Работа в excel, использование раскрывающегося списка

27

Содержание

Глава 1. Теоретическая часть

1.1.Понятие информационной системы……………………................................3

1.2. Информационные системы в экономике. Классификация информационных систем ……………………………………………….………..8

1.3. Microsoft Excel. Понятия и возможности……………………….…………11

1.3.1. Основные элементы окна MS Excel……………………….……………..12

1.3.2. Структура электронных таблиц.……………………………….………...12

1.3.3. Возможные ошибки при использовании функций в формулах………..15

1.3.4. Анализ данных ……………………………………………………............16

Глава 2. Практическая часть……………………………………………….18

Глава 3. Глоссарий………………………………………………………….25      

Глава 1. Теоретическая часть

1.1.                Понятие информационной системы

Термин информация происходит от латинского «informatio», что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение — это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков. таблиц и т.п. В широком смысле информация — это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

С ХХ века — общенаучное понятие: это отношения между людьми, человеком и автоматом, животными и растениями и т.д.

Довольно-таки распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении: информация — новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

Информация неотделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Роль потребителей информации очерчивается в таком определении: информация — новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным потребителем как полезные. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем нас мире.

Наряду с информацией в информатике часто употребляется понятие данные. Покажем, в чем их отличие.

Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому информацией являются используемые данные.

При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель (получатель).

Сообщение от источника к получателю передается посредством какой-нибудь среды, являющейся в таком случае «каналом связи» (рис. 1.1).

                                             Канал связи

                                               Сообщения

Рис. 1.1. Передача информации от источника к получателю.

При передаче речевого сообщения — воздух, в котором распространяются звуковые волны, а в передаче письменного сообщения каналом сообщения можно считать лист бумаги, на котором напечатан текст.

Человеку свойственно субъективное восприятие информации через некоторый набор ее свойств: важность, достоверность, своевременность, доступность и т.д. В этом смысле одно и то же сообщение, передаваемое от источника к получателю, может передавать информацию в разной степени. Так, например, вы хотите сообщить о неисправности компьютера. Для инженера из группы технического обслуживания сообщение «компьютер сломался» явно содержит больше информации, чем для вахтера. Но, в свою очередь, для инженера сообщение «не включается дисплей» содержит информации больше, чем первое, поскольку в большей степени снимает неопределенность, связанную с причиной неисправности компьютера. Как видно, одно и то же сообщение для различных пользователей несет различную информацию.

Понятие системы.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Понятие информационной системы.

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система (ИС) — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем.

1.2.                Информационные системы, экономические информационные системы. Классификация информационных систем

Информационная система (ИС) – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи информации, применяемая в процессе управления или принятия решений. ИС включает: 

                       информ. – справочный фонд,

                       язык обработки информ.,

                       носители информ.,

                       комплекс моделей.

              Автоматизированная ИС – совокупность информ., экономико-математических методов и моделей, аппаратных, программных, организационных, технологических средств и специалистов.

              Автоматизированная ИС предназначена для эффективной эксплуатации экономической ИС.

              Экономическая информационная  система (ЭИС) – комплексы функционирования, которые отражают состояние экономических объектов в процессе их развития.

Классификация ИС

1.      По назначению:

      система информационного обеспечения (1С),

      справочно-информ.-ая система, которая имеет самостоятельное целевое назначение (гарант).

2.      По количеству пользователей и территориальному признаку:

                                           однопользовательские (excel),

                                           многопользовательские низкого уровня (access),

                                           ИС уровня предприятия,

                                           распределенные,

                                           очень большие,

                                           сверх большие.

3. По функциям управления:

                       плановые,

                       бухгалтерские программы.

4. По отраслям:

                       ИС для машиностроения и т.д.

5. По видам обрабатываемой информаций.:

Виды информаций:

                                           - текстовая,

                                           - графическая,

                                           - мультимедийная,

                                           - числовая,

                                           - модели реального мира. 

              6. По оперативности обработки информ.:

                                           система реального времени,

                                           система оперативной обработки трансакций,

                                           система пакетной обработки.

              7. По поддержке видов деятельности:

                                           система автоматизированного проектирования,

                                           автоматизированные ИС,

                                           автоматизированные системы управления технологическими процессами.

Структура экономических информационных систем

Экономическая информационная система

Функциональная подсистема                                 Обеспечивающая подсистема

              планирование                                             техническоеобеспечение

                     учет                                              лингвистическое обеспечение

                   анализ                                            математическое обеспечение

                 контроль                                                  правовое обеспечение

               мотивация                                              

1.3.           Microsoft Excel. Понятия и возможности

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1.                       проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2.                       автоматизация итоговых вычислений;

3.                       решение задач путём подбора значений параметров;

4.                       обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5.                       проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6.                       подготовка табличных документов;

7.                       построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8.                       создание и анализ баз данных (списков).

1.3.1. Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1.   Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2.   Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3.   Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4.   Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5.   Рабочая область (активный рабочий лист).

6.   Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7.   Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8.   Строка состояния.

