Министерство  сельского хозяйства  и продовольствия Республики Беларусь

Учреждение  образования

“Белорусский государственный аграрный технический университет “

 
 

Кафедра

                                      компьютерных информационных технологий 
 
 
 

Реферат

 
 

на  тему “ввод и форматирование текста в Word” 
 
 
 
 
 
 

Выполнил:

студент 1 курса 79эи группа Макавчик А.В. 

Проверил:

Сомников  Л.Е. 
 
 
 
 

минск 2010 
 
 
 
 
 
 

Оглавление 
 
 

 

Введение

 

      Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Разумеется эти документы можно подготовить и без персонального компьютера, например на пишущей машинке. Однако с появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а следовательно, и выгоднее подготовить документы с помощью компьютеров.

      При использовании персональных компьютеров  для подготовки документов текст  редактируемого документа выводится  на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера, и потом при распечатке выводится красиво и правильно оформленный текст, в котором учтены все сделанные пользователем исправления. Пользователь может переносить куски текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном числе экземпляров.

      Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

      Далее будут описаны такие основные элементы редакторов как ввод и редактирование тестов на примере известного редактора текстов Microsoft Word, который обладает очень широкими возможностями, но изучить которые не составляет определенного труда.

 

Ввод  текста

Как вводить текст

      Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа  и набрать текст. В Word имеются 2 режима редактирования: режим вставки и режим замены. В режиме вставки (используется чаще всего) все символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы заменяют собой существующие. Когда этот режим включен, в строке состояния выделяется индикатор ЗАМ (OVR). Для переключения между этими двумя режимами следует нажать клавишу Insert или сделать двойной щелчок мышью на индикаторе ЗАМ.

      В Word  новый абзац начинается после  нажатия клавиши Enter и конец абзаца отмечается символом абзаца. Символ абзаца (¶) является одним из непечатаемых символов, входящих в документы Word. Непечатаемые символы никогда не появляются в окончательном распечатанном варианте документа. На экране они тоже обычно не видны. Однако вы можете сделать их видимыми нажатием кнопки Непечатаемые символы (Show/Hide ¶) на стандартной панели инструментов. 

      

 

      Также можно разрешить или запретить  показ конкретных непечатаемых символов. Для этого следует выполнить  команду Параметры (Options) из меню Сервис (Tools), выбрать вкладку Вид (View) и установить соответствующие флажки в группе Непечатаемые символы (Nonprinting Characters).

      Предупреждение. Избегайте случайного удаления символов абзацев (символы  удаляются независимо от того, видны ли они на экране или  нет). Это приводит к слиянию абзацев, разделяемых символом, при котором любое форматирование второго абзаца пропадает. 

      Вставка специальных символов.

      При необходимости вставить в документ разнообразные символы и буквы  иностранных алфавитов, отсутствующие  на клавиатуре, воспользуйтесь следующим  способом: 

1. Поместите курсор в место вставки символа.
2. Задайте команду Символ (Symbol) в меню Вставка (Insert).
3. В открывшемся диалоговом окне Символ (Symbol) выберите вкладку Символы (Symbols) (рис. 1)

 

 
рис.1. Вид диалога вставки символа 

4. В списке Шрифт: (Font) выберите необходимый шрифт, затем с помощью мыши выберите нужный символ и щелкните два раза левой кнопкой мыши. Символ появится в документе там, где стоит курсор, словно вы только что набрали его на клавиатуре.
5. После вставки нужных символов закройте окно диалога кнопкой Закрыть (Close).

      

      Наконец, можно вставить в текст документа  текущее время и дату - для этого  выполните команду Дата и время (Date And Time) из меню Вставка и найдите в появившемся списке подходящий формат (рис. 2). Если установить флажок Вставить как поле (Insert As Field), то Word автоматически будет обновлять дату и время при каждой печати документа; в противном случае дата и время останутся такими, какими они были в момент вставки.

Редактирование  текста

Редактирование  выделенного текста.

      После выделения фрагмента текста можно пользоваться командами редактирования или форматирования.

      Прежде  всего, если установлен флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе (Typing Replaces Selection) (команда Параметры в меню Сервис, вкладка Правка), то выделенный фрагмент можно заменить обычным набором нового текста. При вводе первой буквы весь выделенный фрагмент автоматически удаляется, а новый текст вставляется на его место (если флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе сброшен, то выделенный текст остается на месте, выделение пропадает, а новый текст вставляется перед тем, что было выделено).

      Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите  клавишу  BACKSPACE или DELETE или выполните команду Удалить в меню Правка.

