Разработка базы данных оптовая торговля СУБД Access

Сочинский институт экономики и информационных технологий 
 
 
 
 

 по дисциплине: "Базы данных" 

Тема проекта:  “ Разработка базы данных  оптовая торговля СУБД Access” 
 
 
 

 
 
 
 
 

Сочи 2008г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

                 Введение

1 Аналитическая часть…………………..………………………………………...4

2 Проектирование  и создание базы данных по предметной области………5-10

3 Создание  отчетов и запросов………………………………………………11-17 
4 Заключение……………………………………………………..........................18

5 Список использованных источников…………………………………………19

6 Приложение «Схема базы данных»……………………………………...........20

 

      Введение 

   Прежде  всего, Access это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории Access предназначена для хранения и получения данных представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операция. Используя Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлять всевозможные сложные отчеты. С другой стороны Access является мощным приложением Windows. Впервые производительность СУБД соответствует возможностям такой развитой операционной системой как Microsoft Windows. Поскольку и Windows Access – детища фирмы Microsoft, они очень хорошо взаимодействуют одна с другой. Система Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. Это означает, что вы можете вырезать копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

   В то же время Access это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно получить доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволять упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы.

   В Microsoft Access можно создать базу данных двумя способами: с помощью Мастера базы данных и самостоятельно. На создание базы данных с помощью мастера затратится минимум времени, но она не будет содержать каких-то нужных для вас полей, форм или таблиц, зато в ней будут элементы не нужные для вашей базы данных. Для создания своей базы данных (не используя Мастера) вы потратите значительную часть времени, а также это потребует определенных знаний Access. Конечный результат будет очевиден: база данных будет содержать те элементы, которые вам необходимы для работы.

     В современных рыночных отношениях при  организации оптовой торговли большое  значение имеет использование баз  данных. 
 
 
 
 
 

     Аналитическая часть

     Основной  целью  разработки базы данных является повышение эффективности финансово –хозяйственной деятельности на основе оперативного учета и контроля.

     При этом были поставлены следующие основные задачи:

     1.Проектирование и создание базы данных по предметной области;

     2.Создание отчетов и запросов;

     3.Изучение документации предприятия (Прайс лист на товары, накладная на поставку, накладная на отгрузку).

     Так например, для создания своей базы данных использовались данные  торгового предприятия ООО”ДомБытХим”. 

      В ходе создания базы данных были использованы следующие показатели:

1) Номенклатура товара;

2) Поставщики;

3) Покупатели;

4) Сотрудники;

5) Ценовая политика.

     Описание  ER модели

     

 
Проектирование  и создание базы данных по предметной области

   Создание  базы данных – одна из простейших операций в Access. При запуске Access открывается диалоговое окно (рис. 1), в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выбираем параметр "Новая база данных", а затем нажмем кнопку .

   

   Рис. 1. Начальное окно диалога. 

   На  экране появиться окно диалога "Файл новой базы данных". Здесь необходимо определить имя для нового файла  и указать его местоположение на диске. Зададим название базы данных "Складской учет". Access выполнит необходимые действия, и через несколько секунд на экране появится чистое окно базы данных (рис. 2), с которым мы и будем работать. 

   

   Рис. 2. Рабочее окно базы данных. 

   Теперь  для того чтобы использовать созданную  базу данных требуется ввести данные, необходимые для работы склада. В первую очередь это должен быть список поставщиков и клиентов.

   Создадим  таблицу, содержащую данные поставщиков  и клиентов с помощью конструктора. Для этого сначала выберем  вкладку "Таблицы", а затем в  окне базы данных сделаем двойной  щелчок мыши по листку с подписью "Создание таблицы в режиме конструктора". На экране появиться окно изображенное на рис. 3.

