Средства автоматизации создания документов

Средства  автоматизации создания документов

Поиск и замена

Поиск и замена фрагментов текста выполняются через меню Правка/Найти... или Правка/Заменить.... В обоих случаях открывается окно "Найти и заменить" с тремя вкладками: "Найти", "Заменить", и "Перейти". Последняя вкладка используется для быстрого перехода в указанное место документа. Наиболее часто используется вкладка "Заменить". 

Замена позволяет  автоматизировать процесс редактирования документа, например, удаления ненужных пробелов. Для этого следует в  поле "Что:" вставить два пробела, а в поле "Заменить на:" – один пробел, и нажать "Заменить все". В специальном окне будет сообщено, сколько сделано замен. Если количество замен больше нуля, то повторно нажать "Заменить все" и т.д.

Организация переноса слов

Автоматический перенос  слов в абзацах выполняется через  меню Сервис/Язык/Расстановка переносов. В открывшемся окне следует установить флажок "Автоматическая расстановка переносов" и, при необходимости, отрегулировать ширину зоны переноса слов.

Вставка номеров страниц

Для вставки номеров  страниц следует выполнить: Вставка/Номера страниц и в окне "Номера страниц" отрегулировать положение номеров. Номера автоматически помещаются в области колонтитулов, расположенные в верхней и нижней частях страниц. Высота области колонтитулов должна быть достаточной для размещения номеров. По умолчанию она равна 1,25 см.

Вставка оглавления

Оглавление — это список помеченных элементов документа (чаще всего - заголовков) вместе с номерами страниц, на которых они расположены. Наиболее простой способ создания заголовков — использование встроенных стилей.

Порядок создания оглавления

1. Выделите заголовок.
2. В поле "Стиль" панели "Форматирование" выберите стиль заголовка. Более широкий набор форматов дает обращение к меню Формат/Стиль.
3. Повторите пп. 1, 2 для других заголовков, включаемых в оглавление.
4. Поместите курсор в то место документа, где необходимо вставить оглавление.
5. Обратитесь к меню Вставка/Оглавление и указатели и откройте вкладку "Оглавление".
6. Выберите формат оглавления, установите флажок "Показать номера страниц" и нажмите "Ok".

Если документ редактировался после создания оглавления, то номера страниц в нем могут не совпадать  с действительными. Оглавление необходимо обновить. Для этого его следует выделить и нажать клавишу F9.

Вставка указателей

Указатель — это список понятий и определений со ссылками на страницы, на которых эти понятия встречаются. Создание указателя выполняется в два этапа: идентификация элемента текста, включаемого в указатель, и сборка всех отмеченных элементов.

1. Идентификация элемента  указателя:

• выделить слово или сочетание слов;
• выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;
• раскрыть вкладку "Указатель" в окне "Оглавление и указатели";
• нажать кнопку "Пометить…";
• в окне "Определение элемента указателя" установить метку "Текущая страница". 
• нажать кнопку "Пометить" — для включения в указатель только выделенного элемента или кнопку "Пометить все" — для включения в указатель всех элементов в документе, совпадающих с выделенным и закрыть окно;

2. Сборка указателя:

• установить курсор в позицию начала указателя определений (если указатель дополняется, то установить курсор в раздел указателя);
• выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;
• на вкладке "Указатель" нажать кнопку "Пометить…";
• в поле "Основной элемент" ввести текст отмеченного на этапе идентификации элемента (можно скопировать его через буфер обмена);
• закрыть окно "Определение элемента указателя";
• нажать клавишу F9 для обновления документа.

Замечание. При использовании инструмента "Показ непечатаемых символов" в местах определения элементов указателя будут видны коды полей.