Особенности оцифровывания архивных документов научно-технической документации

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

кафедра математических и естественно-научных дисциплин

 

 

 

Особенности оцифровывания архивных документов научно-технической документации

Контрольная работа по Информатике

Студенческий билет 

 

 

 

Студент 1 курса з/о

Группа ДАЗ-1

 

Преподаватель:

Пузаков А.С.

 

 

 

Владивосток 2012

 

Оглавление

Введение

1. Оцифровывание архивных документов научно - технической документации………………………………………….......................................4-9

Заключение

 

Введение

Проблема возрастания  объёмов документов сегодня актуальна  для всех. Все чаще из-за сложности  доступа к архивам увеличивается  время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является оцифровка документов, организация и создание электронного архива.

Несмотря на кажущуюся  простоту, создание цифровых копий  документов – это комплексный  и технически сложный процесс, который зависит от типа документа, его характерных особенностей.

Существует несколько  видов электронного архива делящегося по назначениям. В связи с этим существуют определенные требования к оцифровке определенного типа документа.

В данной работе я рассмотрю особенности оцифровки архивных документов научно-технической документации.

 

1. Оцифровывание архивных документов научно-технической документации.

Оцифровка архивов –  это новый способ работы с документацией. В двадцать первом веке наличие цифровых копий документов, ведение электронных баз данных в архивах – всё это становится обязательным стандартом.

Оцифровка - то описание объекта, изображения или аудио-видео сигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала при помощи той или иной аппаратуры, т.е. перевод его в цифровой вид пригодный для записи на цифровом носителе (электронном).

Несмотря на кажущуюся  простоту, создание цифровых копий  документов – это комплексный  и технически сложный процесс, который зависит от типа документа, его характерных особенностей.

При создании электронного архива надо учитывать особенности технической документации: она может быть различных форматов. Любой технический документ можно отнести к широкоформатным (А2-А0+) либо узкоформатным (А5-А3). Требования к аппаратным средствам для обработки широкоформатных и узкоформатных документов — абсолютно разные.

Все технические документы условно делятся на графические (чертежи, схемы), текстовые (пояснительные записки, технические требования) и табличные (спецификации, ведомости). Если электронные документы помещать в архив как простые копии бумажных (то есть хранить их в растровом формате), это деление несущественно. А вот для каждой из дальнейших работ — распознавания текстов, таблиц, векторизации графических документов и т.п. — придется применять свои программные средства.

Технические средства для оцифровки архивных документов научно-технической документации:

• сканер или сканер/копир — для ввода узкоформатной документации;
• сканер как отдельное устройство или в составе репрографического комплекса — для сканирования широкоформатной документации.

Всю узкоформатную техническую документацию, которую необходимо сканировать, можно подразделить на три группы:

• сброшюрованные комплекты технической документации, которые нежелательно разброшюровывать;
• пачки листов технической документации одного формата, которые можно сканировать в пакетном режиме;
• пачки листов технической документации одного или разных форматов на ветхих или покоробленных носителях.

Начнем с того, что  предлагаемые на рынке и представленные во всех магазинах персональные листовые и планшетные офисные сканеры предназначены в основном для применения в «бытовых» условиях (сканирование нескольких листочков, фотографий, слайдов и т.п.). Для больших объемов и промышленных нагрузок такое оборудование не очень приспособлено.

Для сканирования сброшюрованной документации самым производительным решением является книжный сканер — оборудование довольно специфическое и малораспространенное. На российском рынке хорошо зарекомендовали себя сканеры японской компании ImageWare под общим названием BookEye, предназначенные для сканирования книг, брошюр, фолиантов и других сброшюрованных и/или переплетенных материалов.

Учитывая специфику сброшюрованной технической документации, оптимальным для наших целей будет сканер формата А3, обеспечивающий сканирование только в монохромном режиме.

Заметим, что на самом деле книжный сканер способен обеспечить сканирование документов всех трех групп, но темп сканирования может и не устроить пользователя. Скорость работы оператора ограничена, да и возможность ошибок позиционирования и порядка сканирования не исключена.

При сканировании пачек технической документации предпочтение лучше отдать пакетным сканерам. На российском рынке уже давно предлагаются сканеры компаний Fujitsu и Canon, однако для технических документов больше подойдут сканеры немецкой компании InoTec. Пакетные сканеры этой компании под общим названием Scamax не только позволяют сканировать разноформатные документы, но обладают другими замечательными возможностями. Например, эти сканеры можно оснастить ультразвуковыми сенсорами для определения сдвоенных листов (далеко не вся техническая документация отпечатана на мелованной бумаге высокого качества) и принтером штрих-кода для маркировки и инвентаризации отсканированных документов. Сканеры InoTec Scamax вообще чрезвычайно гибки в конфигурации. Их можно оснастить блоками удаления пыли, двухкоординатного повышения контрастности, двустороннего сканирования.

