Обзор плюсов и минусов Microsoft office 2007

       В представлении Datasheet («Таблица данных») добавлена строка Totals («Итоги»), в которой можно вычислить нужную агрегатную функцию: сумму, среднее, минимум или максимум, а также количество, девиацию или отклонение, выбирая их из списка. Для создания нового поля таблицы служит специальная панель Field Templates («Шаблон поля»), на ней перечислены названия полей с заранее определенными типами и свойствами, достаточно всего лишь перетащить нужные из них в таблицу. Шаблоны полей основаны на схемах XSD, что позволяет создать стандартные определения полей при работе в группе или подразделении.

       Другая панель -- Field List («Список полей») позволяет добавить к таблице поля из уже существующих в базе данных связанных или несвязанных таблиц. В случае необходимости установления связи между таблицами Office Access 2007 автоматически создаст их либо предложит пользователю самому это сделать.

       В Office Access 2007 можно определять поля для хранения многозначных данных. Особенно это удобно при работе с Windows SharePoint Services, использующих тип поля multivalued (многозначное). Для образования такого поля в представлении Design («Конструктор») создаем новое поле и запускаем Lookup Wizard («Мастер просмотра») -- он позволяет задать поле, разрешающее выбирать из списка значений. Если вам требуется, чтобы поле имело тип multivalued, следует убедиться, что в одном из окон Lookup Wizard включен флажок Allow Multiple Values («Разрешить несколько значений»).

       Новый тип данных -- Attachment(«Вложение») позволяет легко сохранять все типы документов или двоичных файлов в базе данных, автоматически сжимая их при этом. Причем одна запись может содержать несколько прикрепленных файлов. Импорт и экспорт информации стали проще и разрешают сохранять часто используемые операции импорта и экспорта для быстрого повторного применения. Причем для сбора или обновления данных в таблице Office Access 2007 можно использовать электронную почту, что обеспечивается интеграцией с Office Outlook 2007. Автоматический или ручной импорт данных позволяет усовершенствовать сбор данных для отслеживания.

       Интерактивное проектирование форм дает возможность изменять макет и сразу наблюдать результаты изменений. При этом допустима автоматическая генерация форм Office InfoPath 2007 или HTML по полям таблицы Office Access 2007. Поддержка визуализации графических элементов позволяет помещать надписи и графику непосредственно на макет шаблона и видеть результат в режиме реального времени. Поддержка динамических представлений сводных таблиц и графиков обеспечивает возможность осуществлять анализ по нескольким совокупностям данных.

       Создание отчетов и их редактирование также поддерживает принцип WYSIWYG, обеспечивая при этом:

· упрощенную фильтрацию и сортировку информации;

· возможности группировки, позволяющие располагать информацию в одном или нескольких слоях  и добавлять промежуточные итоги;

· быстрое и легкое включение итогов и сумм в любой  отчет;

· добавление в отчет  новых полей путем простого их перетаскивания в нужную позицию  из области списка полей.

       Тесная интеграция с Windows SharePoint Services позволяет переместить приложение в список SharePoint, в котором члены рабочей группы смогут просматривать, редактировать или добавлять информацию, а также просматривать отчеты. При этом перемещение на веб-узел SharePoint выполняется одним щелчком мыши. Как в списках SharePoint, так и в Office Access 2007 сохраняется история версий.

       При удалении данных они сохраняются теперь в промежуточной корзине для удаленных данных, что позволяет восстановить те из них, которые были удалены по ошибке, а резервное копирование данных на сервере позволяет поддерживать целостность приложений для их мониторинга. 

5. OFFICE EXCEL 2007

       В новом Office Excel, как и десять лет тому назад, возросло количество ячеек на рабочем листе. Теперь максимальное число строк превышает миллион, а столбцов стало больше 16 тыс., что позволяет импортировать и обрабатывать огромные объемы данных в одной таблице. В результате для обозначения столбцов пришлось использовать три буквы (список столбцов заканчивается на символьной комбинации XFD). Для обработки возросших массивов данных потребуется повышенная производительность компьютера, что и обеспечивается за счет поддержки новых двухъядерных процессоров и многопоточных чипсетов.

