Понятие и виды кадровых документов

1.      Понятие и виды кадровых документов.

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые контракты,  заключённые предприятием с работником;

- приказы по личному  составу (увольнение, принятие на  работу, перевод сотрудников);

- трудовые книжки;

- личные карточки ф.  Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по  заработной плате (хранятся в  бухгалтерии предприятия).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, они относятся к категории конфиденциальной информации. 
       
2. Приказы по личному составу.

 

Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование,  в качестве которого могут выступать: 

- личное заявление работника;

- контракт;

- докладная записка  руководителя структурного подразделения  (например, о переводе  работника или о направлении его в командировку);

- акт (например, о нарушении  дисциплины);

- служебное письмо  другой организации с запросом  на перевод работника;

- свидетельство о браке,  отражающее факт изменения фамилии  работника.

Приказы по личному составу  оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному  составу  не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному  составу. В индивидуальных- содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках  независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают. 

При составлении сводных  приказов следует учитывать, что  в едином документе не должно содержаться  информации с разными сроками  хранения. Поэтому рекомендуется  выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения, в отличие от других кадровых  приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен  быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа, является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно  указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с   …   по   …), с испытательным сроком (его продолжительностью).

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов  – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение  оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении – причина  увольнения, согласно статьям КЗОТа.

При предоставлении отпуска  – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании –  дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях–  причина и вид поощрения или  высказывания.

Каждый пункт приказа  по личному составу должен заканчиваться  ссылкой на письменное основание  данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу  доводятся до сведения работников под расписку. Виды   ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается  со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы  используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий  в  сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №  28/к – приказ о движении кадров, (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) № 45/лс – об отпуске.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется  в трудовых книжках. 
 
3. Личная карточка.

 

На всех сотрудников  предприятия, принятых на постоянную или  временную работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется  в одном экземпляре. Все последующие  изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в  алфавитную картотеку работающих. При  автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться  в ПЭВМ, и затем на их основе при  необходимости может распечатываться  форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному  составу организации.

Личные  карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения  работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных  выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они  располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых  работником:

I раздел - делаются записи  на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное.

II раздел - данные берутся  из военного билета работника. В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника. На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел - "Назначения и перемещения" 

IV раздел - "Отпуска"

V раздел - "Дополнительные  сведения" и "Дата и причина  увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или  увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в ф. Т-2 заполняются  с особой аккуратностью, без сокращений. Хранятся карточки формы Т-2 - 75 лет.

 

4. Личное дело.

 

Особого внимания требует  ведение личных дел. Личное дело–совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально, в личное дело помещаются документы, оформленные  при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его  личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке. Оформление обложки  включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут  ответственность  работники, ведущие кадровую документацию. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.

Для удобства ведения  личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись  документов дела;

- дополнение к анкете;

- заявление о приеме  на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме  на работу (копия);

- документы об образовании  (копия);

- характеристики или  рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут  добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном  положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению справки учебных заведений о  предоставлении учебного отпуска, справки  с места жительства, о состоянии  здоровья. 
 
На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного  дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре. Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в  личное дело об изменениях  в служебном положении работника,  биографических  данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

- приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении –  приказ руководителя организации о переводе;

- об образовании –  документы учебных заведений  (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени,  отчества –  приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного  дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка,  подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале  учета личных дел, который является основным  учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки  личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия  и состояния личных дел, о чем  составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу  государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства  организации.

Для хранения личных  дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.