Транспортування даних

Транспортування даних

При використанні Microsoft Excel часто виникає необхідність перенести в нього дані зі спеціалізованої  бухгалтерської програми. У таких випадках, звичайно, можна зробити роздруківку й потім її отсканировать або просто набрати всі дані заново. Але це ускладнює процедуру. Набагато зручніше використовувати можливості самого Excel.

Витягаємо корисну  інформацію

У бухгалтерських програмах  звичайно присутня функція експорту даних у звичайний текстовий файл. А вже звідти, з файлу експорту, дані можна імпортувати в Excel, після чого з ними можна працювати в цій програмі.

Для того щоб зробити  експорт даних з бухгалтерської програми в текстовий файл, потрібно нажати відповідну кнопку або вибрати потрібний пункт у меню.

У більшості сучасних бухгалтерських програм схема дій  при виконанні експорту даних  виглядає приблизно однаково. Першою справою потрібно відібрати в  бухгалтерській програмі документи, які ми хочемо перенести в інший файл. Після того як сформуємо їхній список, тиснемо на відповідну кнопку або вибираємо підходящий пункт меню для здійснення експорту даних. Звичайно програма перед початком процедури перенесення даних вимагає задати ім’я файлу, у який будуть збережені обрані документи, і вказати папку для його збереження.

Результатом експорту звичайно буває файл із розширенням *.txt, що містить у собі дані з бухгалтерської програми. Зустрічаються й інші розширення, але значно рідше.

Переносимо дані в Excel

Якщо у вас  немає необхідності переносити дані в Excel постійно, можна використовувати  спосіб безпосереднього відкриття  потрібних файлів у середовищі Excel. Для цього спершу відкриваємо  програму Excel і тиснемо на кнопку відкриття файлу. У віконці, що з’явилося, у рядку для типу файлу вибираємо параметр «Всі файли». А після цього шукаємо папку з файлом, що містить дані з бухгалтерської програми, виділяємо його курсором і натискаємо кнопку «Відкрити».

Далі з’явиться  вікно майстра по імпорті даних з файлу на аркуш Excel. В «Майстру текстів» є необхідні настроювання й параметри, які дозволяють легко домогтися гарного результату. Потрібно лише додержуватися підказок майстра.

Звичайно імпорт файлів виробляється в три кроки. Для зручності користувача на кожному з них є вікно для попереднього перегляду результатів змін.

Крок  перший. Тут ми повинні задати документу первісне форматування, тобто визначити, яким саме образом інформація буде розміщена по стовпцях.

Спершу у вікні  майстра в розділі «Формат  файлу» потрібно вибрати тип використовуваного кодування, щоб текст нормально читався. Якщо у вікні перегляду з’являються якісь незрозумілі слова або символи, спробуємо вибрати для формату файлу інший параметр.

Потім указуємо, з  якого рядка потрібно робити імпорт даних. Наприклад, це необхідно, якщо в першому рядку втримується технічний опис стовпців, що нам не потрібно. Коли все готово, натискаємо кнопку «Далі» для переходу до наступного кроку.

Крок  другий. На цьому етапі нам потрібно визначити, чи правильно був зроблений вибір типу даних. Якщо у вікні, де відображений результат, інформація неправильно розбита по стовпцях, вертаємося назад і вибираємо інший тип даних.

При першому  кроці в нас була можливість вибрати  для формату даних значення «фіксованої  ширини». Якщо ми встановили галочку  напроти цього пункту, то на другому  кроці буде потрібно задати границі  кожному стовпцю. Зробити це можна  на лінійці у вікні «Зразок  розбору даних».

Символ  роздільника стовпців користувач вибирає  самостійно. Який саме знак установлений у цей момент, можна побачити в  табличці « Символом-Роздільником є:». Якщо символ обраний неправильно, розбивка по стовпцях буде відбуватися некоректно. Тоді варто підібрати або ввести інший символ-роздільник. Коли все стане нормально, тиснемо на кнопку «Далі» і переходимо до останнього кроку.

Крок третій. У цей момент ми можемо відразу виключити з таблиці непотрібні стовпці, які містять зайву інформацію. Для кожного зі стовпців, що залишилися, укажемо формат даних, що буде враховуватися при створенні аркуша в Excel. Будьте уважні: при зміні формату відбувається переформатування даних, і це може привести до їхнього перекручування. Визначившись із усіма стовпцями, натискаємо на кнопку «Готово».

Після імпорту отриману інформацію потрібно відразу зберегти. При цьому обов’язково  виберіть тип файлу «Книга Microsoft Excel». А вже після отримані дані можна отформатировать на свій смак.

Регулярно обновляємо файл

Бувають випадки, коли потрібно з деякою періодичністю імпортувати нові дані зі спеціалізованої бухгалтерської програми у файл Microsoft Excel, тобто регулярно його обновляти. Процедура такого переміщення дуже схожа на вищеописану. Спершу ми також робимо експорт даних з бухгалтерської програми у файл. А потім у меню програми Excel вибираємо пункт «Дані», потім підпункт «Зовнішні дані», і далі - «Імпорт текстового файлу…». У результаті на екрані з’явиться вікно імпорту текстового файлу, де замість кнопки «Відкрити» буде «Імпорт». Вибираємо документ, з якого будемо брати інформацію, і після цього повторюємо три вищеописаних кроки. Завершуємо перенесення даних вибором аркуша, куди варто помістити дані.

На  початку таблиці, у яку ми імпортували  дані з бухгалтерської програми, можна створити новий рядок з описом стовпців. А ліворуч додати стовпець для нумерації рядків. І надалі вони залишаться незмінними, а всі обновлювані дані будуть розміщуватися за ними.

Цей спосіб має свої переваги. Якщо дані з бухгалтерської програми потрібно постійно експортувати в той самий файл, то його відновлення займе значно менше часу. Це можливо завдяки тому, що всі кроки майстра не прийде щораз повторювати вручну, програма виконає їх самостійно.

Обновити  дані з бухгалтерської програми у  вже наявному файлі Excel ще простіше. Для цього відкриваємо книгу Microsoft Excel, у якій була збережена інформація з текстового файлу, і ставимо курсор у будь-який осередок з перенесеними даними. Потім у меню Excel вибираємо пункт «Дані», а потім - «Обновити дані». Після цього з’явиться вікно для відкриття файлу, у якому вже зазначене ім’я документа, з якого ви брали інформацію минулого разу. Залишається лише нажати кнопку «Імпорт» - і можна приступати до обробки оновлених даних.

Коли  ви працюєте з постійно обновлюваним файлом, не міняйте місцями й не додавайте нові стовпці між уже наявними. Це пов’язане з тим, що при наступному імпорті даних інформація буде розміщена у звичайному порядку, і в результаті дані в таблиці будуть зміщені.