Движение материального потока на складе

     Для крупных торговых организаций может  применяться специализированное логистическое  ПО или отдельные модули логистики, например, модуль логистики в ERP-системах - Microsoft Business Solutions - Axapta, SAP, Oracle E-Business Suite.

     Для обеспечения эффективности логистических  операций необходима оперативность  и точность передачи информации между  всеми участниками процесса доставки товара: поставщиком, грузоперевозчиком и торговым предприятием. Это возможно на основе электронного документооборота. 

    Для учета товарно-материальных ценностей на складе применяются следующие логистические решения в области управления запасами:

1. Перечень документов при отпуске товаров со склада:
• Счет-фактура
• Накладная на отпуск товара на сторону
• ТТН (товарно-транспортная накладная)
• Сертификат
• Упаковочный лист
2. Виды цен при учете ТМЦ
• Учетная (твердая, неменяющаяся цена)
• Фактическая = Учет. цена (договорная, контрактная, плановая, оптовая, прейскурантная)
3. Составляющие отклонения: транспортно-заготовительные расходы, расходы на бункерные операции (по сохранению товара в транзите при смене видов транспорта), фактические затраты на содержание заготовительных контор, потери по норме естественной убыли (усушка, утряска, бой - по каждому товару). Например, Т = 20 т. 10 % = 2 т. т. е. у. = 2 т. Потери - 2, 5 тонны. Потери сверх норм естественной убыли (0,5 тонны) относятся на убытки предприятия; затраты на брокерские услуги.
4. Таможенные платежи:
• таможенный сбор,
• таможенная пошлина

       Первичные документы оформляются по ОКУД. ОКУД - общероссийский классификатор управленческой деятельности (утв. Госкомстатом). Первичные документы не реже одного раза в три дня сдаются по реестру в бухгалтерию. Необходимо вовремя предоставить отчетность (раз в квартал, полугодие, 9 месяцев, за год). Отчетные документы также оформляются согласно ОКУД. Анализ финансово-хозяйственной деятельности на предприятии ведется для выявления внутренних резервов и для получения большей прибыли.

       К.С.У. - карточка складского учета по форме М-17. Товар принимается на склад согласно Инструкции П-6 и П-7 (товар отфактурован). Если товар неотфактурован или поврежден, недостача и т.п., покупателю сообщается об этом. Если продавец находится в этом же городе, его представителя ожидают в течение 1 дня для составления акта приемки продукции. Если продавец из другого города - в течение 4 дней. В случае отсутствия продавца (или его представителя), в состав комиссии включается независимое лицо, сведущее в учете ТМЦ. Комиссия оформляет акт приемки материалов по форме М7 в 2 экземплярах. В состав комиссии входят:

• представитель покупателя,
• представитель продавца,
• кладовщик покупателя.

       Со  склада товар поступает либо на сторону, либо на внутреннее потребление.

       При отпуске товара на сторону - оформляется  накладная на отпуск материалов на сторону по форме М15 в 2 экземплярах. При отпуске товара для внутреннего потребления большими систематическими партиями оформляется лимитно - заборная карта по форме М8 в 2 экземплярах. При разовом отпуске для внутреннего потребления оформляется требование-накладная по форме М11 в 2 экземплярах. Систематически реестр прихода и расхода с комплектом первичных документов сдаются в бухгалтерию. Второй экземпляр реестра подкалывается к карточке складского учета.

       На  склад товаро - материальные ценности могут поступать от: юридических лиц (облагается НДС), ПБОЮЛ (облагается НДС при превышении объема реализации 1 млн. руб. с первого января 2002 года), физических лиц, учредителей, при демонтаже основных средств.

     Со склада ТМЦ могут быть отпущены:

• юридическим лицам (облагается НДС),
• физическим лицам (облагается НДС),
• ПБОЮЛ (облагается НДС),
• учредителям,
• быть подарены (облагается НДС) (дарение - безвозмездная передача),
• на внутреннее потребление.

       Обязательные  реквизиты первичных документов при учете ТМЦ:

• Название (отражает содержание хозяйственной операции).
• Порядковый номер (с начала финансового года по каждому виду документов).
• Дата составления документа (документ составляется в момент проведения операции, при невозможности сразу после нее).
• Место составления документа (краткое юридическое название предприятия).
• Содержание хозяйственной операции (краткое, четкое, достаточное)(Что, кому, от кого, сколько, цена, сумма).

       Измерители хозяйственной операции:

• Натуральные
• в системе СИ
• в национальной системе измерений
• в условных единицах
• денежные
• в иностранной валюте (свободно и не свободноконвертируемой)
• в национальной валюте
• в отечественной валюте.

       Подписи ответственных лиц должны сопровождаться указанием должности и расшифровкой подписи.  

        ЗАО «БелПаз» занимается производством и реализацией абразивных инструментов и алмазных порошков. Предприятие организовано в 1992 году в городе Белгороде. Численность работников предприятия на сегодняшний день составляет 98 человек. В логистической цепочке непосредственное участие принимает порядка 16-18 человек. Движение материальных потоков на складе реализовано по следующему принципу:

       За  время существования предприятия  накоплен определенный опыт в складировании и движении материальных потоков.