      Чтобы изменить регистр букв в выделенном фрагменте, можно выполнить команду Регистр (Change Case) из меню Формат (Format) и установить подходящую опцию в окне диалога Регистр (рис. 3). Кроме того, вы можете нажать Shift+F3 (при необходимости несколько раз) и выбрать подходящий вариант изменения регистра. 

рис.3. Окно диалога Регистр

Перемещение и копирование  текста

      Мышью  можно быстро перемещать и копировать текст, это делается так:

1. Выделите текст.

 

2. Поместите указатель мыши на выделенный фрагмент (вид указателя изменится с  I на стрелку) и нажмите левую кнопку мыши.

 

3. Чтобы переместить текст, просто перетащите его в новое место. Чтобы скопировать текст, во время перетаскивания держите нажатой клавишу Ctrl. Текст можно перетащить в тот же самый или в другой документ Word (чтобы переместить или скопировать текст в другой документ, на экране должны быть видны окна обоих документов).

 

      Данный  способ работает только при установленном  флажке Использовать перетаскивание текста при правке (Drag-And-Drop Ntxn Editing). Флажок находится на вкладке Правка (Edit) окна диалога, открываемого командой Параметры из меню Сервис. 

     Текст также можно перемещать или копировать с помощью буфера обмена (clipboard) - особого средства Windows для временного хранения текста или графики. Это делается так:

1. Выделите текст.

 

2. Для перемещения  выполните команду Вырезать (Cut) из меню Правка или нажмите Ctrl+X. Текст будет вырезан (скопирован в буфер обмена и удален) - то есть пропадет из документа и окажется перенесенным в буфер обмена.

 

3. Для копирования  выполните команду Копировать (Copy) в меню Правка или нажмите Ctrl+C. При этом текст останется в документе, а его копия будет помещена в буфер обмена.

 

4. Установите  курсор в той позиции, где хотите вставить вырезанный или скопированный  в буфер обмена текст. Это место  может находиться в том же самом  или в другом документе.

 

5. Выполните команду Вставить (Paste) в меню Правка или нажмите Ctrl+V. Текст из буфера обмена вставляется в документ.

 

      В Word имеются еще две дополнительные возможности вырезать, копировать и  вставлять текст. Во-первых, можно  нажать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов: 

          

            Вырезать

                   Копировать

      Вставить 

      Во-вторых, чтобы вырезать или скопировать  выделенный фрагмент текста, можно  щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и выполнить команду Вырезать или Копировать в контекстном меню.

      Аналогично, чтобы скопировать текст из буфера, вы можете щелкнуть на месте вставки  правой кнопкой мыши и выполнить  в контекстном меню команду  Вставить. Меню можно убрать без выполнения команды - для этого нажмите клавишу ESC или щелкните мышью в документе.

      После вставки текст не исчезает из буфера обмена. таким образом, повторяя эту  операцию, можно вставить в документ несколько копий текста. Однако содержимое буфера обмена стирается, если в Word или  в другой программе происходит операция вырезания или копирования. Чтобы сохранить текст в буфере обмена необходимо пользоваться для копирования или перемещения приемами, в которых буфер не участвует (например, описанным выше перетаскиванием мыши). 
 

Форматирование  текста

Приемы  форматирования текста

 

      В Word различают форматирование символов и форматирование абзацев. Понятие  “символ” включает в себя не только отдельный символ, но и слово, фразу, а также фрагмент текста, не являющийся абзацем. При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта: гарнитура и размер, начертание и тип подчеркивания, межбуквенное расстояние, скрытый текст и др. При форматировании абзацев кроме параметров шрифта задаются параметры расположения абзаца: выравнивание и отступы относительно полей страницы, интервалы между абзацами и между строками внутри абзаца, а также положение самого абзаца на странице.

      Объект  форматирования должен быть предварительно выделен. Параметры форматирования сохраняются в символе конца  абзаца. Если удалить символ конца текущего абзаца, то абзац принимает параметры форматирования абзаца, следующего за ним в документе. Новый абзац, образующийся при нажатии клавиши ENTER, приобретает параметры форматирования предыдущего абзаца.

      В Word реализованы два принципиально отличных способа форматирования текста - прямое (или непосредственное) форматирование и форматирование с использованием стилей. При прямом форматировании выделенному фрагменту поочередно назначаются необходимые параметры оформления. Преимущество стилевого форматирования заключается в том, сто выбранному объекту (обычно это абзац) назначается целый набор параметров форматирования (стиль форматирования), который формируется заранее и имеет уникальное имя. Стиль форматирования может содержать параметры шрифта, абзаца, табуляции, обрамления и заливки, кадра, нумерации и указание на используемый язык для расстановки переносов и проверки орфографии. Стили форматирования могут быть назначены выделенным абзацам или абзацу, внутри которого находится курсор.