   В первую свободную ячейку столбца "Имя  поля" введем "КодПоставщика", а в столбце "Тип данных" выберем "Счетчик". Поле счетчика очень удобно, так как будет автоматически нумеровать записи, поэтому используется для полей, значение которых должно быть уникальным для каждой записи. После удаления записи с определенным номером, удаленный номер больше не будет присваиваться новым записям.

     В  последующие ячейки введем ответственное лицо и наименование организации. 
 
 
 
 

     Таблица №1

     

 

     Исходная  таблица №1

     

 

   Теперь  закроем таблицу и при сохранении зададим название "Поставщики".

   Аналогичным образом создадим таблицу «Накладная на отправку» она содержит код накладной, код покупателя, код сотрудника, количество, дата отправки , код товара, предоплата.

     Таблица №2

   

 

     Исходная  таблица №2

       

     Таблица «Накладная на поставку» содержит  код накладной, код поставщика, код сотрудника, количество, дата , код товара, предоплата. 
 

     Таблица №3

     

 

     Исходная  таблица №3

     

     Таблица «Покупатель» содержит код покупателя, наименование покупателя.  

     Таблица №4

                 

 
 
 

     Исходная  таблица №4

     

     .

     Таблица «Склад» содержит код сотрудника, ФИО, должность.

Таблица №5

     

 

     Исходная  таблица №5

     

 

     Таблица «Товар» содержит код товара, наименование товара, цена оптовая, цена мелкооптовая, цена розничная. 

     Таблица №6

     

 
 

     Исходная  таблица №6

     

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Создание  отчетов и запросов 

              Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

   В основном отчёты проще всего построить  при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный  вариант окончательного отчета с  первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

   Информация  в готовом отчете (в окне предварительного просмотра) зависит от содержания таблицы (формы или запроса) на настоящий момент. Созданный однажды, отчет всегда выводит текущее содержимое таблицы. Новый макет отчета создается только в том случае, если требуется изменить содержание, вид или оформление отчета. В правом нижнем углу отчета Access автоматически выставит текущую дату (зафиксированную компьютером), а в левом нижнем углу Access напишет общее количество листов и номер текущего.

   Создадим  отчет, используя мастера отчетов  и табличный вариант данных. Для этого перейдем на вкладку отчеты и двойным щелчком мыши выберем «Создание отчета с помощью мастера».

   В появившемся окне «Создание отчетов» выберем «Таблица: Поставщики», перенесем  данные в правую часть окна нажатием кнопки и нажмем кнопку . В следующем окне двойным щелчком выберем пункт "Наименование организации" для того чтобы отчет о данном клиенте начинался именно с названия фирмы поставщика. В порядке сортировки выберем один пункт «КодПоставщика», выберем макет страницы, стиль и зададим имя отчету "Накладная на поставку".

   Таким же способом создадим отчет для таблицы "Накладная на отправку", "Количество за период". Остальные отчеты будут  создаваться на базе запросов.

   Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

   Результатом запроса является специальная таблица, которая называется выборкой или динамическим набором данных, так как между выборкой и таблицей, на основе которой она строится, создается динамическая связь. Как бы это ни называлось, результатом будет набор требующихся полей, содержащих данные, удовлетворяющие установленным условиям. В любом случае это часть таблицы, и любые изменения, внесенные, например, в форму, попадут и в таблицу.

   Для создания запросов тоже существует несколько  способов. В данной контрольной запросы  будут создаваться с помощью  мастера запросов.

   Создадим  два аналогичных запроса. Один запрос будет содержать информацию о поставке товара на склад, а второй – информацию о заказах.

   Пошаговое описание создания запроса

1. перейти на вкладку "Запросы";
2. двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;
3. из таблицы "Поставщики" выбрать " Наименование организации ";
4. из таблицы "Накладная на отправку" выбрать "Дата";
5. из таблицы "Товар" выбрать "НаименованиеТовара",  и "Цена";
6. из таблицы "Накладная на поставку " выбрать "Количество";
7. дважды нажать кнопку ;
8. нажать кнопку ;