Анализ использования рабочего времени

-опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%). События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка.

-чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь

представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-,средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

-над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

-планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

              -восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

-фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

-следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

-следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

Переработка - перепроверка.

План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

Согласование временных планов:

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

                      3.3.   Реализация и организация                     

Предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы:

правила начала дня, основной части дня и конца дня.

     Правила начала дня:

1) начинать день с позитивным настроением;

2) начинайте работу по возможности в одно и то же время;

3) перепроверка плана дня, составленного накануне

4) вначале – ключевые задачи;

5) приступать без раскачки;

6) согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и

сможет оградить руководителя от ненужных помех);

7)утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами;

     Правила основной части дня:

8) хорошая подготовка  работы;

9) влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;

10) перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;

11) отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

12) избегать незапланированных импульсивных действий;

13) своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;

14) небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);

15) рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте);

16) использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;

17) в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);

18) выкраивать спокойный час;

19) контролировать время и планы;

     Правила завершения рабочего дня:

20) завершить начатые небольшие дела;

21) контроль за результатами и самоконтроль;

22) план на следующий день;

23) каждый день должен иметь свою кульминацию.

Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм. У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей - так это относительные, ритмичные колебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.

4. Особенности тайм-менеджмента в России.

Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы:

1группа: руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

              2 группа: новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

Российская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной  экономике  внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют  в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к  противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты).

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами. В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи.

Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.

В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он   упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.

То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально,    т. к.  для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ:

1.  Архангельский Г.А. Организация времени. - СПб.: Питер, - 2006. - 448с.

2. Азарова, О.Н. Тайм-менеджмент за 30 минут. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 160 с.

3. Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. - М.: Вильямс, 2007. - 368с.

4. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время”  М.: Интерэксперт, 1995

5. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем.- СПб.: Речь, 2006.-371с.

6.  Мерзлякова, Е.Н. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника. СПб.: Речь, 2007. - 240с.

7. Прентис, С. Интегрированный тайм-менеджмент. - М.: Добрая книга, 2007. - 145с.