Особенности информации, циркулирующие на предприятии

tify">

 

Рис. 1. Классификация информации, циркулирующей  в организации

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация - это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная  информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна  и та же информация может являться входной для одной фирмы, а  для другой, ее вырабатывающей, выходной.

По отношению  к объекту управления (фирма или  ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как  внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя  информация возникает внутри объекта, внешняя информация - за пределами  объекта.

Стадия  обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих  расчетов.

Результатная  информация получается в процессе обработки  первичной и промежуточной информации и используется для выработки  управленческих решений.

Способ  отображения. По способу отображения  информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная  информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной  деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация - это  неизменная и многократно используемая в течение длительного периода  времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

• постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;

• постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

• постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления экономическая  информация разделяется на: планово-учетную, нормативно-справочную, отчетно-статистическую информацию.

Плановая (директивная) информация включает в  себя директивные значения планируемых  и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т. д.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании  этой информации может быть скорректирована  плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты  решения по более эффективному управлению фирмой, В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского у чета, финансового учета. Например, учетной информацией являются: количество деталей данного наименования, изготовленных  рабочим за смену (оперативный учет), заработная плата рабочего за изготовление детали (бухгалтерский учет), фактическая  себестоимость изготовления изделия (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные  с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообразный вид информации. Достаточно отметить, что в общем  объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная информация составляет 50-60%.

Примерами нормативно-справочной информации могут  служить: технологические нормативы  изготовления деталей, узлов, изделия  в целом; стоимостные нормативы (расценки тарифы, цены); справочные данные по поставщикам  и потребителям продукции и т. д.

В фирме  количество нормативов может достигать  нескольких миллионов, а объем нормативно-справочной информации - сотен мегабайт.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической  деятельности фирмы для вышестоящих  органов управления, органов государственной  статистики, налоговой инспекции  и т. д., например годовой бухгалтерский  отчет о деятельности фирмы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кодирование информации. 

 Необходимость кодирования экономической информации

Для полной формализации информации недостаточно простой классификации, поэтому  проводят кодирование.

Кодирование информации, как правило, используется для достижения трех основных целей:

• повышения эффективности (производительности) информационных процессов путем применения рациональных способов представления информации в системах управления;

• повышения надежности процессов передачи и хранения информации, т.е. защиты ее от утери и искажения (вызванных как несовершенством технических средств, так и ошибочными, непрофессиональными действиями пользователей), за счет введения избыточных позиций;

• повышения информационной безопасности (т.е. защиты от злонамеренных попыток несанкционированного съема и искажения) путем криптозащиты информации.

Применение  принципов кодирования в целях  повышения эффективности информационных процессов возможно в результате:

• унификации представления (а значит, и восприятия) информации различными пользователями (например, «1» вместо «uno», «ein», «un», «one», «один»);

• более компактного представления информации на носителях и в технических устройствах (например, номер месяца - «09» вместо его названия «сентябрь», номенклатурный номер материала вместо его наименования и т.п.), что важно в условиях ручного ввода данных с бумажных носителей;

• снижения вероятности ошибочного восприятия информации с бумажных носителей с помощью технологий распознавания образов (например, использование табельного номера работника вместо ФИО и т.п.) способствует значительному сокращению количества вводимых символов, а значит, снижению вероятности ошибок из-за уменьшения количества считываемых позиций;

• упрощения процедуры программно-аппаратного контроля за корректностью ввода данных;

• рациональной организации поиска и выбора необходимой информации из баз и хранилищ данных;

• удобного формирования различного рода разрезов (уровней) итоговых значений данных, что характерно при решении большинства экономических задач, и т.п.

Следует также отметить, что кодирование, как правило, ведет к значительному  уменьшению объемов используемых данных (при вводе, хранении, передаче и  переработке одной и той же информации). При этом особая роль отводится  методам классификации экономической  информации. Это объясняется тем, что многообразие форм и значений, которые могут приобретать различные  экономические показатели, используемые в системах управления народнохозяйственными  объектами различных уровней, обусловливает  необходимость применения определенных принципов систематизации этой информации в целях обеспечения удобства ее хранения, поиска, обработки и  использования в процессе подготовки управленческих решений.

 

Принципы  кодирования экономической  информации

Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным  группам по соответствующей системе  кодирования. Кодирование реализует  перевод информации, выраженной одной  системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов. Система кодирования — это  совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов. Код — это условное обозначение  объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Код базируется на определенном алфавите (некоторое  множество знаков). Число знаков этого множества называется основанием кода. Различают следующие типы алфавитов: цифровой, буквенный и смешанный.

Код характеризуется  следующими параметрами:

• длиной;

• основанием кодирования;

• структурой кода, под которой понимают распределение знаков по признакам и объектам классификации;

• степенью информативности, рассчитываемой как частное от деления общего количества признаков на длину кода;

• коэффициентом избыточности, который определяется как отношение максимального количества объектов к фактическому количеству объектов.

К методам  кодирования предъявляются определенные требования:

• код должен осуществлять идентификацию объекта в пределах заданного множества объектов классификации;

• желательно предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;

• необходимо обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;

• коды не должны меняться, должны быть стабильными и при выбытии объектов их коды новым не присваиваются;

• с помощью кодов должны быть возможным осуществлять автоматический поиск, группировку, сортировку объектов.

 

Системы кодирования

Классификационная система кодирования и  ее основные виды

Классификационное кодирование выполняется после  проведения классификации объектов и подразделяется на поразрядное (позиционное), повторение и комбинированное кодирование.

Поразрядная (позиционная) система кодирования  применяется для кодирования  сложных объектов, элементы которых  можно группировать по нескольким признакам. Данные кодируемого множества классифицируются по заданным признакам, каждому из которых  отводится определенное число разрядов (позиций). 

Пример.

 В  качестве примера рассмотрим  лицевой счет клиента банка.  Структурно номер лицевого счета  имеет следующий вид:

РППББВВВКООООЛЛЛЛЛЛЛ, где

Р (1 позиция) - номер балансового раздела,

П (2 позиции) - номер счета первого порядка,

Б (2 позиции) - номер счета второго порядка,