Служба связи со СМИ на примере Банка

    Сегодня строительство недвижимости особенно актуально. Строительная компания ООО «Основа» предлагает своим клиентам качество жилья, комфорт, удобные планировки.

    Организация осуществляет работы в г. Воронеж и Воронежской области.

    Строительная  компания ООО "Основа" предоставляет следующие услуги:

• Проекты домов, проекты загородных дачных домов, проекты коттеджей;
• Строительство бани, безопасность бани;
• Строительство коттеджей, строительство дачных домов;
• Строительство деревянных домов;
• Строительство загородных домов, загородное строительство;
• Дизайн помещений, дизайн дома;
• Проектирование и установка камина, дизайн каминов;
• Ремонт квартир и офисов, ремонт помещений, евроремонт.

     На сегодняшний день средства массовой информации имеют огромное влияние как на жизнь общества в целом, так и на каждого из его членов. Потому что именно по каналам СМИ передается и многократно повторяется информация.  Представители СМИ активно участвуют в формировании мнения о предприятии, его продукции, услугах. От того, насколько это мнение положительное и устойчивое, во многом зависят известность и репутация предприятия. Поэтому  организация уделяет большое внимание созданию и совершенствованию службы по связям со СМИ.

    Практически все современные исследователи  единодушны в том, что лучше иметь  свою собственную PR службу, так как для специалиста по PR источником информации, равно как и творчества, и производства является компания сама по себе. Чем больше он будет знать об организации, тем лучше он будет говорить от её имени.

    Внутреннему подразделению PR присущи, по крайней мере, 4 преимущества, которые выделяют американские PR-специалисты:

1. Работа в команде. Предполагает, что сотрудники подразделения являются служащими компании и работают в связке с руководством. Как правило, кабинет отдела PR расположен в непосредственной близости с офисом высшего руководства компании. В качестве примера таких тесных рабочих отношений можно привести компанию Eastman Kodak, в которой уже много лет руководитель PR службы начинает свой день с беседы с исполнительным директором.
2. Знание организации. Означает глубокое знание текущего состояния дел в организации, присущее лишь специалистам, для которых эта организация не является чужой. Им хорошо известно, кто может выступить в роли яркого и убедительного оратора, а кому ни в коем случае нельзя доверить право публичного выступления.
3. Экономичность. Как правило, экономия вытекает из более высокой эффективности работы. Накладные расходы на содержание отдела невысоки, а экономия временных и денежных ресурсов огромная. Услуги внешних PR-агентств по стоимости часто намного превышают стоимость содержания собственных специалистов.
4. Доступность для сотрудников. Когда в организации возникают какие-то проблемы PR-специалисты всегда оказываются «под рукой» у руководства организации.

      Эти основные преимущества можно дополнить  более частными, однако, не менее  важными пунктами:

5. Доступность и известность во внешнем окружении. Представители PR-службы являются контактными лицами известными для внешнего окружения.
6. Возможность быстрого реагирования. PR-деятельность часто носит стихийный и экстренный характер. Обращение к услугам агентства требует времени, во-первых, на выбор агентства и заключение договора, во-вторых, на введение специалистов в курс дела.
7. Доверие руководства.
8. Сохранение конфиденциальности внутренней информации.

        Структура PR-службы.

    Подразделение PR находит достойное место в организационной структуре компании, его функциональные обязанности отделяются от обязанностей других подразделений организации. Это помогает надежно и четко распределять и специализировать деятельность подразделений, установить их вертикальную иерархию и функциональную нагрузку внутри организации.

    В  компании  PR-службу создана исходя из  специфики и размера.

    Деятельность  PR – менеджера  направлена на создание благоприятного образа как фирмы в целом, так и отдельной торговой марки.PR – менеджер должен  обладать широкими познаниями в областях потребительской психологии, психологии вообще, иметь творческое мышление, грамотно владеть языком.

     Обязанности PR-менеджера:

1. Формулирование целей или определение задач для PR-действий.
2. Оценка рабочего времени и других ресурсов, затраченных на эти операции.
3. Определение приоритетов, которые будут влиять на выбор групп общественности, медийных средств, с помощью которых будет обеспечиваться выход на эти группы, время проведения PR-действий, а также лучшее использование рабочей силы и остальных ресурсов, таких, как, например, оборудование.
4. Определение выполнимости заявленных задач с учетом имеющихся фондов, персонала и оборудования.

     Четыре составляющие особой задачи PR-менеджера: 

1. Сформировать и поддерживать соответствующий имидж организации и ее политики, продукции, услуг и деятельности персонала.
2. Вести поиск мнения сторонних лиц и доводить эту информацию до руководства компании.
3. Консультировать руководство по коммуникационным проблемам, их решениям и возможным техническим приемам.
4. Информировать общественность о политике, деятельности, продукции, услугах и кадрах с целью достижения максимального знания и понимания.

     PR – менеджер непосредственно подчиняется руководству компании.

    Секретарь – прием звонков, работа с документами, участие в подготовке деловых переговоров, и другие обязанности.

    Фотограф – составление фотоотчетов о проделанной работе, прошедших мероприятиях.