       Кроме того, поддержка объема оперативной памяти увеличена вплоть до 2 Гбайт. Новые возможности в создании формул в ячейке рабочего листа включают в себя панель формул изменяемого размера и функцию контекстно-зависимого автозавершения текста формулы, обеспечивающую ускоренный ввод однажды набранной на листе формулы. Кроме того, как и прежде, формулы и функции могут ссылаться на именованные диапазоны и таблицы. Количество ссылок на другие ячейки теперь ограничено только объемом доступной памяти компьютера.

       Строка формул автоматически расширяется при показе больших сложных формул, не закрывая при этом данных рабочего листа. Количество вложения функций увеличено до 64, но только при использовании новых форматов файла рабочей книги. Использование формата файла, совместимого с предыдущими версиями, по-прежнему не позволяет строить формулы более чем с семью вложениями функций.

       Поддержка работы с таблицами однородных данных позволяет ссылаться в формулах на таблицы. Заголовки столбцов таблиц при прокрутке остаются на виду, а функция автонаполнения автоматически расширяет такую таблицу при ее заполнении данными.

       Применение тем и стилей позволяет быстро выполнить форматирование данных на рабочем листе Office Excel 2007. Набор тем -- общий для всех приложений Office 2007, включая Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint, в то время как набор стилей специально предназначен для форматирования собственных объектов Excel, таких как таблицы, графики, сводные таблицы, диаграммы и фигуры. И темы, и стили могут настраиваться пользователем, что дает ему возможность создавать документы на профессиональном уровне, с фирменными наборами цветов, шрифтов, рамок и заливок. Единственное, что не подлежит здесь самостоятельной настройке, это стили графиков, в которых можно выбирать только из заранее предопределенных наборов. Как и в Excel 2003, к выделенным диапазонам ячеек можно применить стиль ячеек. Поскольку большинство стилей ячеек не связано с темами, легко создать свой собственный набор стилей оформления отдельных таблиц.

       Условное форматирование ячеек расширено богатыми схемами визуализации данных, что облегчает задание условий для выявления различных тенденций, шаблонов или исключений в данных на рабочих листах. При этом число условий ничем не ограничено.

       Office Excel 2007 теперь поддерживает 16 млн. оттенков цвета и неограниченное число вариантов форматирования в одной рабочей книге. Арсенал средств визуализации данных в Office Excel 2007 содержит цветные градиенты, столбики данных и значки. Применение условного форматирования (например, трехцветного градиента) позволяет выделить актуальные значения в наборе данных и получить более четкое представление о положении этих значений во всем диапазоне рассматриваемых данных. После этого данные можно переупорядочить сообразно различным условиям сортировки, таким как Sort by Smallest to Largest («От наименьших к наибольшим») или Cell Color («Цвет ячейки»). При этом поддерживается до 64 уровней сортировки данных, в том числе возможность сортировки по цвету фона ячейки или шрифта.

       Новый интерфейс построения сводных таблиц позволяет получить результат несколькими щелчками мыши, поскольку не требует перетаскивания полей в макете. Кроме того, облегчается форматирование и настройка сводной таблицы благодаря размещению этих инструментов на панели задач. При этом поддерживается откат для большинства действий, связанных с изменениями сводной таблицы.

       Аналогично таблицам рабочего листа, применение стилей к сводным таблицам позволяет быстро оформить их необходимым образом. Поддерживаются условное форматирование ячеек сводной таблицы, а также настройка режимов сортировки и фильтрации ее данных. Эти же нововведения доступны и для сводных диаграмм.

       При этом данные рабочего листа Excel могут быть сохранены как в документе, так и в презентации, позволяя выполнять дальнейшие манипуляции с диаграммой. Основанные на выбранной теме стили диаграмм включают в себя специальные объемные эффекты, падающие тени и прозрачность. Поскольку для их поддержки используется инструментарий OfficeArt, то почти все эти инструменты доступны для форматирования элементов диаграмм (рис. 9). Новый интерфейс дает возможность быстрого доступа к заголовкам, осям, меткам данных, легенде, линиям тренда и другим компонентам диаграммы в случае их изменения, форматирования или удаления.

