Основні правила оформлення реквізитіві

повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку: 

якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його

зміст, то відмітку про це оформляють так 

Додаток: на 2 арк. у 3 прим.; 

якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно

перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і

кількість примірників: 

Додаток: «Проект  реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим. 

Якщо додаток  залишається у справі, то зазначається: 

Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків

окремо складається  їх опис, а в самому документі  після тексту

зазначається:  

Додаток: відповідно до опису на 7 арк.  

Якщо додаток  надсилається не за всіма зазначеними  у документі адресами,

відмітку про  наявність додатка оформляють за формою:  

Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу 

23 Підпис Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу

підпису входять: 

найменування  посади (з лівого боку); 

підпис (між назвою посади й прізвищем); 

 ініціали  й прізвище особи, що підписала  документ (праворуч): 

Голова Державного 

комітету архівів 

України (Підпис)    (Ініціали, прізвище) 

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня

керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно

кільком установам, що належать до сфери управління установи,

підписується  тільки оригінал, який залишається  у справі установи-автора,

а на місця розсилаються засвідчені канцелярією - примірники. 

Підписи кількох  службових осіб на документах розташовуються один під

одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують

Якщо документ підписують

кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи

розташовуються  на одному рівні: 

Директор Директор 

зош № 277 зош № 282 

(підпис) (підпис) 

Л. С. Семчук Ю. Ю. Новак 

Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис

якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка

виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково

зазначається  посада особи, яка підписала документ, і її прізвище

(виправлення  вносяться чорнилом або машинописним  способом: «в. о.»,

«заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або

проставленням скісної риски перед найменуванням  посади. Документ

колегіальних  органів підписує голова та секретар колегіального органу 

24 Гриф погодження Розрізняють дві форми погодження документів 

— внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє

(з підвідомчими  та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит

складається із: 

— слова «ПОГОДЖЕНО»; 

назви посади службової  особи, з якою погоджується документ, та назви

установи; 

особистого підпису; 

— його розшифрування; 

— дати. 

Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту  «підпис» або на

окремій сторінці. Наприклад: 

ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002 

Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом,

то гриф погодження оформляється так:  

ПОГОДЖЕНО 

Протокол засідання  Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12 

Якщо зміст  документа стосується більше ніж  трьох установ, складається

«Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці

грифа погодження:  

Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою

формою: 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ 

Назва документа 

Найменування Найменування 

посади посади 

(Підпис) (Підпис) 

(Ініціали, прізвище) (Ініціали, прізвище) 

Дата Дата 
 
 

25 Віза Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза

складається з: 

особистого підпису  особи, що візує; 

дати. 

У разі потреби  зазначається посада особи, що візує, і  розшифровується її

підпис (зазначаються ініціали та прізвище): 

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 

28.08.2002 

Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою. У разі

внутрішнього  погодження візи ставляться на першому  примірнику документа,

а листи чи інші вихідні документи візуються  на примірнику, який

лишається в установі 

26 Печатка 

      Печатка прикладається до документів, що вимагають  особливого

засвідчення. Печатки  є гербові та прості. Гербова печатка  прикладається

до документів, що засвідчують юридичні або фізичні  права осіб; до

статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості

печатки мають  різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не

зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за

межі організації, до розмножених примірників розпорядчих  документів для

їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба

проставляти таким  чином, щоб вона захоплювала останні  кілька літер

кілька літер

найменування  посади особи, яка підписала документ 

27 Відмітка про засвідчення копій У правому верхньому кутку пишеться

слово «копія»; під реквізитом «підпис» — слово  «правильно»; дата; посада

виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби  підпис завіряється

печаткою 

28 Прізвище виконавця та номер його телефону Цей реквізит обов'язковий

на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: 

прізвища виконавця; 

номера його службового телефону. 

Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку

останньої сторінки документа 

29 Відмітка про виконання документа й направлення його до справи Цей

реквізит розміщується в лівій або центральній частині  нижнього поля

першої сторінки документа й містить такі відомості: 

стислу довідку  про виконання; 

слова «До справи»  та номер справи, до якої має бути підшитий документ; 

дату скерування документа до справи; 

підпис керівника  структурного підрозділу 

або виконавця: 

До справи № 07/54 

Питання вирішено позитивно у телефонній 

розмові 05.09.2002 

(Посада, ініціали, прізвище) 

Відмітка «До  справи» свідчить про те, що 

роботу над  документом закінчено 
 
 

30 Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій Розміщується

після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа.

Містить: 

запис «Інформація  перенесена на машинний носій»; 

підпис особи, відповідальної за перенесення даних; 

дату перенесення 

31 Відмітка про надходження Містить: 

скорочену назву  організації, що отримала 

документ; 

дату його надходження. 

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою  гумового штемпеля

організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: 

назву організації; 

дату надходження; 

індекс документа. 

Відмітка про  надходження розташовується на нижньому правому полі першої

сторінки документа