Операционная среда Windows. База данных Microsoft Access

4.1.1 Таблицы

Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

В таблицах данные распределяются по столбцам и строкам. Столбцы (которые называют полями) служат для хранения различных характеристик  субъектов, а строки (которые называют записями) содержат сведения о конкретном субъекте.

Например, каждое поле в таблице «Товары» содержит данные одного типа для каждого товара, такие как марка товара. Каждая запись в таблице содержит полные сведения об одном товаре, такие  как марка товара, код поставщика, количество товара на складе и т. д.

   Если требуется отслеживать в таблице дополнительные данные, необходимо добавить соответствующие поля. Если существующее имя поля недостаточно понятно, поле можно переименовать.

Настройка типа данных поля определяет тип значений, которые можно вводить  в это поле. Например, если нужно, чтобы в поле содержались числовые значения, которые можно использовать в вычислениях, задайте Числовой или Денежный тип данных.

Для идентификации каждой записи в  таблице используется уникальный маркер, который называют первичным ключом.

Свойства полей — это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

Общее поле связывает  две таблицы таким образом, что  Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати.

Сведения о клиентах, которые  когда-то хранились в списке почтовой рассылки, теперь находятся в таблице  «Клиенты».

Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице «Заказы».

Уникальный код в поле «КодКлиента» позволяет отличить одну запись в таблице от других. После добавления поля уникального кода в другую таблицу и определения связи Microsoft Access позволяет сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

4.1.2 Запросы

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа  данных различными способами. Запросы  также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов  и страниц доступа к данным.

Для поиска и  вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, необходимо создать запрос. Запрос также может обновлять  или удалять несколько записей  одновременно и выполнять стандартные  или пользовательские вычисления с  данными.

В этом запросе выполняется доступ к разным таблицам для отображения  кода заказа, названия компании, города и даты исполнения для заказчиков из определенного города, сделавших  заказы, которые следует выполнить  в одном месяце.

В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

Запрос  на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запрос  с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами  также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц  доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно  создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестные  запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросом  на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

Запрос  удаление записи.   Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос  на обновление записи.   Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

Запрос  на добавление записей.   Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

Запрос  на создание таблицы.   Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

4.1.3 Формы

Формы являются типом объектов базы данных, который  обычно используется для отображения  данных в базе данных. Форму можно  также использовать как кнопочную  форму, открывающую другие формы  или отчеты базы данных, а также  как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. 

 

Форма для ввода данных

Кнопочная форма

Пользовательское диалоговое окно

При открытии формы  Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно в режиме конструктора.

В таблице одновременно отображается несколько записей, но для просмотра  всех данных в одной записи может  потребоваться прокрутка. Кроме  того, при просмотре таблицы невозможно одновременно обновить данные в нескольких таблицах.

В форме внимание сосредоточено  на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки  и другие объекты.

Форма может содержать кнопки, выполняющие  печать, открывающие другие объекты  или автоматически выполняющие  другие задачи.

Большинство форм являются присоединенными к одной  или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей  формы являются поля в базовых  таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы  или запроса, на основе которых она  создается.

Связь между  формой и ее источником записей создается  при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Наиболее часто используемым для  вывода и ввода данных типом элементов  управления является поле.

В надписях выводится поясняющий текст.

В полях отображаются данные из таблицы  и вводятся данные в таблицу.

Поле использует выражение для  расчета итогового значения.

Формы можно  также открывать в режиме сводной  таблицы или в режиме диаграммы  для анализа данных. В этих режимах  пользователи могут динамически  изменять макет формы для изменения  способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки  строк и столбцов, а также применять  фильтры к полям. При каждом изменении  макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.

В режиме сводной таблицы имеется  возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных.

В режиме сводной диаграммы можно  визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий  и данных. Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно  в таблице создайте форму.

4.1.4 Отчеты

Отчет является эффективным средством представления  данных в печатном формате. Имея возможность  управлять размером и внешним  видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Для анализа  данных или представления их определенным образом в печатном виде можно  создать отчет. Например, напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий  итоговые значения, и еще один отчет  с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

 

Создание почтовых наклеек с помощью  отчета.

Отображение итоговых значений на диаграмме  с помощью отчета.

Расчет итоговых значений с помощью  отчета.

4.1.5 Страницы доступа  к данным

Чтобы сделать  данные доступными через Интернет или  интрасеть для создания отчетов  в интерактивном режиме, ввода  данных или их анализа используйте  страницы доступа к данным. Microsoft Access извлекает данные из одной или нескольких таблиц и отображает их на экране с использованием макета, разработанного пользователем в режиме конструктора или созданного с помощью мастера страниц.

 

Щелкните индикатор развертывания...

... для отображения данных и  панелей перехода по записям  для следующего уровня группировки.

Для переходов между записями, сортировки и отбора записей, а также для  вызова справки пользуйтесь кнопками панели переходов по записям.

4.1.6 Макросы

Макрос представляет набор макрокоманд, который создается  для автоматизации часто выполняемых  задач, таких как открытие форм или  печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто  выполняемых задач. Например, при  нажатии пользователем кнопки можно  запустить макрос, который распечатает  отчет. 

При создании макроса пользователь вводит макрокоманды, которые требуется  выполнить, в этой части окна макросов (Окно макросов. Окно, в котором создается и изменяется макрос.).

В этой части окна макросов задаются аргументы макрокоманды.

Макрос может  быть как собственно макросом, состоящим  из последовательности макрокоманд, так  и группой макросов. В некоторых  случаях для решения, должна ли в  запущенном макросе выполняться  определенная макрокоманда, может применяться  условное выражение.

Условное выражение - выражение, значение которого проверяется  и сравнивается с указанным значением. Если условие сравнения удовлетворяется, то выполняется одна или несколько  операций. В противном случае операция пропускается.

Если макросов много, объединение родственных  макросов в группы может упростить управление базой данных.

4.1.7 Модуль

Модуль –  объект, содержащий программы на языке  Visual Basic, позволяющие разбить некоторый процесс на несколько процедур и обнаружить ошибки, которые сложно найти при использовании макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, или непосредственно «привязанными» к формам или отчетам для реакции на те или иные события.

Бывают модули форм и модули отчетов. Модуль формы - модуль, содержащий программы всех процедур обработки событий, возникающих в конкретной форме или в ее элементах управления.

Модуль отчета - это модуль, содержащий программы  всех процедур обработки событий, возникающих  в конкретном отчете или в его  элементах управления.