Административный менеджмент

      На  регистрируемых документах проставляется  регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления  документа, его номер.

      Входящие  документы проходят предварительную  обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

      - руководителям организации —  для обязательного рассмотрения;

      -    структурным подразделениям —  для исполнения. Документы, которые  исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям

      Руководитель  организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

      Документ  с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

      Обработка исходящих документов.

      Исходящими  называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

      - составление проекта документа  исполнителем;

      - согласование проекта документа;

      - проверка правильности оформления проекта документа;

      - подписание документа руководителем;

      - регистрация документа;

      - отправка документа адресату;

      - подшивка второго экземпляра (копии)  документа в дело.

      Проект  документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность  оформления  документа,  наличие  необходимых реквизитов.

      Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ  ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ 

4.1. РАЗРАБОТКА ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МАТРИЦЫ

      Функциональная матрица - это модель, в которой отражаются взаимосвязи и взаимозависимость между работниками аппарата управления в процессе выполнения функций управления. Функциональная матрица процесса управления в ООО «Мегатекс» представлена в табл. 6. Здесь процесс управления представлен в виде матрицы взаимодействия звеньев процесса управления.  В ней виды  взаимодействия дифференцированы  по стадиям процесса управления и указаны звенья, вступающие во взаимодействие.

      Таблица 6

       Функциональная матрица ООО «Мегатекс» 
 
 

 

      P - принятие решения; С - согласование; К - контроль; П  -подготовка решения; СО - совместное обсуждение; КК - консультация; ОИ - обмен информацией. 

      4.2. РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТОГРАММЫ ДЛЯ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

      Документограмма организационный документ, регламентирующий процедуру подготовки исходных данных, составления документа, согласования, утверждения и рассылки (экспедиции) каждого экземпляра; служит организационным средством определения функционально и технологически обособленных коммуникаций между рабочим местом составителя документа и другими подразделениями.

      Таблица 7

      Документограмма планирования и учета деятельности на предприятии 

 
---
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Документограмма отдела кадров представлена в табл. 8.

      Таблица 8

      Документограмма отдела кадров ООО «Мегатекс»

 

        В – Возникновение документа

      З – Визирование документа

      У - Утверждение документа

      И – Использование документа

      Х – Хранение и использование документа 

      Приказ  о приеме на работу (№ П-1) применяется  для учета принятых на работу работников и оформляется в отделе кадров на всех работников. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа в необходимых случаях является пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы. Согласие работника с условиями труда, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки в случае необходимости проставляются на обратной стороне приказа. Подписанный руководителем предприятия (организации) приказ объявляется работнику под расписку, на основании которого сотрудник отдела кадров заполняет личную карточку и делает соответствующие записи в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный ему документ.

      Приказ  о переводе на другую работу (№ П-5) применяется при оформлении перевода работника из одного цеха (отдела, участка) в другой и оформляется сотрудником отдела кадров в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию предприятия. Приказ визирует начальник цеха (отдела, участка) предыдущего и нового места работы и подписывает руководитель предприятия (организации), после чего отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На обратной стороне приказа делаются отметки о несданных материальных и других ценностях, которые учитывались (числились) за работником по предыдущему месту работы.

      Табель  учета использования рабочего времени  и расчета заработной платы (форма  № П-12 и форма № П-13) применяется  для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, для контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности. Указанный табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом и после соответствующего оформления передается в бухгалтерию.

      Приказ  о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, которые  предоставляются работнику в  соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, контрактом, графиком отпусков. Данный приказ оформляется в двух экземплярах и подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка)   и   руководителем   предприятия   (организации),   один   экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия делает расчет отпускных.