Журнал-ордер. Журнально-ордерная форма учета

Журнал-ордер. Журнально-ордерная форма учета

Журнал-ордер - учетная  таблица, построенная по шахматной  форме, позволяющая одной записью  учитывать операцию на двух счетах - дебетуемом и кредитуемом.

Записи в журналы - ордера осуществляются на основании  данных с проверенных и надлежаще  оформленных первичных документов или отчетов материально ответственных  лиц, выписок банка и т.д. На документах, записанных в журналы - ордера, указываются: дата записи, N журнала - ордера, N строки в журнале, по которой произведена  запись.

Журналы-ордера построены по кредитовому признаку, т.е. регистрация кредитовых оборотов по каждому балансовому счету  производится в корреспонденции  с дебетуемыми счетами. В журналах - ордерах отражаются все операции, относящиеся к кредиту того или  иного счета в корреспонденции  с дебетом соответствующих счетов.

Подсчет промежуточных  итогов рекомендуется производить  в течение месяца подекадно или  по пятидневкам. По окончании записей  за отчетный месяц подсчитываются итоги  за месяц. По тем счетам, по которым  одновременно с журналом - ордером  ведется и ведомость, итоги данной ведомости по каждой графе сверяются  с соответствующими итогами других журналов - ордеров по взаимосвязанным  счетам. На момент проведения инвентаризации товарно - материальных ценностей и денежных средств в журналах - ордерах и ведомостях обязательно подводятся итоги.

После подсчета и проверки месячных итогов журналы - ордера и ведомости к ним подписываются  лицом, их составившим, с указанием  даты. Кроме того, все журналы - ордера подписываются главным бухгалтером  торга, треста, конторы (централизованной бухгалтерии) или его заместителем.

Месячные итоги  журналов - ордеров записываются в  Главную книгу по отдельным счетам, о чем в журнале - ордере делается отметка за подписью лица, производившего запись в Главную книгу. В Главной  книге текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Кредитовые обороты (сумма итогов) переносятся  одной записью из соответствующего журнала - ордера; дебетовые обороты - отдельными суммами из разных журналов в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

По тем счетам, по которым одновременно с журналом - ордером ведется и ведомость, итоги данной ведомости по каждой графе сверяются с Главной  книгой. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам.

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах до проставления итогов, осуществляется в следующем  порядке: ошибочная запись зачеркивается, а правильная сумма приводится над зачеркнутой. Если ошибка обнаружена в журнале - ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано после строки итогов.

После записи в  Главную книгу итогов журналов - ордеров никакие исправления  в них не допускаются.

Необходимые уточнения  оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой, данные которой  заносятся в Главную книгу  обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся  к прошлым периодам, отражается в  журналах - ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным).

Допустимые изменения  при печатании бланков типовых  форм журналов - ордеров

При печатании  бланков форм журналов - ордеров  исходя из объема и содержания работы, но не изменяя основного принципа построения типовых форм, разрешается:

• Использовать оборотную сторону бланка, но не продолжая форму с одной стороны на другую. На каждой стороне бланка должна быть законченная форма журнала - ордера.
• Увеличивать количество граф в формах журналов - ордеров за счет добавления новых колонок для корреспондирующих счетов.
• Печатать типографским способом номера, корреспондирующие счета в соответствующих графах формы в последовательности, удобной для пользователя (желательно в порядке возрастания номеров).
• Вписывать соответствующий текст в графах, отведенных для сопутствующих записей.
• При печатании форм журналов - ордеров соблюдать следующие размеры полей: правое - 20 мм; верхнее - 18 мм; левое - 8 мм; нижнее - 10 мм; а также исходить из таблицы размеров основных реквизитов журналов - ордеров.

Все изменения, допускаемые пунктом 9 общих указаний, должны в обязательном порядке согласовываться  с управлениями (отделами) бухгалтерского учета и отчетности министерств  торговли союзных республик, о чем  делается отметка в заголовочной части журнала - ордера при его  печатании типографским способом.

При печатании  типографским способом бланков журналов - ордеров, предназначенных для ведения  учета по нескольким счетам, их следует  нумеровать в порядке последовательности счетов.

Построение журналов - ордеров и порядок их ведения  позволяют контролировать правильность и полноту бухгалтерских записей  как ежедневно, так и по окончании  отчетного месяца.

Контроль осуществляется сверкой записей в учетных  регистрах с оправдательными  и другими документами (товарными  и кассовыми отчетами, выписками  банка и т.п.). Например, дебетовый  и кредитовый оборот, а также сальдо по счету "Товары" обязательно  сверяются с суммами прихода, расхода и остатков товаров по товарным счетам материально ответственных  лиц. Эта сверка производится по мере записей в журнал - ордер и ведомость  по счету "Товары". В таком же порядке проверяется правильность записей в учетных регистрах  по счетам "Касса", "Расчетный  счет", "Специальный ссудный  счет по товарообороту" и др.

Правильность  и полнота бухгалтерских записей  контролируется также сопоставлением взаимосвязанных показателей, получивших отражение в разных журналах - ордерах. Так, сумма товаров, полученных от поставщиков, в дебетовой ведомости по счету "Товары" сверяется с журналом - ордером по кредиту счета "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками". Данные об оплате счетов поставщиков, содержащиеся в журнале - ордере по кредиту "Специальный ссудный счет по товарообороту" и ведомости по дебету счета "Расчетный с поставщиками и подрядчиками", должны быть равны между собой.

Сумма товаров, реализованных за наличный расчет по кредиту журнала - ордера "Реализация", сверяется с суммой торговой выручки  в ведомости по дебету счета "Касса". Итог поступления денег в кассу  с расчетного счета, отраженный по дебету счета "Касса", должен быть равен  сумме, указанной в соответствующей  графе журнала - ордера по кредиту  счета "Расчетный счет".

Данные о выдаче денежных средств в подотчет, содержащиеся в журнале - ордере по кредиту счета "Касса", сверяются с дебетовой ведомостью по дебету счета "Расчеты с подотчетными лицами". Таким же образом сверяются данные о выплате рабочим и служащим заработной платы, премий, пенсий и пособий в журнале - ордере по кредиту счета "Касса", обороты и сальдо по счету "Прочие денежные средства", субсчет "Денежные средства в пути" с журналом - ордером по счету "Касса" и с ведомостью по счету "Специальный ссудный счет по товарообороту" или "Расчетный счет" и т.д.

Только после  тщательной проверки правильности и  полноты отражения хозяйственных  операций данные журналов - ордеров  переносят в Главную книгу. Затем  контроль за бухгалтерскими записями осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам в Главной книге.

Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также  дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны между  собой.

Все журналы - ордера за отчетный период необходимо переплетать (подшивать в папку) с соблюдением  последовательности их нумерации.

Журналы - ордера хранятся отдельно от первичных документов.

Документы также  должны переплетаться (подшиваться  в папки) по соответствующим журналам - ордерам в порядке последовательности записи в них. Кассовые, авансовые, товарные, материальные отчеты и реестры, выписки  Госбанка, группировочные, аналитические и контрольные ведомости хранятся вместе с относящимися к ним документами.

При наличии  небольшого количества документов, относящихся  к операциям, сгруппированным в  одном журнале, допускается переплет (подшивка) их в одну папку по нескольким журналам - ордерам, но с обязательным разделением документов одного журнала  от другого твердой прокладкой.