Текстовий процесор MS WORD. Особливості опрацювання й оформлення економічної інформації

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №8

Тема: Текстовий процесор MS WORD. Особливості опрацювання й оформлення економічної інформації.

Мета: навчитися опрацьовувати економічну інформацію в текстовому документі, зокрема будувати таблиці, виконувати необхідні обчислення в них, будувати діаграми на основі табличних даних. 

Програмне забезпечення: Текстовий процесор MS WORD 2003.

1. Теоретичні відомості

Більшість економічних даних, які створюються в табличному процесорі MS WORD створюються у вигляді таблиць. Щоб створити будь-яку таблицю, потрібно спочатку сформувати її структуру. Структура таблиці – це спосіб організації її комірок. Комірка – найменша структурна одиниця таблиці. У комірки вводять символьну інформацію: текстові або числові дані.

Створення таблиці. Існує чотири різних способи створення таблиці:

1)  перетворення тексту в таблицю;

2)  формування таблиці за допомогою операції  Добавить таблицу;

3)  шляхом використання операції  Нарисовать таблицу;

4)  вставка таблиці Microsoft Excel.

Розглянемо дещо докладніше три перших способи.

1. Перетворення тексту в таблицю. Цим способом користуються для зміни вигляду вже наявного тексту. Текст потрібно поділити на майбутні комірки таблиці за допомогою певного символу, наприклад, крапки, крапки з комою. Після цього слід послідовно виконати такі дії:

        виділити весь текст, який потрібно перетворити у таблицю;

        включити режим відображення сітки в таблиці за допомогою команди меню Таблица → Отобразить сетку;

        виконати команду Таблица → Преобразовать текст в таблицу;

        після того, як з'явиться діалогове вікно Преобразовать текст в таблицу, слід задати кількість майбутніх стовпчиків таблиці (кількість рядків формується з огляду на наявну інформацію у виділеному тексті) і в групі Разделитель зазначити, за допомогою якого символу поділяються комірки у таблиці.

Ширина стовпчиків підбиратиметься автоматично таким чином, щоб заповнювалася вся сторінка по ширині. Для примусової зміни ширини стовпчика потрібно ввести необхідне значення в полі Ширина столбца.

Натиснувши на кнопку Автоформат, можна підібрати до таблиці один із її стилів, для чого в діалоговому вікні, що відкриється після натискання на цю кнопку, Автоформат таблицы клацнути на потрібному стилі зі списку. У вікні можна не тільки вибрати шаблон зі списку Стили таблицы, а й змінити його, використовуючи відповідні кнопки й індикаторні перемикачі. Результат дій користувача відтворюватиметься у вікні Образец.

Можлива й обернена операція: перетворення таблиці у текст. Слід виділити таблицю і виконати команду меню Таблица → Преобразоватъ таблицу в текст.

2. Створення таблиці за допомогою операції Добавить таблицу. Для цього потрібно виконати команду меню Таблица → Добавитпь таблицу або натиснути на кнопку Добавить таблицу на панелі інструментів Стандартная.

Після виконання команди меню Таблица → Добавить таблицу з'явиться діалогове вікно Вставка таблицы.

У цьому вікні варто задати необхідну кількість стовпчиків і рядків, вибираючи зі списку або вводячи з клавіатури. Що стосується дій із кнопкою Автоформат і встановлення ширини стовпчика, то вони аналогічні описаним вище у вікні Преобразовать в таблицу.

Якщо для створення таблиці застосовувалася кнопка панелі інструментів, то з'явиться схематичне зображення таблиці у вигляді рядків і стовпчиків. На цій схемі слід або клацнути на комірці, яка буде правою нижньою в майбутній, або, якщо потрібен макет більшої таблиці, клацнути в будь-якій комірці макету і тягнути покажчик миші праворуч униз, доки не з'явиться макет потрібного розміру.

Щоб відмовитися від вставки таблиці, варто потягнути покажчик миші вліво вгору від її схеми і після появи напису  Отмена  відпустити   кнопку  миші              .

Створивши  структуру  таблиці,   потрібно заповнити її змістом.

Хоча за такого способу створення таблиці всі її комірки мають однаковий розмір, його можна змінити, а також змінити власне структуру таблиці. З метою зміни структури таблиці використовують контекстне меню виділених комірок, а також інструменти панелі Таблицы и границы.

3. Створення таблиці шляхом використання засобу Нарисовать таблицу – процес її малювання за допомогою олівця. Застосовують цей спосіб створення таблиці, натискаючи на кнопку Таблицы и границы панелі інструментів Стандартная, або виконавши команду меню Таблица → Нарисовать таблицу. Такий спосіб зручно використовувати у процесі створення складних структур таблиць.

Під час застосування цього способу активізується панель інструментів Таблицы и границы, що полегшує процес створення таблиці.

Зміна структури таблиці. У таблицю легко можна додавати рядки, стовпці, вилучати непотрібні рядки та стовпці, об'єднувати комірки, поділяти їх на декілька рядків і стовпців (тобто створювати в комірці таблицю). Це можна робити за допомогою команд меню Таблица, структура якої залежить від того, чи є виділені елементи в таблиці, або з контекстного меню виділених об'єктів-комірок. Часто використовують інструменти панелі Таблицы и границы.

Додаючи елементи (рядки або стовпчики) усередину таблиці, варто пам'ятати, що нові рядки за замовчуванням з'являються над виділеними, а стовпчики – зліва від виділених.

Якщо потрібно додати рядки наприкінці таблиці, то, розмістивши курсор в останню комірку, досить натиснути на клавішу Tab.

Вилучити таблицю з документа можна тільки таким чином: виділити її всю і виконати команди меню Таблица → Удалить → Таблица.

