Автоматизация регистрации и обработки заказов

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного.

Внемашинное ИО включает систему классификации и кодирования технико-экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).

Внутримашинное ИО подразумевает совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определённым признакам.

Организация информационного обеспечения определяется составом объектов отражаемой предметной области, задач, данных и совокупностью информационных потребностей пользователей автоматизированной системы.

Для правильной работы создаваемой  системы должны быть представлены входные  документы, с помощью которых  будут вносится первоначальные данные.

Входным документом, который необходим для работы системы будет:   каталог - в нем клиент сможет выбрать продукцию и заказать её; данные о клиенте, т.е. паспорт, чтобы зафиксировать ФИО и адрес проживания, для доставки заказа.

 

3.2 Основные  возможности программы MS Access для  создания АИС.

 

Программное приложение Microsoft Access является удобной настольной системой управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет  пользователю при минимальной предварительной  подготовке довольно быстро создать  полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Система Access — это  набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В  ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему  можно рассматривать и как  среду разработки приложений. Используя макросы Access или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

• Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
• Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
• Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

• 3.3 Разработка программного продукта АИС регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто»

 

Под разработкой  программного продукта понимается род  деятельности или процесс, направленные на создание и поддержание работоспособности качества и надежности программного обеспечения, используя технологии, методологию и практики из информатики, управления проектами, математики, инженерии и других областей знания.

Как и другие традиционные инженерные дисциплины, разработка программного продукта имеет дело с проблемами качества, стоимости и надёжности. Некоторые программы содержат миллионы строк исходного кода, которые, как ожидается, должны правильно исполняться в изменяющихся условиях. Это такой же трудоемкий процесс, как и создание самолёта.

Под программным  продуктом понимается программа, которую  независимо от её разработчиков можно  использовать в предусмотренных  целях на разных компьютерах, если только они удовлетворяют её системным  требованиям. Сформулированное сейчас определение верно не только для отдельной программы, но и для программного комплекса. При этом когда говорится о возможности использования, то иметься в виду сразу несколько обстоятельств:

• Программа в состоянии нормально функционировать не только на компьютере у автора, а в рамках любой подходящей системы;
• Автор (или иной правообладатель) на определённых условиях позволяет распространять и использовать программу;
• Человек, получивший в распоряжение дистрибутив программы, сможет самостоятельно установить и полноценно применить её.

3.3.1 Разработка  интерфейса программы

 

В окне Приступая к  работе с Microsoft Office Access в разделе  Новая пустая база данных выбирается команда Новая база данных.

В области Новая база данных в поле Имя файла вводится имя файла.

Нажмите кнопку «Создать».

Будет создана новая база данных и открыта новая таблица в режиме таблицы.

Для удобного пользования системой, необходимо создать кнопочную форму, которая облегчит, ускорит и сделает  более понятной дальнейшую работу с  системой. Для этого в меню сверху выбирает Работа с базами данных ―› Диспетчер кнопочных форм, перед нами откроется окно, в котором мы будем создавать кнопки.

Рис 3.3.1.1 - Диспетчер кнопочных форм

В этом окне мы переименовываем  главную кнопочную форму под  название нашей системы – «Добро пожаловать»; и создаем несколько кнопок – «Заказы», «Отчеты», «Посмотреть каталог» и «Закрыть БД». Каждая кнопка выполняет определенную функцию, которая прописывается в окне Изменение элемента кнопочной формы.

Рис 3.3.1.2 - Изменение элемента кнопочной формы

В результате получается готовая кнопочная форма, которая  выглядит следующим образом.

Рис 3.3.1.3 - Готовая кнопочная форма

Все элементы кнопочной  формы размещены и настроены, выполняют свои функции, осталось сделать  оформление системы, как требует  того Заказчик.

Для этого мы переходим  на вкладку Формы, выбираем нашу кнопочную форму, и осуществляем ее открытие в режиме Конструктор.

Рисунок 3.3.1.4 Открытие формы  в режиме Конструктор

После выполнения оформления , как требовал того Заказчик, получаем главную кнопочную формы имеющая данный вид.

Рис 3.3.1.5 - Главная кнопочная форма

Данная форма будет  представлять интерфейс нашей системы.

• 3.3.2 Представление таблиц реляционной базы данных регистрации и обработки заказов автосервиса «Элекс Авто»

 

АИС автосервиса «Элекс Авто» включает в себя четыре таблицы: «Товары», «Заказ авто», «Заказчики», «Производственный цех».