1.3.2.  Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню.

Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1.   финансовые функции;

2.   функции даты и времени;

3.   арифметические и тригонометрические (математические) функции;

4.   статистические функции;

5.   функции ссылок и подстановок;

6.   функции баз данных (анализа списков);

7.   текстовые функции;

8.   логические функции;

9.   информационные функции (проверки свойств и значений);

10.инженерные функции;

1.3.3. Возможные ошибки при использовании функций в формулах

При работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не совершать распространенных ошибок.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

В ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть ####### (решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения полученного числа.

Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

1.               #ИМЯ? – неправильно введено имя функции или адрес ячейки.

2.               #ДЕЛ/0! – значение знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).

3.               #ЧИСЛО! – значение аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2).

4.               #ЗНАЧ! – параметры функции введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное перечисление.

5.               #ССЫЛКА! – неверная ссылка на ячейку.

1.3.4. Анализ данных

Данные - сведения:

- полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций;

- представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excel тип данных – тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Например, в большинстве инструментах анализа данных используются именно числовые значения. Если вы попробуете ввести текстовое значении, то программа отреагирует сообщением об ошибке.

Типы данных:

1.   Текстовый

2.   Числовой

3.   Число

4.   Числовые символы

5.   Дроби

6.   Дата и время

7.   Даты

8.   Время

9.   Формулы

Анализ данных - область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение различной информации.

Ms Excel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся:

·     Обработка списка с помощью различных формул и функций;

·     Построение диаграмм и использование карт Ms Excel;

·     Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

·     Структуризация рабочих листов;

·     Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);

·     Консолидация данных;

·     Сводные таблицы;

·    Специальные средства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных.

Таблицы данных являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

Глава 2. Практическая часть

Построить программу для оценки текущей стоимости автомобиля, в зависимости от описывающих ее признаков (показателей). При реализации проекта следует использовать  весовые коэффициенты показателей. При выполнении проекта использовать элементы управления типа “раскрывающийся список”.

Microsoft Excel можно открыть несколькими способами:

На рабочем столе Windows документ  Microsoft Excel и дважды кликнуть левой кнопкой мыши.

Нажать кнопку Windows (Пуск) в раскрывшемся меня Windows выбрать из списка программ, Microsoft Excel.

После открытия Excel указанными способами будет создан документ под именем книга1. Excel содержит несколько рабочих листов. Все листы представляют собой таблицу, где будут сохраняться данные.

После открытия книги, начинаем вводить задание.

Далее переименовываем лист.

Расписываем размер зимней куртки. Вводить формулу в ячейке начинаем со знака «=».

Из строки формул выбираем необходимую функцию.

Полная формула будет выглядеть следующим образом:

в итоге получаем результат

Аналогично вычисляются остальные показатели: цвет, стоимость и фасон.

Далее создадим «раскрывающийся список» для показателей «размер», «цвет» и «фасон».

Для этого используем вкладку «Данные».

Затем войдем в «Проверка…».

В результате получаем необходимый нам «раскрывающийся список».

Данный список связываем с ячейкой выбранного пользовательского элемента. При смене условий показателей «раскрывающихся списков» будет меняться результат «итоговой стоимости».

Глава 3. Глоссарий

Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72).

Автоматизированная информационная система предполагает участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру.

Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы.

Задача – некоторое множество исходных посылок (входных данных к задаче), описание цели, определенной над множеством этих данных и, может быть, описание возможных стратегий достижения этой цели или возможных промежуточных состояний исследуемого объекта.

Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

Инструментарий информационной технологии – один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом.

Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Макрос.

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Подсистема – часть системы с некоторыми связями и отношениями.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Система – это средство достижения цели или все то, что необходимо для достижения цели (элементы, отношения, структура, работа, ресурсы) в некотором заданном множестве объектов (операционной среде).

Система управления базой данных – программа, которая контролирует, управляет данными, а также обеспечивает связь между данными и прикладными программами.

Стратегическая информационная система – компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Структурированная (формализуемая) задача – задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Ссылка – адрес ячейки или диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Ячейка – минимальный объект табличного процессора.

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

АИТУ – информационная технология управления;

АРМ – автоматизированное рабочее место;

АСУ – автоматизированная система управления;

АСУП – автоматизированная система управления производством;

БД – база данных;

ИИ – искусственный интеллект;

ИО – информационное обеспечение;

ИС – информационная система;

ИСУ – информационная система управления;

ИТ – информационная технология;

ЛПР – лицо, принимающее решение;

НИТ – новая информационная технология;

ОИ – обработка информации;

САО – система автоматизации офиса;

САПР – система автоматизированного проектирования;

СПИС – стратегическое планирование информационной систем;

СППР – система поддержки принятия решений;

СУБД – система управления базами данных;

СУБМ – система управления базой моделей;

СУД – система управления диалогом;

СЭОД – система электронной обработки данных;

ТП – технологический процесс;

ЭВМ – электронная вычислительная машина;

ЭС – экспертная система.