Оптимизация бизнес-процессов в логистических струкутрах

Оптимизация бизнес-процессов  предприятия в логистических  структурах

 «Бизнес-процесс -  это целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая ряд данных на входе в ряд данных на выходе (товары или услуги), представляющих ценность для потребителя»¹.

Современная экономика России полностью перешла на деятельность в рыночных условиях. Кроме того, предприятия России все в большей  степени интегрируются в мировую  экономику. Эти условия требуют  повышения конкурентоспособности  российских предприятий, повышение  эффективности управленческой деятельности.

Тема исследования бизнес-процессов, на мой взгляд, очень актуальна,  поскольку современные предприятия в условиях растущей конкуренции вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Какие пути улучшения деятельности предприятия выбирает современный  руководитель?           

Руководитель должен, в первую очередь, обладать необходимой и достаточной информацией о работе своего предприятия и предпочтениях клиентов. Необходимой и достаточной является информация, позволяющая знать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними поставщиками и заказчиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. А для того, чтобы совершенствовать процессы производства на предприятии, необходимо оптимизировать бизнес-процессы в логистических структурах. Вопрос об оптимизации логистических процессов рано или поздно возникает у компаний, занимающихся торговлей или производством, оказанием транспортных или складских услуг. В условиях быстрорастущего производства для развития бизнеса, его структуризации и установления системы управления логистикой она становится необходимой. В случае оптимизации создается отлаженный механизм, способный управлять и контролировать весь процесс продвижения товарно-материальных ценностей (от сырья и полуфабрикатов до готовых изделий, если с этим напрямую связана наша деятельность).

Таким образом, оптимизация  логистических процессов позволяет  избежать рисков и непредсказуемых  издержек, сократить накладные расходы  и затраты, повысить качество работы предприятия и сделать его  конкурентоспособным.  Теперь мы знаем  насколько оно нам важно!

          Давайте подумаем, как же его применить и с чем его «едят»?

Для того чтобы грамотно выстроить и оптимизировать бизнес-процессы, важным является следующие особенности:

1. Непрерывность бизнес-процессов;
2. Время такта в каждой операции, где отражается частота ритма их проведения и выполнения;
3. Бизнес-процесс -  как круг, который имеет свое начало и завершение в одной точке;
4. В бизнес-процессе участвует один единственный руководитель;
5. Определение запроса - точки в бизнес-процессе, который носит название «статуса» и в каждой из них участвует товарный, документальный и информационные потоки.

Основные бизнес-процессы отражаются  в сферах закупки, складировании  и обработки грузов, выполнение клиентского  заказа и инвентаризация. Все бизнес-процессы должны быть четко отлажены, только при надлежащей организации всего процесса возможна поставка товара по запланированным объемам, в указанные сроки в определенные географические места и организация доставки товара конечному получателю.

При продвижении материалов от источника сырья через цепочку  производственных,  транспортных и  складских операций к конечному  потребителю, учитывая также посредническую деятельность компании в этом процессе, стоимость его постоянно увеличивается. Проведенные в Великобритании исследования показали, что в стоимости продукта, попавшего к конечному потребителю, более 70% составляют расходы, связанные с хранением, транспортировкой, упаковкой и другими операциями, обеспечивающими продвижение товара. Высокая доля расходов на логистику в конечной цене товара показывает, какие резервы улучшения экономических показателей компании содержит оптимизация управления материальными потоками.

 В результате оптимизации бизнес-процессов можно добиться:

- Сокращения временных  затрат на решение типовых  проблем;

- Снижения издержек производства;

- Повышения качества и  скорости производства продуктов;

- Оптимизации методов  работы с клиентами;

- Уменьшения затрат на  обучение персонала;

- Высвобождение рабочего времени и средств для решения стратегических или нестандартных проблем.

Можно выделить четыре главных  принципа оптимизации бизнес-процессов.

1) У оптимизации должна  быть основа. Суть этого принципа  заключается в том, что перед  тем как проводить оптимизацию,  надо четко выделить бизнес-процессы. Оптимизировать хаос может только  Бог. Человеку же надо сначала  «увидеть» ход протекания процессов,  то есть зафиксировать их в  виде моделей «как есть». Ведь  если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время  (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет  нечего (в данной ситуации можно  выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).

2) При оптимизации «рыбу  чистят с хвоста». Данный принцип  означает, что оценивать оптимальность  надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя  их в группы и оперативно  устраняя. А если лично вам  ближе подход от общего к  частному, то вам нужен реинжиниринг, то есть комплексное, системное,  «до основания…». 

3) Решения по оптимизации  - неоднозначны. Другими словами,  велика вероятность того, что  устраняя неоптимальность по одному критерию, мы ухудшаем процесс по-другому. Причем недостаточно просто знать об этом, надо еще и уметь выявлять такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делать обоснованный выбор.

