Речевой этикет в документах

Речевой этикет в документе.

 

Содержание:

 

Введение. 3

1. Сущность речевого этикета. 4

2. Правила оформления документов. 5

2.1. Использование штампов 7

2.2. Деловой «церемониал». 8

2.3. Оформление документов. 12

2.4. Даты и числа в документах 12

5. 2. Утверждение и согласование. 13

Заключение. 15

Список литературы. 17

 

  

Введение.

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что  же означает слово документ?

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный  для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования, а так же, как правило, имеющий унифицированную форму.

Раз документы имеют унифицированную  форму, следовательно, и содержание их должно быть заключено в определенные рамки, которыми и является речевой  этикет документа.

Владение речевым этикетом способствует приобретению авторитета, порождает доверие и уважение. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать  себя уверенно и непринужденно, не испытывать неловкости из-за промашек и неправильных действий, избежать насмешек со стороны  окружающих.

Соблюдение речевого этикета  людьми так называемых лингвоинтенсивных  профессий — чиновниками всех рангов, врачами, юристами, продавцами, работниками связи, транспорта, стражами порядка — имеет, кроме того, воспитательное значение, невольно способствует повышению  как речевой, так и общей культуры общества.

Но наиболее важно то, что неукоснительное следование правилам речевого этикета членами  коллектива того или иного учебного заведения, предприятия, производства, офиса оставляет у клиентов, соучредителей, партнеров благоприятное впечатление, поддерживает положительную репутацию  всей организации.

 

1. Сущность речевого этикета.

Речевой этикет - это система  правил речевого поведения и устойчивых формул вежливого общения.

Владение речевым этикетом способствует приобретению авторитета, порождает доверие и уважение. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать  себя уверенно и непринужденно, не испытывать неловкости и затруднений в общении.

     Неукоснительное  соблюдение речевого этикета  в деловом общении оставляет  у клиентов и партнеров благоприятное  впечатление об организации, поддерживает  ее положительную репутацию.

     Речевой этикет  имеет национальную специфику.  Каждый народ создал свою систему  правил речевого поведения. В  российском обществе особую ценность  представляют такие качества  как, тактичность, предупредительность,  терпимость, доброжелательность, выдержанность.

          Тактичность - это этическая норма,  требующая от говорящего понимать  собеседника, избегать неуместных  вопросов, обсуждения тем, которые  могут оказаться неприятными  для него.

     Предупредительность  заключается в умении предвидеть  возможные вопросы и пожелания  собеседника, готовность подробно  проинформировать его по всем  существенным для разговора темам.

     Терпимость  состоит в том, чтобы спокойно  относиться к возможным расхождениям  во мнениях, избегать резкой  критики взглядов собеседника.  Следует уважать мнение других  людей, стараться понять, почему  у них сложилась та или иная  точка зрения. С таким качеством  характера, как терпимость тесно  связана выдержанность - умение  спокойно реагировать на неожиданные  или нетактичные вопросы и  высказывания собеседника.

 

2. Правила оформления документов.

Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет  выделить в рассматриваемом стиле  две разновидности, одной из которых  является обиходно-деловой стиль, к  которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется  известной стандартизацией, облегчающей  её составление и использование  и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной  информационной избыточности.

Официально-деловой стиль  – это стиль документов: международных  договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия в  содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом  характеризуется рядом общих  черт,(обладает следующими обязательными  качествами):

1. Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);
3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);
4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);
5. Преобладание имен существительных;
6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
7. Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);
8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;
9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);
10. Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);
11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
12. Использование прямого порядка слов в предложениях;
13. Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;
14. Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;
15. Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
16. Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);
17. Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением;
18. Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
19. Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
20. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
21. Слабая индивидуализация стиля;
22. Достоверность и объективность;
23. Безупречность в юридическом отношении. Т.е. должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
24. Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Рассмотрим некоторые  из них подробнее.

1. Использование штампов

Текст служебного документа  не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

Специфическую «окраску»  таким документам придаёт использование  сложившихся в отечественном  делопроизводстве формулировок, языковых штампов, таких как: « освободить от занимаемой должности...»; « контроль за исполнением возложить...»; « оплата гарантируется...»; « во исполнение решения...»; «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что...» и т.д. наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, «стандартизирует» процесс восприятия документов. Этим же обуславливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов.

Западные специалисты  по делопроизводству полагают, что  при составлении деловых писем  следует избегать штампов. Язык деловых  писем должен быть максимально приближен  к разговорному. Сравните, как одно и то же содержание мое быть выражено в форме делового письма, которая  принята у нас, и в форме, рекомендуемой  западными специалистами:

В связи с Вашей  просьбой о продлении кредита  от 5 июля 1995 года, № 18/45 сообщаем следующее. Наш совет рассмотрел Ваш вопрос и принял решение о продлении  сроков погашения кредита с соответствующим  увеличением процентов.

Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита  продлён. На следующей неделе Вам  будет высланы соответствующие  документы с новой датой уплаты и указанием процентов.

2. Деловой «церемониал».

Деловой этикет требует, чтобы  документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты  в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения  деловых отношений. Поэтому не следует  начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может  быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой  вежливости приводит к появлению  в документах выражений типа «  Не откажете в любезности...»; « Будьте так добры...» и т.д. можно представить  себе удивление какого-нибудь директора  предприятия в заволжской глубинке, если он получит письмо в западном варианте на фирменном бланке от коллеги  из Урюпинска следующего содержания:

Дорогой Иван Иванович!

Мною подготовлено для Вас 19 проектов, которые я представляю на Ваше рассмотрение. Мои друзья считают, что они прелестны и весьма привлекательны (ведь не часто встретишь такие проекты, не правда ли?). Но у них есть ещё одно достоинство - они незабываемы. Мне же больше всего нравится высказывание моего компаньона. Он считает, что « они взбудоражат весь мир». Думаю, что вы согласны с этим.

Для нас более привычна другая форма письма:

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с  предварительной договорённостью  нами подготовлены для Вас 19 проектов, наиболее отвечающих Вашим требованиям. Предоставляем их в ваше распоряжение.

В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями  по деловой документации, в которых  выделяется специальный раздел, посвященный  этикету и содержащий список особых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное « этикетное клише».

Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как  богат язык, так богаты и формы  выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жёсткие стилистические рамки деловых документов. И дело заключается в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом « церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: « Направляем к вам доработанный проект устава... Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утверждён. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов «Просим рассмотреть» добавить фразу « и в случае положительного решения...» либо исключить слово « рассмотреть», оставить просто: « Просим утвердить».

«Церемониал» рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг. Он заключается в необходимости соблюдения должностного уровня при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем. Но ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует  бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или  неоправданным употреблением иностранных  слов и т.д. Нужно помнить, что  существуют официально установленные  требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно  отметить следующие.

 

3. Оформление документов.

В документах, оформляемых  на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причём на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.

Текст документов рекомендуется  печатать через 1,5 интервала. Документы  мелкого формата допускается  печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочных интервала.

4. Даты и числа в документах

Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих  способов: 20.05.95, или 20 05 95, или 20 05 1995. После  цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа  допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается  также словесно - цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.

При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные  партнёры, необходимо помнить, что в  США сначала пишется месяц, потом  число - 10/7/95 соответствует 7 октября 1995 года, поэтому дату в таких документах следует писать словесно-цифровым способом.