Аналітична робота на підприємстві

Підготовчий етап аналітичної  роботи на підприємстві 

При здійсненні аналізу діяльності підприємств  і об'єднань виділяють три етапи  роботи. Перший етап (підготовчий) включає в себе роботи організаційного характеру, що гарантують достатню глибину й оперативність аналізу (планування, визначення об'єктів аналізу, складання програми та ін.); другий - основний етап - це власне аналітичні роботи (збір і обробка даних, їх систематизація і зіставлення, виявлення впливу факторів і т. д.); на третьому (підсумковому) етапі узагальнюють і оформлюють результати аналізу, а також розробляють пропозиції щодо їх реалізації.

Підготовчий етап передбачає визначення мети й  об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу і графіка його проведення, розробку програми і всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т. д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу і попереднього ознайомлення з нею. За допомогою оцінювання напруженості й обгрунтованості плану; оцінювання результатів діяльності, враховуючи ефективність використання ресурсів; підведення підсумків внутрішнього розрахунку можливо визначити мету аналізу. Об'єкти аналізу відбирають такі, вивчення яких дало б змогу отримати відповіді на поставлені запитання (залежно від мети аналізу).

Ознайомлення  з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за окресленою програмою чи відібраними об'єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки і недоліки.

Планування  аналізу охоплює широке коло питань. До них належать не лише встановлення термінів виконання окремих робіт, переліку виконавців і розподілу  обов'язків між ними, а й складання самої програми аналізу, визначення його інформаційної бази.

Графік  виконання аналітичних робіт  має передбачати найстисліші  терміни, бо чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом. Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу і від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки і вручну без участі найкваліфікованіших робітників. Інша частина робіт -безпосередній аналіз оброблених і згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі в них добре підготовлених теоретично і практично фахівців.

Розробка  програми і вибір методики аналізу - один з важливих етапів підготовчого періоду, що значною мірою визначає кількість та ефективність всієї  аналітичної роботи. У програмі потрібно відобразити мету, об'єкти й основні напрямки аналізу, період, який він охопить, ступінь деталізації і глибину вивчення окремих сторін діяльності, використані приклади аналізу, його інформаційне і технічне забезпечення. Відображення у програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від того, який аналіз проводять - повний (комплексний) чи тематичний (цільовий), за який період часу (місяць, квартал, рік, п'ятирічка), на якому рівні управління (виробниче об'єднання чи його підрозділ, ВПО, міністерство), хто є суб'єктом аналізу (відділи і служби об'єднання, контролюючі органи) і т. ін. У ряді випадків програма передбачає заходи щодо поповнення додатковою інформацією. Можливості використання при аналізі обчислювальної техніки знаходять відображення у програмі залежно від того, хто і якою технічною базою володіє. В усіх випадках потрібно передбачити максимальне використання техніки для аналітичної обробки інформації, оскільки це не лише полегшує працю фахівців, звільняє їх від рутинної роботи, а й дає змогу поглибити, пришвидшити аналіз.

Програма  аналізу передбачає розробку макетів  аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення, методичних вказівок виконавцям щодо використання конкретних джерел даних, технічних прийомів аналізу й оформлення результатів проведеної роботи.

Планування  аналітичної роботи містить два  аспекти: складання комплексного плану  організації і проведення всієї  аналітичної роботи в госпорганах  та складання планів для різних тематичних аналізів, передбачених комплексним планом. Незважаючи на те, що в обох випадках основні елементи плану (мета, об'єкти, терміни, виконавці, програма, інформаційне і технічне забезпечення аналізу) однакові, зміст їх значно відрізняється.

У першому  випадку мова йде про планування на рік (квартал) постійно діючої розгалуженої системи комплексного аналізу (з визначеною метою, об'єктами, системою аналітичних показників, суб'єктами аналізу, інформацією і т. д., що відображають специфіку окремих структурних підрозділів і функціональних служб). При цьому необхідно забезпечити осіб, які приймають рішення (ОПР) у встановлені терміни, у достатньому обсязі потрібною аналітичною інформацією для господарського керівництва.

У такому комплексному плані доречно використати  сіткові графіки для зв'язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами об'єднання, а також для фіксування того, хто коли і куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу. Щоб уникнути паралелізму в проведенні аналізу, потрібно скласти комплексний план, що охоплює також участь у цій роботі громадського бюро економічного аналізу (ГБЕА), про яке мова піде нижче.

У плані-описі  організації і проведення аналізу  в цілому по об'єднанню повинні  бути передбачені заходи, пов'язані з методичним керівництвом аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівниками й інструктивними матеріалами) і з контролем за її ефективністю (систематичні наради з обговорення виконання плану аналізу, використання в управлінні виробництвом його результатів).

Плани тематичних (цільових) аналізів складають  відповідно до можливостей з метою  глибокого вивчення окремих сторін діяльності об'єднання (підприємства).