4) Сотрудники не любят  оптимальные процессы. Неизбежным  следствием настоящей оптимизации  процессов является усиление  эксплуатации исполнителей, поэтому  неизбежно явное и неявное,  часто даже неосознаваемое людьми  сопротивление. 

Исходя из принципов, можем  выделить шаги проведения оптимизации  бизнес-процессов, т.е. для начала проводим анализ логистической системы предприятия ("как есть") и составляем модели его процессов. А вот после проведения анализа и выявления ошибок, определяем оптимальность управления процессами. Выявленные недостатки в процессах как раз и будут результатом оценки оптимальности. Далее разрабатываем предложения по устранению выявленных ошибок и разрабатываем модель логистических процессов "как должно быть". Последним важным шагом является проведение оценки эффективности проделанных изменений в компании.

Успешность оптимизации  во многом зависит от точности и  глубины понимания текущей ситуации. Для этого необходимо собрать  и структурировать оптимум информации деятельности компании. Для того, чтобы собрать именно оптимум информации, то есть не мало, но и не слишком много, надо иметь представление об уровнях анализа деятельности оптимизации, упрощенно можно выделить пять основных уровней анализа:

1) Операция - это минимальная  из анализируемых частей деятельности  отдельного сотрудника, выполняемая  им без проведения осознанного  контроля, «машинально», автоматизм  ее выполнения приобретается  за счет многократного повторения (например, переключить скорость  или нажать Ctrl+B в редакторе Microsoft Word, чтобы сделать начертание слова полужирным шрифтом). Любая операция когда-то была действием;

2) Действие - это несколько последовательно выполняемых операций, после выполнения которых, исполнитель осуществляет осознанный контроль (например, припарковаться или выписать разовый пропуск). Причем выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться на уровень профессионала, а не начинающего работника;

3) Процедура - это несколько последовательно выполняемых действий, осуществляемых конкретным исполнителем. У процедуры должен быть результат, который в зависимости от процесса может быть документом, вещью или недокументированной информацией (устное сообщение, электронное письмо, факс…);

4) Бизнес-процесс базового уровня - это последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями и приводящая к получению значимого для организации результата. Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, отгрузка товара на склад и т. п.;

5) Направление деятельности - это укрупненная часть деятельности организации, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня.

Возникает логичный вопрос, - на каком уровне надо описывать  схему процесса? Ведь, с одной  стороны, не зная о том, какие операции, действия совершают сотрудники, и  в какой последовательности выполняются  процедуры, сложно судить о деятельности всего бизнес - направления и необходимых точках оптимизации. Но, с другой стороны, описание процесса на уровне операций, требует слишком больших затрат времени и труда.

Поэтому в соответствии со вторым принципом оптимизации («рыбу  чистят с хвоста») описание деятельности компании начинается с описания бизнес-процессов  базового уровня, то есть описывается  деятельность каждого исполнителя, приводящая к получению результата, значимого для организации. Только отдельные сложные процедуры  бизнес-процесса детализируются до уровня действий. Детализация же до уровня операций целесообразна исключительно  в случае написания технического задания для автоматизации бизнес-процесса.

Итак, на основании проведенных  исследований и полученной мною информации, можно сделать вывод, что необходимость оптимизации внутренних бизнес-процессов в логистических структурах связана с высокой динамикой современного делового рынка. Непрерывные и довольно существенные изменения в технологиях, рынках сбыта и потребностях клиентов стали обычным явлением и предприятия, стремясь сохранить свою конкурентоспособность, должны непрерывно перестраивать корпоративную стратегию и тактику. В целом следует отметить, анализ и работа над внутренними бизнес-процессами идея далеко не новая, но, как показывает опыт, ещё не разработанная с той степенью глубины и конкретики на отечественном рынке, когда реальное внедрение в жизнь любого предприятия не будет вызывать проблем.

Современное предприятие  это, по моему мнению, как корабль, который может плыть, только если все его части будут объединены в определенном порядке и каждая часть выполняет только ту функцию, которая имеет значение для остальных частей и всего корабля в целом. Только при таком условии он сможет держаться на плаву, и им можно будет управлять. Именно потому, что существует необходимость иметь такого рода информацию, где исследуются и описываются бизнес-процессы, которая мне обязательно, как будущему специалисту, пригодится для применения в компании.

 

 

Список литературы

1. Дыбская В.В., Зайцев Е.И., Сергеев В.И., Стерлигова А.Н. ЛОГИСТИКА: интеграция и оптмимизация логистических бизнес-процессов в цепях поставок / Учебник под ред. проф. В.И. Сергеева. – М.: Эксмо, 2008.
2. В. И. Сергеев, М. Н. Григорьев, С. А. Уваров. Логистика: информационные системы и технологии/Альфа-Пресс, 2008
3. С. А. Таран: Логистическая стратегия предприятия. Разработка и реализация. Издательство: Альфа-Пресс, 2010 г.

 

 

 

¹ Август-Вильгельм Шеер . Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. Год выпуска: 1999 
Издательство: Весть-МетаТехнология, стр. 173