       Склад организован и оборудован в специальном  помещении. Общая площадь составляет 300 кв.м. На территории склада рядами сооружены  стеллажи. Так как продукция и  хранящееся на складе сырье, очень тяжелые, полки обладают высокой прочностью. Каждая ячейка (полка) пронумерованы в соответствии с рядом, этажностью и занимаемым местом. В последствии заполнение каждой ячейки происходит в соответствие с наименованием и характеристикой товара.

       Структурирование расположения единицы товара задано в специальном программном приложении, используемом на предприятии. Оно представляет собой базу данных, в которой присутствует перечень наименований товаров, определена нумерация в соответствие с рядом, полкой и местом, дата поступления на склад, идентификационный номер менеджера по закупкам, определение объема продукции, описание упаковки, условия хранения, способ транспортировки, дата поступления заявки от менеджера по продажам или от производственного отдела на определенный вид продукции с указанием даты, объема, способа упаковки, документов, для ее дальнейшего использования; дата выбытия со склада, объем, ответственное лицо за выбытие и другие параметры.

       С момента поступления продукции  на склад, менеджер определяет соответствующее место для хранения. Данные об этом вносятся в базу данных. После сохранения информации эти данные доступны для работы менеджеров по производству или продажам. В дальнейшем, при продаже определенного количества товара, менеджеру необходимо заполнить специальную структурированную заявку с указанием параметров заказа для выдачи товара со склада. Такая заявка распечатывается на бумажную основу и подписывается руководителем отдела. Данные об этом передаются заведующему складом. Далее, с помощью заполненной заявки, автоматически заполняются необходимая документация (товарно-транспортная накладная, товарная накладная, счет-фактура, специальный купон). Заказ формируется работниками склада. Время сборки заказа зависит от самого заказа.

       Далее, менеджер передает оформленные документы заведующему складом, который выдает заказ. Корешок купона подписывается обоями сторонам и остается у заведующего складом. В случае потери данных из базы они могут быть восстановлены при помощи этих корешков.

       Складским хозяйством заведуют: заведующий складом и два менеджера, которые работают посменно. Правом подписи на документах приемки и/или отпуска товара со склада имеет только заведующий складом, поэтому все заявки обязательно поступают с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00 – во время работы заведующего складом. А сама погрузка/разгрузка может осуществляться в любое другое время в присутствии работников склада по документам.

       Закупочную  деятельностью и пополнение материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих  изделий) осуществляет отдел снабжения. Этот отдел выполняет задачи, связанные с планированием в потребностях в материальных ресурсах, выбирает поставщиков и заключает с ними договора на поставку, отслеживает количество и сроки поставки, согласовывает закупки с другими звеньями логистической цепи предприятия и передает эти ресурсы для хранения на склад. Планирование потребностей определяется исходя из оптимального объема выпуска конечной продукции предприятия и объемов продаж готовых изделий. Для этого:

• анализируется потребление ресурсов в прошлые периоды,
• определяется номенклатура и общее количество материальных, необходимых для предприятия,
• устанавливается требования к качеству материальных ресурсов,
• исследуются данные об имеющихся запасах на складе,
• определяется необходимое количество закупаемых материальных ресурсов.

       Поставку  материалов и готовых товаров  осуществляют давние и проверенные  поставщики, поэтому на сегодняшний  момент нет необходимости осуществлять глубокий мониторинг рынка поставок.

       Транспортировкой поставок занимается собственный транспортный отдел. В связи с тем, что габариты и объемы необходимых материальных ресурсов являются малыми, транспортировка грузов осуществляется на легковых и полу грузовых автомобилях, которыми располагает компания. Сотрудники фирмы осуществляют транспортировку материальных ресурсов, распределение перевозок между различными видами транспорта, комплектование групп материальных ресурсов для перевозок, составление графиков движения транспорта, экспедирование грузов, и бесперебойное выполнение графиков поставок. В транспортном отделе также присутствует менеджер, который отвечает непосредственно за страхование грузов и работу с таможней.

       Инвентаризация  проводится в соответствии с бухгалтерскими требованиями, по требованию руководства и каждую вторую неделю месяца. Это на является очень накладным занятием, т.к. не представляет большой сложности при проведении, но позволяет определить точное количество единиц на складе. Это бывает очень полезным, особенно если данные не были точно или вовремя введены в базу данных.

       В соответствии с условиями хранения материалов и продукции на складе в зимнее время функционирует  центральное отопление, поддерживается необходимая температура и уровень  влажность. Соответственно, склад оборудован специальными измерительными приборами. В летнее время функционируют несколько кондиционеров.

       Въезд/вход в помещение может быть и обычной  дверью и воротами. Охраняется специальным  сигнализационным устройством в  ночное время.

       Из  технических средств, присутствующих на складе, присутствуют: ПК, принтер, телефон, кондиционеры, погрузчик и другие.

       Само  помещение склада находится на дворовой территории главного офиса компании. Это позволяет оперативно взаимодействовать  сотрудникам предприятия. 

      Список используемой литературы:

1. Зеваков А.М. Логистика материальных запасов и финансовых активов. –СПб.: Питер, 2005.
2. Сидоров И.И. Логистическая концепция управления предприятием. – СПб.: ДНТП общество «Знание».
3. В. Лесняк, директор Московской ассоциации коммерческих складов, «Склад и Техника»;№4/2004.
4. Демина И.П., преподаватель, Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э.Баумана, Координационный совет по логистике, ноябрь 2002