При работе с таблицами в АИС автосервиса «Элекс Авто» используются следующие типы данных:

• текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;
• числовой – тип данных для хранения чисел;
• денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);
• Логический - тип данных поля, при котором поле может содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет».
• Дата/время - тип данных баз данных MS Access, предназначенный для сохранения значений даты и времени.
• Поле объекта OLE - тип данных поля, используемый для сохранения объектов из других приложений, связанных или внедренных в базу данных MS Access.
• Мастер подстановок - cоздает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

 Начинаем создавать  таблицу «Товары». Для разработки таблицы «Товары» необходимо в окне базы данных выбрать объект Таблицы → Создать в режиме конструктора.

Для заполнения списка полей  необходимо в столбце Имя поля ввести имя Код_товара и выбрать тип данных текстовый.

Для того, чтобы выбрать  тип данных необходимо в столбце Тип данных из раскрывающегося списка выбрать Текстовый.

Рисунок 3.3.2.1 Выбор типа данных

 

Далее заполнить поля:

• Наименование (текстовый);
• Цена (денежный);
• Заказать (логический);
• Картинка (Поле объекта OLE).

Для обеспечения связей между таблицами необходимо наличие  ключевого поля. Для создания ключевого поля необходимо правой кнопкой мыши щёлкнуть по имени поля Наименование и выбрать Ключевое поле. Далее сохранить таблицу под названием «Товар».

Для заполнения таблицы  необходимо двойным щелчком мыши открыть таблицу «Товары» и заполнить записи.

Рисунок 3.3.2.2 - Таблица  Товар

В таблице «Заказ авто» используем мастер подстановок для полей Наименование продукции и Цех-исполнитель.

Рисунок 3.3.2.3 Тип данных мастер подстановок

Аналогично поступаем  с остальными таблицами, только выбираем нужный вид типа данных.

После создания таблиц осуществляем между ними связь через схему данных.

Рисунок 3.3.2.4 Схема данных

При установке связей устанавливаем галочки на Обеспечение  целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей, благодаря чему мы получим отношение «один-ко-многим».

 Рисунок 3.3.2.5 - Создание связей между таблицами.

• 3.3.3 Разработка запросов по системе

 

В АИС автосервиса «Элекс Авто» для обработки всей информации используются следующие запросы на выборку, созданные с помощью мастера запросов:

Рисунок 3.3.3.1 Список запросов

 

Запрос на выборку  «Заказ на продажу»

Рисунок 3.3.3.2 запрос Заказа на продажу

 

Параметрический запрос, помогающий узнать, что заказал той  или иной заказчик.

Рисунок 3.3.3.3 Параметрический  запрос

Запрос отображющий  количество заказов каждой организацией.

SELECT DISTINCTROW [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], Товар.Цена, [Заказ авто].Количество, Sum([Заказ авто].Сумма) AS Сумма

FROM Товар INNER JOIN [Заказ  авто] ON Товар.Наименование=[Заказ авто].[Наименование  авто]

GROUP BY [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], Товар.Цена, [Заказ авто].Количество

HAVING ((([Заказ авто].Заказчик)=[введите  заказчика]));

Запрос выводящий список заказов сделанных в 2011 году.

SELECT [Заказ авто].[Код  заказа], [Заказ авто].[Дата поступления  заказа], [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], [Заказ авто].Количество, [Заказ авто].Сумма, [Заказ авто].[Цех-исполнитель], [Заказ авто].[Сроки выполнения заказа]

FROM [Заказ авто]

GROUP BY [Заказ авто].[Код  заказа], [Заказ авто].[Дата поступления  заказа], [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], [Заказ авто].Количество, [Заказ авто].Сумма, [Заказ авто].[Цех-исполнитель], [Заказ авто].[Сроки выполнения заказа]

HAVING ((([Заказ авто].[Сроки  выполнения заказа]) Between #1/1/2011# And #12/31/2011#));

Запрос выполняющий  поиск товара по коду.

SELECT Товар.Код_товара, Товар.Наименование, Товар.Цена, Товар.Заказать, Товар.Картинка

FROM Товар

WHERE (((Товар.Код_товара)=[Введите  код товара]));

Рисунок 3.3.3.4 Ввод параметра

Рисунок 3.3.3.4 Результат  запроса поиск товара по коду товара

• 3.3.4 Разработка форм и отчетов к программному продукту

 

 

Разработка форм для  системы позволяет выполнить  некоторые операции в наглядном  и удобном виде для пользователя. Форма «Товар» позволяет добавить информацию о новой продукции, заполнив необходимые поля. Так же данная форма позволяет удалить информацию о существующих товарах .

Рисунок 3.3.4.1 – Товар

 

Формы «Сделанные заказы», «Прием заказа » и «Удаление заказа»  одинаковы по структуре, только разные функции, соответственно они выполняют просмотр сделанных заказов, добавление нового заказа, и удаление существующего заказа.

Рисунок 3.3.4.2-Просмотр сделанных  заказов

Также создаем остальные  формы, которые имеют свою индивидуальную структуру и функции.