Для сканирования ветхих и покоробленных документов можно использовать либо ImageWare BookEye, либо InoTec Scamax 5000, который позволяет подавать материал на приемный лоток вручную, фактически со скоростью работы оператора. Естественно, будет уместен и обычный планшетный сканер подходящего формата. При сканировании малоформатных ветхих документов можно применять методики сканирования широкоформатных ветхих чертежей.

Сканеры или репрографические комплексы для сканирования широкоформатной документации.

Широкоформатную документацию можно поделить на:

• документацию стандартного качества, пригодную для последующей компьютерной обработки;
• ветхую техническую документацию или, наоборот, документы, выполненные на жесткой основе (картон, тонкие алюминиевые пластины).

Сброшюрованная документация большого формата, к счастью, практически не встречается. Качество подавляющей части документации приемлемо для современных широкоформатных сканеров (например, предлагаемых компаниями Vidar и Contex) и сканеров, входящих в состав репрографических комплексов (например, Oce). После оцифровки она пригодна для работы в специализированных графических пакетах.

Сканеры в составе репрографических комплексов служат для получения не только электронной, но и бумажной копии документа. Как правило, они оснащены информационной панелью управления, с помощью которой можно задать вид сканирования (в файл или для немедленной печати), область сканирования и масштаб, количество копий, разрешение при сканировании. Новейшие модели сканеров, входящих в состав цифровых систем (например, сканеры Oce серии TDS), являются сетевыми устройствами и позволяют выбрать с панели управления адресата для сканирования по локальной сети и в Web.

Приобретение сканера  в составе репрографического комплекса предпочтительно, если на это оборудование ложится задача тиражирования документов. Однако при выборе репрографического комплекса необходимо обращать внимание, является ли комплекс мультизадачным, то есть способен ли сканер, входящий в состав такого комплекса, работать независимо от плоттера. В противном случае выход из строя или временная неработоспособность плоттера парализует работу сканера.

Выбирая широкоформатный сканер, следует знать, что они различаются конструкцией тракта протяжки носителя (тракт бывает прямым либо изогнутым), максимальной толщиной сканируемого материала, скоростью сканирования и, конечно же, разрешением и цветностью.

Широкоформатные сканеры  являются профессиональным оборудованием. Практически все они имеют  механизмы динамического подавления фона (что, кстати, сильно отличает их от офисных), равномерной и бережной подачи носителей, а также прочие технические ухищрения и фирменные технологии, улучшающие результат сканирования. Естественно, чем современнее сканер, тем больше у него возможностей, а значит шире диапазон применения и выше уровень качества. Если необходимо оцифровать большое количество плохо сохранившихся и ветхих чертежей, следует отдать предпочтение сканерам с прямым трактом, который не перегибает сканируемый носитель. Такой механизм обеспечивает очень бережное прохождение материала через сканер, что позволяет отсканировать без повреждений даже ветхую кальку.

При комплектовании рабочего места для промышленного сканирования надо учитывать, что высокий темп обработки документов требует компьютера с хорошими вычислительными возможностями. Ведь сканированные изображения нужно успевать обрабатывать.

Для получения копий, полностью сохраняющих информацию, качество и внешние особенности  подлинника в международной практике обычно применяется формат tif (англ. Tagged Image File Format) — формат хранения растровых графических изображений). Документы, сохраненные в файлах такого формата, используют как для постоянного обращения, так и для долговременного архивного хранения. Однако у них есть один недостаток – они довольно объемны и при оцифровке больших массивов требуют значительного пространства на хранящим их носителе. По этой же причине такие файлы не очень удобны при передаче данных с использованием сетей. 
Если предполагается постоянное обращение к цифровым копиям, включающее многопользовательский режим, частую пересылку и печать документов, то предпочтительнее хранить массив в файлах формата pdf (англ. Portable Document Format — переносимый формат документов). Особой популярностью сегодня пользуются так называемые двухслойные документы pdf, в которых на одной странице находятся одновременно и отсканированный вариант страницы, и распознанный, что позволяет даже использовать контекстный поиск по отсканированным изображениям. Крупные организации обычно используют оба формата. Tif – для хранения документов и печати тех из них, что требуют высокого качества копии; и pdf – для интенсивного офисного использования.

Заключение

Технология оцифровки  требует больших затрат, но в наше время это является необходимым аспектом любого предприятия. С электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным. Оцифровывание документов позволяет сохранять документы в первоначальном состоянии, тогда как бумажные со временем приходят в негодность.

 

Список использованной литературы

1. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации. Электронный ресурс: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML;
2. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия. Электронный ресурс: http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631
3. Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий. Электронный ресурс: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html;
4. Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.). Электронный ресурс: http://rgantd.ru/n_tr.php?link=tr_nsa_struct
5. Статья из журнала «CAD MASTER». Электронный ресурс: http://www.cadmaster.ru/magazin/articles/cm_08_hardware_for_pdm.html
6. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации. Электронный ресурс: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/