Деловые совещания , их виды , порядок подготовки и проведения

ГБОУ СПО  МО ДАТ

 

 

 

 

 

Реферат на тему :

“ Деловые совещания , их виды , порядок подготовки и проведения ”

Выполнила : студентка группы БК-2-71 Новикова Кристина

Проверил: преподаватель Сафонова Татьяна  Ивановна

 

 

 

 

 

Г.  Долгопрудный , 2013 г.

Содержание

 
1 Понятие служебного совещания  и принципы его организации

2 Виды служебных совещаний

3 Особенности подготовки служебного совещания

3. Процесс проведения служебного  совещания

3.1 Особенности процесса  проведения служебного совещания

3.2 Стили поведения руководителя  на совещании

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
1. Кроме деловых бесед и коммерческих  переговоров в предпринимательской  практике широко распространены  деловые (служебные) совещания,  которые представляют собой способ  открытого коллективного обсуждения  тех или иных вопросов. Решения,  принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что  принимаются узким кругом управленцев.  Суть делового совещания заключается  в том, чтобы обеспечить свободную  дискуссию и выработать общее  решение на основе учета самых  разных мнений.

Таким образом, деловое (служебное) совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые  совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

регулярность проведения;

сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

урегулирование  на совещаниях вопросов корпоративных  отношений (к таким вопросам можно  отнести изменение приоритетов  внутрифирменных отношений, уточнение  функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов  предыдущих программ);

руководителю следует  помнить, что совещание оказывает  огромное влияние на его имидж  и стиль деловых отношений.

В вопросе организации  служебных совещаний следует  остерегаться крайности - их чрезмерного  количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.

Действенность совещания  должна восприниматься в качестве этической  нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного  отношения к сотрудникам со стороны  организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны: - четко определить целевую направленность и предмет  совещания; - выбрать его оптимальный  регламент (причем в данном случае понятие "регламент" можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания  и ответственных за его проведение); - не сводить совещание к решению  частных вопросов, которые можно  решить "в рабочем порядке". При этом следует помнить, что  служебное совещание - это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.

Руководителям и  специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых  совещаний:

в организационной  деятельности нет мелочей;

техническая сторона  организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

должен быть подготовлен  ведущий (предусмотрена замена, помощники  ведущего и другой вспомогательный  персонал).

Особенность подготовки внутреннего совещания - общение  коллег по общим для всего коллектива проблемам - это часть корпоративной  культуры, поэтому, перед началом  подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит  ответить на вопросы: нужно ли проводить  данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие  будет невозможным; какие вопросы  внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты  предполагаемого результата обсуждения вопросов.

Ведущий совещания  обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный.

Дипломатический стиль  предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные  идеи согласуются между собой. При  этом неизбежны компромиссы.

При авторитарном стиле  руководства некоторые участники  стремятся "протащить" свои проекты, действуют напористо. При таком  ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую  информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

Авторитарное ведение  совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том  случае, если необходимо как можно  быстрее принять решение.

Психологи утверждают, что оба стиля поведения - дипломатический  и авторитарный - могут приводить  к успеху. Однако авторитарное ведение  совещания следует отнести к  нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше.

2. Прежде всего,  каждый руководитель до проведения  совещания должен определить  основные цели, которые он собирается  достичь с помощью этого метода  работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных  задач, обучения и воспитания  подчиненных, видимости интенсивной  работы (о чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности  и т.д.). Четкая постановка цели  наполовину гарантирует успех  совещания. Во-вторых, руководитель  должен определить вид совещания,  которое он планирует проводить.

По своей общей  целевой направленности совещания  могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение  до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение  возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы  каких-либо мероприятий. Если позволяет  время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая  на слух.

Оперативное совещание  посвящено выяснению текущего состояния  дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих  по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной  структуры в связи с текущими производственными задачами.

 Проблемное совещание  является наиболее сложным его  видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на  поиск оптимальных решений, вынесение  на обсуждение хозяйственных  проблем, рассмотрение перспективных  вопросов развития, обсуждение инновационных  проектов. В процессе такого совещания  вырабатывается коллективное решение  по комплексным вопросам, затрагивающим  изменение функциональных задач  звеньев структуры или их приспособление  к новым направлениям деятельности  организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.

Таким образом, деловые (служебные) совещания являются одной  из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени  в современном бизнесе. Деловые  совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Эти моменты будут рассмотрены  в следующих главах контрольной  работы.

3. Подготовка к проведению делового совещания.

В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения  о его проведении, определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и  его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и  проекта решения, предварительная  подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту  заседания.

После того как принято  решение о проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное число, но только тех, которые  действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при  отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

Поскольку деловое совещание  предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать дискутантов. Причем речь идет не о поиске угодных руководству лиц, а о привлечении к участию в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их приверженцев. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей  в течение дня без конца  переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно  проводить в начале или в конце  рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени — т. е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу — начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.

Требуется заблаговременно  оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

3.1 Особенности  процесса проведения служебного  совещания

 

Начинать совещание нужно  вовремя и сразу согласовывать  с его участниками правила  совместной работы, например ограничение  времени выступлений или порядок  принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение  протокола.

Эффективный ход совещания  во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.

Залогом активности на совещании  является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.

Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.

Если на собрании будет  председательствовать руководитель, ему  следует начинать заседание с  небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. В нем надлежит определить: цель собрания и повестку дня; порядок  ведения дискуссии; предысторию  обсуждаемой проблемы; ее предполагаемые результаты; возможные решения и  условия их принятия или отклонения; порядок ведения протокола.

Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно  должно иметь перерывы, необходимые  для поддержания высокой активности участников.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует [9]:

Оставаться на нейтральных  позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

Постоянно поддерживать разговор.

Немедленно принимать  меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

Выслушивать мнения всех оппонентов.

Нетерпимо относиться к экскурсам  в прошлое и к отклонениям  от темы.

При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: "Что именно вы имеете в виду?".

Чаще подводить промежуточные  итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую  тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить  группе опровергать утверждения  спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов  необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, - как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.