Циркуляция информации в организации

       1. Спілкування є однією з центральних проблем, через призму якої визначають питання сприймання й розуміння людьми одне одного, лідерство і керівництво, згуртованість і конфліктність, міжособистісні взаємини та ін. Із розуміння ролі й знання механізмів спілкування виник менеджмент як функція з керівництва людьми і галузь людського знання, що допомагає здійснити цю функцію. Менеджер, керівник витрачає на спілкування 50—90% робочого часу, щоб реалізувати свою роль у міжособистісних взаєминах, інформаційному обміні та процесі прийняття рішень і виконання управлінських функцій планування, організації та контролю.

    Управління органічно пов'язане з інформацією, з перебігом інформаційних процесів. Безперервна циркуляція інформації між компонентами системи, між системою в цілому та оточуючим її середовищем є неодмінним атрибутом управління. Саме завдяки інформаційним процесам система здатна здійснювати доцільну взаємодію з оточуючими умовами, координувати та субординувати відносини власних компонентів, спрямовувати їхній рух на досягнення запрограмованої мети. Внаслідок цього самокерована система здатна зберігати свою цілісність, якісну специфіку, а часто (мова йде насамперед про соціальні системи) не тільки зберігатися, але й вдосконалюватися, розвиватися.

Мал.. 1. Циркуляція інформації в організації

      Будь-який управлінський цикл починається зі збирання, обробки інформації і закінчується здобуванням інформації, яка є вихідною для нового управлінського циклу. Розробка стратегії управління (перспективних цілей і завдань), вироблення і вибір управлінських рішень, організація їхнього виконання, регулювання та контроль, підбиття підсумків виходять із споживання здобутої інформації і закінчуються видачею нової інформації.

      Іншими словами, управління суспільством невіддільно від безперервного процесу виробництва та відтворення соціальної інформації. Цей процес передбачає:

• збирання та зберігання інформації, набутої попередніми поколіннями;
• засвоєння нинішніми поколіннями набутої інформації (навчання, освіта);
• прогнозування, планування виробництва і власне виробництво інформації (наукові дослідження, винаходи, відкриття, узагальнення практичного досвіду в галузі виробництва, соціально-політичних відносин, духовного життя і т. д.);
• збирання та відбір інформації, потрібної для управління, її оцінка;
• аналітико-синтетичну переробку інформації (бібліографічне описання, класифікація, предметизація, анотування, реферування, переклад, кодування);
• зберігання та пошук інформації;
• фотографування, електрофотографування, розмноження;
• поширення, пропаганду, передачу інформації споживачу;
• використання інформації;
• контроль за ефективністю використання інформації.

2.      Отже, управління нерозривно пов'язане з інформацією. Без інформації немислимо ефективно керувати системою, забезпечувати її раціональне функціонування та успішний розвиток, неможливо досягти поставлених цілей. 

     Спілкуючись, люди обмінюються інформацією, узагальненнями, думками, почуттями. Тому спілкування — це:  

— комунікація, приймання  і передавання інформації;  

— взаємодія, взаємовплив, обмін  думками, цінностями, діями; 

— сприймання та розуміння  одне одного, тобто пізнання себе та іншого.

    Комунікація є важливим чинником існування суспільства. Суспільства без спілкування немає. Воно є тим процесом, який і забезпечує утворення суспільства (общение - общество; communication - community; спілкування - спільнота). Обмін інформацією в організації є важливим чинником ефективності її діяльності, досягнення цілей та ін..

3. Наприклад елементи «кола» циркуляції інформації спортивного клубу з єдиноборств «Легіон» складаються с невеликої системи міжрівневої комунікації. Включаючи передачу інформації від вищестоящих до нижчестоящих, і навпаки, підсистем (включаючи прямі і зворотні зв’язки) .

      Міжрівнева комунікація  в організації . Інформація переміщається усередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підпорядкованим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретні завдання, рекомендованих процедурах і тому подібне. Тобто керівник спортивного клубу по єдиноборствах може повідомляти персонал про майбутні зміни в наданні  послуги. У свою чергу, керівник повинен проінформувати підлеглих про особливості підготовлюваних змін.

      Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. Від клієнтів тренерам, від тренерів до керівництва.

         Тобто в системі від низу до верху, також виконують функцію сповіщення верху про те, що робиться на нижчих рівнях. Таким шляхом керівництво дізнається про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення стану справ. Остання управлінська інновація в комунікаціях по висхідній - це створення груп з робітників, які регулярно, зазвичай на 1 годину в тиждень, збираються для обговорення і рішення проблем у виробництві послуг або обслуговуванні споживачів.

Список літератури

1. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: Омега-Л, 2004.- 354 с.
2. Брэддик У. Менеджмент организации.- М.: Инфра-М, 2006.- 336 с.
3. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: Омега-Л, 2004.- 354 с.