Создание пользовательской базы данных в СУБД "Access"

Создание запросов можно выполнять в режиме конструктора или мастера. Так, в режиме конструктора выполнены следующие операции:

1. Выбирается режим «Конструктор», появляется диалоговое окно «Запрос на выборку» и «Добавление таблицы». Выбираем требуемое название таблицы (например: НМА (Нематериальные активы)) левой клавишей мыши, а затем подтверждаем нажатием кнопки «Добавить».
2. Набираем в схему необходимое количество комплекса таблиц с операциями: «Добавить», и последующим закрытием окна «Добавление таблиц».
3. Убеждаемся в наличии связанной схемы данных таблиц и заполняем позиции нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условие отбора.
4. Закрываем окно схемы и сохраняем структуру объекта (например, под именем «Запрос по банкам»).
5. Выполняем операции по п.п.1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть, как указано на рис. 4.

    Рисунок 4. Общий вид окна запросов базы данных.

                                     1.4.Создание Форм.

Для создания форм в режиме мастера необходимо выполнить операции:

1. Выбираем режим «Создание форм с помощью мастера», до появления окна «Создание форм».
2. В списке Таблицы и запросы выбираем требуемый объект (например, Поставщики).
3. В списке доступные поля выполняем перевод (клавишей «>») требуемых полей в список «Выбранные поля» (например, перевод полей «Код Объекта», «Код Банка», «Наименование контрагента»).
4. Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и выбираем из появившегося списка внешний вид формы (например, «Ленточный»).
5. Далее снова подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и выбираем из появившегося списка требуемый стиль (например, «Международный»).
6. Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и  устанавливаем имя формы (например, «Контрагенты»).
7. Выполняем итоговое нажатие кнопки «Готово» и убеждаемся в наличии готовой формы.
8. Выполняем операции по созданию необходимых форм в соответствии требований п.п. 1-6, как примерно показано на рис. 5.

                   Рисунок 5. Общий вид окна форм базы данных

                                 1.5. Создание Отчетов.

Для создания отчетов в режиме мастера выполняются операции:

1. Выбирается режим «Создание отчета с помощью мастера» до появления окна «Создание отчетов».
2. В новом диалоговом окне появляется список «Таблицы и запросы», выбираем требуемый объект (например, Банки).
3. В следующем списке доступные поля выполняем перевод (клавишей «>») требуемых полей в список «Выбранные поля» (например, перевод полей «КодБанка», «Наименование банка», «БИК», «Город»).
4. Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и устанавливаем уровни группировки.
5. Далее подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и задаем требуемый порядок сортировки.
6. Подтверждаем нажатием кнопки «Далее» и выбираем вид макета для отчета (например, «Табличный»).
7. Выполняем снова нажатие кнопки «Далее» и выбираем из появившегося списка требуемый стиль (например, «Обычный»).
8. Выполняем «Далее» и устанавливаем имя отчета (например, «Банки»).
9. Закрываем диалоговое окно нажатием кнопки «Готово» и убеждаемся в наличии готового отчета.
10. Выполняем операции по созданию необходимых отчетов в соответствии требований п.п. 1-10, как показано на рис. 6.

                                 Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы данных. 

                     1.6. Создание Главной кнопочной формы НМА. 

Чтобы созданная база данных выглядела в виде отдельной программы применяется метод создания Главной кнопочной формы. Для того чтобы создать Главную кнопочную форму вначале необходимо открыть базу данных, а затем выполните операции:

1. В меню «Сервис» выбираем команду «Служебные программы», а затем «Диспетчер кнопочных форм».
2. Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажимаем кнопку «Да».
3. Нажимаем кнопку «Создать».
4. Вводим имя новой кнопочной формы и подтверждаем нажатием кнопки «OK».
5. Имя новой кнопочной формы добавляется в поле «Страницы кнопочной формы».
6. Выбираем имя новой кнопочной формы и нажимаем кнопку «Изменить».
7. В новом появившемся диалоговом окне, нажимаем кнопку «Создать».
8. В поле «Текст» вводим ключевые слова для первой кнопки кнопочной формы, а затем выбираем для нее команду в поле «Команда». Например, вводим текст «Запрос по банкам», а затем выбираем в поле «Команда», затем «Открыть форму для изменения».