       При копировании диаграмм Excel в другие приложения Office 2007 они автоматически изменяются на тип объекта, соответствующий документу или презентации. Команда Paste Special («Специальная вставка») позволяет выбрать тип объекта по усмотрению пользователя с установлением связи с источником данных либо созданием копии объекта. В презентациях Office PowerPoint 2007 любые элементы вставляемой диаграммы могут быть анимированы, позволяя докладчику выполнять ее динамическую демонстрацию.

       Поддержка новых форматов файлов позволяет сократить размер хранимых рабочих книг, обеспечивая при этом обмен информацией между различными приложениями. Основным форматом в Office Excel 2007 выступает основанный на XML-представлении формат с расширением (.xlsx). Другой формат поддерживает использование макросов в книге Excel и имеет расширение (.xlsm). Для шаблонов Office Excel 2007 применяют форматы (.xltx) и (.xltm) для обычных книг и книг с поддержкой макросов. В дополнение к этим форматам в Office Excel 2007 представлен новый бинарный формат (BIFF12) с расширением (.xlsb) для компактного хранения рабочих книг большого объема с возможностью обратной совместимости с предыдущими версиями Excel.

       Поскольку предыдущие версии не поддерживают новые свойства данного приложения, можно использовать специальный инструмент для проверки присутствия данных свойств в рабочей книге.

       Для предыдущих версий доступны обновления и конвертеры, позволяющие редактировать файл, подготовленный в Office Excel 2007, без потери нового функционала. В остальных случаях можно сохранить рабочую книгу в формате, понятном для версий 97-2003, с обычным расширением (xls).

       Улучшенные свойства печати обеспечивают соответствие между изображением на экране и версией таблицы, выводимой на принтер. Для этого добавлено новое представление Page Layout («Разметка страницы»). В нем визуально можно создавать и редактировать колонтитулы страницы, управлять размером полей, размещением объектов и другими элементами настройки печатной страницы.

                                                    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       Организация и поддержка командной и мобильной работы над различными документами, задачами и проектами остается одним из важных направлений развития Microsoft Office system. Новые приложения для поддержки совместной работы (Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Access 2007 и Office Outlook 2007), вошедшие в ее состав, позволяют не только повысить эффективность деятельности группы и качество результатов совместной работы, но и сэкономить время.

                                      БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Материалы сайта CITFORUM.RU. 

                                 Плюсы и минусы Microsoft Office 2007 

       Столько радикально изменившийся интерфейс Office изменяет систему взглядов на настольное ПО, однако, взгляды на целесообразность такого интерфейса расходятся. Microsoft Office 2007 (и Vista в меньшей степени), привнесли серьезные изменения в пользовательский интерфейс настольного ПО. Ленточный интерфейс в Office, известный под кодовым именем Fluent UI и впервые представленный в Office 2007, является попыткой Microsoft помочь пользователям использовать большее количество функций Office. Около двух десятилетий программное обеспечение полагалось на интерфейс с меню, в которых хранились и показывались функции, но, так как количество функций росло, то и меню стали перегруженными.

       Разработчики ПО пробовали разные подходы, как, например, в Office 2003, в котором редко используемые пункты меню автоматически прятались, или способ от Adobe, которая использовала многовкладочный плавающий интерфейс, который в итоге взяли на вооружение и другие разработчики. Но ленточный интерфейс, возможно, является самым радикальным изменением пользовательского интерфейса со времен Windows 95 и Mac System 7. Ленты представляют команды как организованный набор наиболее релевантных для каждой задачи функций. Хотя восприятие этих изменений очень различается.

В чем причина столь  радикальных изменений? 
      Представители Microsoft, конечно же, очень довольны проделанной работой. На презентации Microsoft 2008 Office System Developer Conference в Сан-Хосе председатель компании Билл Гейтс (Bill Gates) охарактеризовал Fluent UI как очень успешное технологическое решение, добавив, что компания намерена реализовать этот интерфейс в других своих продуктах. "Мы проводили очень много тестов по юзабилити и, к счастью, на данный интерфейс была очень позитивная реакция" - заявил Гейтс. По словам Гейтса, старый интерфейс скрывал функциональность, которая была в ПО и которую Microsoft неоднократно просили реализовать.