Возможности современных табличных процессоров

     Не  стоит пугаться слова «формула». Под формулой понимается всего лишь набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.

     По  окончании ввода формула в  таблице не отображается. Вместо нее  в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.

     При работе с Excel важно не производить никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.

     Абсолютные  и относительные адреса ячеек

     1. У каждой ячейки есть свой  адрес. Он однозначно определяется  номерами столбца и строки, то есть, именем ячейки. Когда в предыдущем примере мы вычисляли значение D7 как произведение В7 и С7, мы использовали адреса ячеек, входящих в формулу.

     2. Но если нам захочется подсчитать  значение в следующей ячейке  D8, то опять придется записывать формулу D8=B8*C8. Это неудобно для больших таблиц, и процесс можно автоматизировать.

     3. Гораздо удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца D, чтобы в них автоматически записывалось произведение соответствующих ячеек столбцов В и С. Формула тогда выглядела бы так: Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение, расположенное в ячейке слева от данной. Адресация по методу «левее», «правее», «ниже» и т. п. не требует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией.

     4. Оказывается, по умолчанию программа  Excel рассматривает адреса ячеек как относительные, то есть именно таким образом. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.

     5. Однако иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек  формулой необходимо сохранить  абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».

     6. Таким образом, ссылка на ячейку, например А1, может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

     7. Если же ссылка на ячейку  была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4. [2]

     Вычисления, которые позволяет производить  программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления.

     1. Если начать ввод формулы щелчком  на кнопке Изменить формулу или нажатием клавиши «=», то поле Имя в строке формул заменяется раскрывающимся списком стандартных функций. Этот список содержит десять функций, использовавшихся последними, а также пункт Другие функции, с помощью которого можно открыть диалоговое окно Мастер функций.

     2. Это диалоговое окно позволяет  выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе Excel. В списке Категория выбирают ту категорию, к которой относится нужная функция, а в списке Функция – конкретную функцию.

     После того как нужная функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а палитра функции изменяется, давая возможность ввести аргументы функции.

     3. В верхней части палитры размещаются  поля, предназначенные для ввода  аргументов, а в нижней части  располагается справочная информация. Здесь указывается общее описание назначения функции, а также сведения о задаваемом аргументе. Если аргумент указан полужирным шрифтом, значит, он является обязательным, а если обычным шрифтом, то его можно опустить.

     Задавать  аргументы функции можно в  числовом виде (вручную) или как ссылки на ячейки (вручную или щелчком на соответствующей ячейке). Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и относительные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых формул.

     Программа Excel допускает вложение функций, то есть в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

     Электронные таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Возможности таких баз заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но многие предпочитают не тратить время на освоение новой системы, а использовать подручные средства.

     1. Таблица, используемая в качестве  базы данных, обычно состоит из  нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.

     2. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

     3. Параметры сортировки задают  командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

     4. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.

     5. По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

     6. Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.

     7. Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи. Чтобы, отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.

     Для более наглядного представления  табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и разместить ее в той же самой рабочей книге.

     1. Для создания диаграмм и графиков  удобно использовать электронные таблицы, оформленные в виде базы данных. Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включить в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

     2. Мастер диаграмм подготавливает  создание диаграммы и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.

     3. Если диаграмма создается на  основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.

     4. На последнем этапе работы  мастера выбирают рабочий лист  для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.

     Печать  готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами. Как и во многих других программах, щелчок на кнопке Печать на панели инструментов осуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами настройки принтера, заданными по умолчанию. Если эти параметры надо изменить, можно использовать команду файл > Печать, которая открывает диалоговое окно Печать.

     Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому, если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати. Область печати – это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл > Область печати > Задать.

     Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду Файл > Область печати > Задать, то заданная область печати сбрасывается.

     Размер  печатной страницы ограничен размерами  листа бумаги, поэтому даже выделение  ограниченной области печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Программа Excel делает это автоматически. Она сама определяет точки, где должно произойти такое разбиение, и вставляет в эти места коды разрыва страницы, отображаемые на экране в виде вертикальной или горизонтальной пунктирной линии. [6)]

     2.2 OpenOffice Calc

     Электронные таблицы OpenOffice Calc обладают на данный момент наибольшими возможностями среди всех свободно распространяемых программ подобного класса. Эта программа является частью проекта OpenOffice, целью которого является предоставить пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office, и практически неотличима от MS Excel по функциональности. Подробная встроенная документация и удобная система справки позволяют пользователю быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом.

     Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. После старта программы в меню Файл следует выбрать пункт Открыть, если вы собираетесь редактировать уже существующий файл, или в пункте Создать выбрать опцию Документ электронной таблицы. Рабочая книга по умолчанию содержит 3 листа, но если количество листов в книге или их название вас не устраивает, то вы можете легко добавить, удалить или переименовать их. Двойной щелчок в области заголовков листов книги приводит к появлению меню, позволяющему выполнить указанные операции.

     Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

     OpenOffice Calc может размешать в ячейках своих таблиц числа (используя запятую для отделения дробной части), формулы и текст. К каждой ячейке может быть добавлен комментарий (меню Вставка, пункт Примечания), который автоматически отображается при подведении курсора к ячейке (если в меню Справка включена опция Подсказка). О наличии комментария свидетельствует небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно отметить пункт Показать примечания для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.

     Форматирование  данных и ячеек

      При создании практически любого документа  в той или иной форме используется форматирование. Электронные таблицы не являются исключениями и любая программа для их создания поддерживает возможности форматирования. Особенностью этой программы является как возможность использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

     Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек их следует выделить, затем с помощью пункта Ячейка... из меню Формат или пункта Формат ячеек  контекстного меню открыть окно Атрибуты ячейки, которое содержит вкладки, позволяющие задать параметры форматирования. На вкладке Числа можно выбрать формат числа. С помощью вкладки Шрифт можно установить тип, размер и цвет шрифта.

     Рассмотрим  несколько поподробнее вкладку  Выравнивание. Она предназначена для управления выравниванием содержимого ячейки. Кроме того, здесь устанавливается расстояние от линий сетки и направление письма. Переключатели По горизонтали и По вертикали позволяют задать выравнивание содержимого ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.