Примечание.   Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выбираем в поле «Команда», затем «Перейти к кнопочной форме», а затем указываем кнопочную форму, к которой надо перейти.

9. Для большинства выбранных команд под полем «Команда» открывается новое поле со списком. При необходимости, нужно выбрать элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда «Открыть форму для изменения», то выберите в поле «Форма» имя нужной формы, например Банки, и нажмите кнопку «OK».
10. Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных кнопок кнопочной формы, как это приведено на рис. 7.

Примечание.   Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, необходимо выбрать  имя в списке «Элементы данной кнопочной формы» и нажать на кнопку «Изменить» или «Удалить». Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, нужно выбрать элемент в списке и воспользоваться кнопками «Вверх» или «Вниз».

11. 11.Закончив создание кнопочной формы, подтвердите нажатием кнопки «Закрыть».
12. Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, необходимо выбрать имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажать на кнопку «По умолчанию».
13. При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

  Рисунок 7. Схема главной кнопочной формы базы данных НМА

                                        Заключение 

     Важнейшим фактором прогресса является совершенствование  форм и методов управления предприятием на основе вычислительной техники и  средств связи, представляющих собой материально-техническую базу автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия. Она служит связующим звеном между объектами и субъектами управления и выполняет следующие функции: воспринимает вводимые пользователями исходные данные и запросы, обрабатывает введенные и хранимые в системе данные в соответствии с определенными алгоритмами и формирует требуемую выходную информацию.

        Созданная база данных, по учету НМА на предприятиях частного бизнеса, получилась очень простой, надежной и удобной в работе, что немало важно при выборе подобных проектов для профессионального использования. Чтобы использовать данную базу данных в профессиональных условиях, её необходимо доработать только лишь в соответствие с конкретными условиями предприятия.

        База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о заказчиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных. Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например, перечень контрагентов из Уфы или комбинированные данные из нескольких таблиц, например, сведения о НМА совместно со сведениями о контрагентах. Формы же содержат обычно одну запись (кортеж) таблицы, с возможностью выбора из записей, содержащихся в таблице. Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. Они представляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

       Таким образом, создание и использование в повседневной рабочей жизни СУБД Access реляционного типа, предусматривает не только автоматизацию в создании и ведении пользовательских БД средствами приложения MS Access, но и возможность организации простейших БД c проведением операций импорта/экспорта в приложениях MS Excel и MS Word. Также улучшает состояние предприятий, повышает их рентабельность, а самое главное уменьшает трудозатраты.

                       Список использованной литературы 

1. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: учебное пособие. – М.: Гелиос АВР, 2009.– 368 с.
2. Вакуленко Т.Г. Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности для принятия управленческих решений. – СПб.:Герда, 2010. –288с.
3. Савицкий Н.И. Технологии организации, хранения и обработки данных. – М.: Инфра, 2005. – 232с.
4. Андрейчиков А.В. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. –М.: Финансы и статистика, 2010. – 368с.
5. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. –М.:Юнити, 2010.
6. П. Нортон, В. Андерсен. Разработка приложений в Access. –М.: BHV, 2007.
7. Овчаренко Е.К., Ильина О.П., Балдыбердин Е.В. Финансово-экономические расчеты в MS Excel. - М.: Финансы и статистика, 2008.
8. Информатика: Учебник. – 3-е перераб. Изд. /Под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2009. –768с.
9. Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. - СПБ: Питер, 2009.
10. Экономическая информатика /Под ред. проф. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. - СПБ: Питер, 2009.
11. http://www.citforum.ru; 
12. http://www.infoart.ru; 
13. http://www.academu.ru.
14. http://www.microinform.ru.

                                     Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3 
1.Разработка основных элементов базы данных………………………………..5 
1.1. Выбор и обоснование структурной схемы базы данных…………………..5 
1.2. Создание таблиц……………………………………………………………...5 
1.3. Установление связей между таблицами ……………………………………8 
1.4. Создание запросов…………………………………………………………..10 
1.5. Создание форм………………………………………………………………11 
1.6. Создание отчетов……………………………………………………………13 
1.7. Создание Главное кнопочной формы……………………………………..14 
Заключение……………………………………………………………………….17 
Список использованной литературы…………………………………………...19