную карточку.

Вся поступающая  в ДОУ документация исполняется в соответствии со сроками, указанными в резолюции  руководителя. Если срок указан в самом документе, он должен быть исполнен в течение одного месяца, телефонограммы – в двухдневный срок.

 Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителя  тогда, когда  решены все поставленные в нем вопросы.

Результаты  исполнения записываются в краткой  форме на самом документе (в левом  нижнем углу), отметка об его исполнении ставится в журнале регистрации  и на регистрационно-контрольной  карточке.

Составление номенклатуры дел.

Для правильного  оформления дел ДОУ, обеспечивающего  быстрый поиск документов по их содержанию  и видам , производится классификация  документов, которая закрепляется в  номенклатуре дел, заводимых в делопроизводстве  дошкольного учреждения в течение календарного (учебного) года с указанием сроков их хранения.

Ежегодно в  декабре руководитель ДОУ составляет и утверждает  номенклатуру дел  на следующий год, вводит  её в  действие с первого января своим  приказом, а также обязательно согласовывает со специалистом ИМЦ. В случае реорганизации или изменения структуры ДОУ номенклатура дел подлежит досрочному пере составлению.

Если в течение  года в деятельности ДОУ образуются новые дела, они вписываются от руки в действующую номенклатуру дел. Для этого оставляются свободные места в каждом разделе.

Номенклатура  дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для   работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности ДОУ, кроме технической документации и печатных изданий.

Исходя из специфики  деятельности ДОУ в номенклатуру дел включены разделы:

01 – руководство;

02 – воспитательно-образовательная   работа;

03 – кадры;

04 – бухгалтерия;

05 – хозяйственная  часть; 

06 – медицинская  часть;

07 – делопроизводство;

08 – охрана  труда.

Архивное  хранение документов.

Подготовка дел  к последующему хранению и использованию  проводится в несколько этапов.

1 этап. В соответствии с номенклатурой дел сверяются все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводится их сортировка и группировка на дела:

- использующиеся  в дальнейшем и переходящие;

- временного  срока хранения (10 лет);

- постоянного  и долговременного срока хранения ( свыше 10 лет)

Выделяются дела, подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

2этап. Приказом заведующей ДОУ в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой входят главный  бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

В ДОУ экспертная комиссия в основном проверяет правильность дел, обор для уничтожения. Все заседания  экспертной комиссии протоколируются  в специальном журнале.

3этап. Дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив ДОУ. Для этого  выделено специальное помещение.

К оформлению дел  долговременного  и постоянного  хранения предъявляются определенные требования. Их правильное хранение  важно, так как это в основном документы по финансовым и кадровым вопросам  деятельности ДОУ.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешаются. Только по письменному  заявлению работника делопроизводителем делается выписка из документов и  заверяется в установленном порядке.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс  управления документацией в течение  года. С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться  в новые дела   и нумерация  начинается с единицы.

Таким образом, качество управления ДОУ напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.