    Пресс – служба - Пресс-служба нужна прежде всего для того, чтобы своевременно уделять внимание нуждам прессы.

       Деятельность PR - отдела:

1. Написание и распределение новостных релизов, подготовка и рассылка фотографий и статей в прессу, составление списков прессы для рассылки им материалов.
2. Организация пресс-конференций, приемов посетителей (по вопросам, связанным с PR); 
3. Обеспечение информационного обслуживания медиа;
4. Организация проведения интервью руководителей в прессе, на радио и на телевидении;
5. Инструктаж фотографов и организация библиотеки фотоснимков;
6. Редактирование и производство изданий, предназначенных для внешнего пользования, в первую очередь для дистрибьюторов, агентов по продажам, пользователей, потребителей;
7. Подготовка и печать текстовых материалов, таких, как обучающая литература, история компании, ознакомительная литература для нового персонала;  
8. Заказ и подготовка аудио- и видеоматериалов, таких, как синхронизированный показ слайдов и видеокассет, используемых при презентациях, каталогизация этих материалов, использование и поддержание их в рабочем состоянии;
9. Поручение внешним структурам подготовки и проведения выставок и демонстраций, в том числе обеспечение этих мероприятий транспортными средствами;  
10. Заказ внешним структурам подготовки и поддержания в соответствующем количестве и с должным качеством необходимых средств фирменного стиля, таких, как логотипы, цветные диаграммы, фирменные стилевые решения, шрифтовое оформление, отличительные знаки транспортных средств, особенности одежды; 
11. Благотворительность.  
12. Присутствие, по согласованию с руководством, на общем собрании участников;
13. Обучение сотрудников своего отдела;
14. Контроль за рекламой, связь с рекламным подразделением, если оно входит в состав PR-отдела.
15. Установление связей с политиками и чиновниками.
16. Официальное открытие новых структур организации, приглашение высокопоставленных лиц, гостей и представителей прессы.

       В организации работают 1 PR-менеджер, 1 секретарь, 1 фотограф и 2 работника пресс-службы. 

Работа  со СМИ  

       Для здорового существования и процветания  организации ООО «Основа», необходимо дать людям как можно больше правильной информации о себе. Нужно составить в представлении общества  образ  преуспевающей, имеющий большой потенциал компании, представить информацию о деятельности компании, перечне выполняемых ею работ. Для того, чтобы достигнуть этих целей, необходимо установить связи со СМИ.

       В результате проделанной работы по выбору вида СМИ, работники службы приняли решение в пользу печатных изданий, так как ввиду специфики деятельности компании, печатные издания смогут в более полной мере передать общественности необходимую информацию. В статье печатного издания можно будет привести перечень выполняемых работ, разместить в качестве наглядного примера фотографии уже построенных объектов, разместить адрес, контактные телефоны. С печатной информацией читатель может ознакомиться не спеша, в отличие от рекламы по радио или телевидению, может остановить своё внимание на более интересующих его деталях.

        Остановившись на выборе вида СМИ, работники изучили перечень печатных изданий и остановили свой выбор на каталоге недвижимости «Парадный  квартал».  Журнал о недвижимости Воронежа "Парадный квартал" издается с ноября 2004 года (до января 2009 года выходил под названием "Парадный подъезд"), является признанным лидером среди специализированных изданий по строительству и недвижимости в ЦЧР и представляет собой деловое издание о готовых, строящихся и проектируемых объектах градостроительства и инфраструктуры.

         "Парадный квартал" – специализированное издание, охватывает две целевых аудитории:

• участники рынка строительства и недвижимости;
• конечные потребители (покупатели жилья, покупатели и арендаторы объектов коммерческой недвижимости, потребители товаров и услуг, связанных с отделкой, ремонтом, дизайном и меблировкой помещений).

        Для конечных потребителей "Парадный квартал" – источник подробной информации о конкретных предложениях на региональном рынке недвижимости, для профессиональных участников рынка строительства и недвижимости – эффективный способ представить профессионально заинтересованной аудитории журнала – инвесторам, девелоперам, архитекторам, строителям, риэлторам – свою компанию, свои товары и услуги.

        Журнал выходит  раз в месяц тиражом – 6000 экземпляров.  
Большое преимущество выбора этого журнала заключается в том, что каждый номер журнала дублируется на сайте издания, таким образом увеличивается численность аудитории.

        Система распространения журнала о недвижимости "Парадный квартал" полностью охватывает заинтересованную целевую аудиторию. Кроме того, журнал распространяется на специализированных мероприятиях регионального, федерального и международного уровня (выставки, семинары, круглые столы, конференции). 

        Перед тем как  начать непосредственную работу со СМИ, работники службы устанавливают личные контакты, знакомятся с представителями СМИ, разъясняют им свои цели, приводят описание необходимых работ, предполагаемый план сотрудничества, оговариваются условия совместной деятельности, разъясняются необходимые нюансы. Работник службы по связям со СМИ предлагает возможный заголовок для статьи, фотограф предоставляет снимки компании, построенных объектов, которые также можно будет разместить в статье. Таким образом обеспечивается эффективность взаимоотношений со СМИ.