Форматування таблиць. Для форматування таблиць використовують стилі таблиць, обираючи автоформатування таблиці, наприклад, з меню Таблица → Автоформат обрати у діалоговому вікні потрібний стиль або таку команду з контекстного меню. Перед цим таблицю слід виділити. Можна створювати і застосовувати власні стилі, або використовувати одноразове ручне форматування. Щоб форматувати певний діапазон комірок, варто їх виділити, потім відкрити їх контекстне меню і застосувати як форматування комірок таблиці, так і вмісту таблиці, використовуючи відповідні команди контекстного меню, насамперед Границы и заливка, що доступна також із меню Формат, та інструменти панелі Таблицы и границы.

Обчислення у таблицях. Процесор MS Word дає змогу розраховувати числові величини, розміщені в комірках таблиці. Це такі прості розрахунки, як розрахунок сум, підрахунок значень середнього арифметичного, заокруглення чисел та ін. Такі обчислення дуже важливі для економічної інформації під час отримання значень розрахункових реквізитів-основ та економічних показників. Проте обчислювальний процес у MS Word потрібно ретельно контролювати, оскільки MS Word не є обчислювально-орієнтованим середовищем.

Найчастіше виконуються розрахунки сум. Для обчислення суми варто помістити курсор у порожній комірці стовпчика, дані котрого потрібно підсумувати, і виконати команди меню Таблица → Формула.

У діалоговому вікні Формула (рис. 1.1) за замовчуванням з'являється функція SUM для розрахунку суми, а аргумент ABOVE означає діапазон комірок, розташованих над наявною коміркою.

Рис. 1.1. Діалогове вікно Формула.

Список Вставить функцию дає змогу застосовувати й інші функції. Зміст функцій наведено у табл. 1.1.

У процесі використання формул слід пам'ятати, що в них застосовуються посилання на комірки таблиці у вигляді назв стовпчиків і номерів рядків, які процесор встановлює автоматично. Стовпчики позначаються літерами латинського алфавіту (А, В, С, D та ін.), рядки — літерами арабського алфавіту цифр (1, 2, 3, 4 та ін.). Отже, ліва верхня комірка таблиці має адресу А1, суміжні з нею – В1 та А2.

Крім посилань на комірки в формулах використовують спеціальні константи як аргументи функції: ABOVE – над; BELOW – під; LEFT – ліворуч; RIGHT – праворуч.

При використанні функцій і формул результати обчислень вставляються у комірки таблиці в спеціальні поля, що автоматично не оновлюються під час зміни похідних даних. Тому, якщо дані, які беруть участь у розрахунках, змінилися, потрібно обов'язково обновити поля з результатами розрахунків шляхом виділення (у процесі виділення вони стають сірими) та виконати команду контекстного меню поля Обновить поле. Ще одна команда цього меню Коды/Значения полей дає змогу переключитися в таблиці з режиму відтворення результатів обчислень у режим відтворення формул, що корисно для перевірки правильності введених формул.

Таблиця 1.1.

Побудова діаграм на підставі табличних даних. За допомогою команди Вставка → Рисунок → Диаграмма процесор MS Word надає можливість представити табличні дані у вигляді діаграми та графіка, використовуючи для цього потужніший вбудований засіб Microsoft Graph – редактор ділової графіки. Після виконання цієї команди в документі Word з'являється умовна таблиця середовища Microsoft Excel та її графічне зображення у вигляді стовпчикової діаграми. При цьому панель інструментів Форматирование змінюється на таку саму за назвою панель середовища Microsoft Excel, надаючи користувачеві можливість редагувати таблиці для побудови діаграми. Такий спосіб використовують, якщо таблиця в документі непотрібна, а потрібні лише діаграми на основі цих даних. Принцип роботи полягає в такому: в комірки таблиці вносять свій текст і числа відповідно до тих, що необхідно відтворити на
діаграмі. Дані можуть бути довільними за змістом і чисельністю, однак перевантажувати діаграму небажано у зв'язку з тим, що вона може втратити виразність. Побудова діаграми виконуватиметься автоматично у міру заповнення таблиці, яку слід розглядати разом із діаграмою. Усе, що виконується з таблицею, одразу відтворюється на діаграмі.

Якщо є можливість розмістити в документі і таблицю і діаграму, то перед тим, як виконувати команди Вставка → Рисунок → Диаграмма, дані таблиці, необхідні для відображення на діаграмі, потрібно виділити. Тоді на діаграмі одразу відтворюватимуться виділені дані. У будь-який момент роботи шляхом натискання на мишу за межами таблиці закриється її зображення і в документ вставиться відповідний графічний об'єкт. Після цього можна змінити отриману діаграму за допомогою клацання на праву кнопку миші по ній, після чого діаграма стає активним графічним об'єктом (тобто матиме маркери розміру) та розкривається контекстне меню, в якому найбільший інтерес становлять команди Объект → Диаграмма зі своїм меню та Формат объекта.

2. Хід роботи:

1.   Відкрийте програму MS Word та створіть новий документ.

2.   Використовуючи команду Добавить таблицу створіть таблицю, кількість стовпчиків в якій дорівнює 7, а кількість рядків – 6, величина комірок однакова.

3.   У першому рядку цієї таблиці об'єднайте всі комірки з другого до сьомого стовпчика включно.

4.   У першому стовпчику таблиці об'єднайте комірки першого, другого та третього рядків.

5.   У ліву верхню велику комірку таблиці введіть назву Назва філії та заголовки, заповніть стовпчики даними відповідно до таблиці 1.2. Здійсніть форматування даних згідно поданого зразку.

Таблиця 1.2.