Объекты MS Acces. Их назначение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Объекты MS Access. Их назначение.

 

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, то есть любых  сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные  объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре  её двухмерной таблицы, содержащей столбцы  и строки. Их аналогами в структуре  простейшей базы данных являются поля и записи.

СУБД Microsoft Access ориентирована на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы - позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Формы - служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. Форма не является самостоятельным объектом MS Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты - предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы доступа  к данным представляют собой специальный тип web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет, или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access. Страницы осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере. С их помощью пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.

Макросы - предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули - создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Поиск документа, если известны его реквизиты в «КонсультантПлюс».

 

При поиске конкретного документа  в «КонсультантПлюс», как правило, известны какие-либо реквизиты документа: принявший орган, тематика,  дата принятия, вид документа, номер документа, текст документа, статус документа.

При поиске документа надо внести известные его реквизиты  в  Карточку.

Заполнение указанных  в заголовке полей проводится по одной схеме. При этом возможны два способа.

Первый способ. Нужно дважды щелкнуть мышью по выбранному полю либо подвести курсор к выбранному полю и нажать клавишу Enter на клавиатуре.

Для перемещения по словарю  используется полоса прокрутки, расположенная  справа от словаря, или клавиши-стрелки, а также клавиши PgUp,  PgDn, Home, End. Нужное слово необходимо отметить клавишей Ins или выбором пункта Отметить/Разотметить локального меню. Повтор этой же операции снимает сделанную отметку.

Второй способ. Для быстрого перехода к необходимому слову в  словаре данного поля можно, установив  курсор на название поля, начать набирать это слово на клавиатуре, выбранные  слова надо отметить, например, клавишей Ins.

Все отмеченные слова автоматически  заносятся в элемент окна «Выбраны».

Если выбрано несколько  слов, необходимо соединить их логическим условием (И, ИЛИ, КРОМЕ,  находящимся  в правой части окна). Для занесения выбранных слов в поле Карточки реквизитов необходимо щелкнуть мышью по кнопке Выбрать в нижней части окна или нажать клавишу Enter.

После заполнения Карточки реквизитов нужно выбрать кнопку Построить список документов или нажать клавишу F9 для перехода в сформированный список документов, соответствующий сделанному запросу.

Для того чтобы удалить  содержимое текущего поля карточки реквизитов нужно нажать клавишу Del или воспользоваться соответствующими элементами пиктографического или локального  меню (Правка/Удалить).

Для того чтобы полностью  очистить карточку реквизитов, нужно нажать клавиши Ctrl+Del или воспользоваться соответствующими элементами пиктографического меню Очистить карточку или локального меню (Правка/Удалить все).

Пример 1.  Найдем письма Минобразования РБ. Для формирования запроса проделаем  следующее.

1. Запустим систему КонсультантПлюс и откроем нужный раздел.

2. Очистим, если это  необходимо, Карточку реквизитов с помощью кнопки *** пиктографического меню.

3. Подведем курсор к  полю Вид документа.

4. Убедившись, что выбрана  русская раскладка клавиатуры, наберем  слово ПИСЬМО.

5. Щелкнем мышью по  кнопке Выбрать или нажмем клавишу Enter  на клавиатуре.

6. Подведем курсор к полю Принявший орган.

7. Наберем словосочетание  МИНОБРАЗОВАНИЯ РБ на клавиатуре. Словарь поля раскроется, и курсор установится на нужном словосочетании.

8. Щелкнем мышью по  кнопке Выбрать или нажмем клавишу Enter. В результате нужный запрос будет сформирован.

Нажав кнопку Поиск либо клавишу F9, мы получим список заказанных документов.

Чтобы вернуться в Карточку реквизитов, надо закрыть окно со списком документов, щелкнув мышью по кнопке 3 в правом верхнем углу окна Текущая папка  (окна со списком документов).

Пример 2. Найдем Указ Президента РБ от 05.05.2006 г.  «О структуре Правительства Республики Беларусь».

1. Очистим Карточку реквизитов, чтобы перейти к выполнению  второго примера.

2. Установим курсор на  поле Вид документа и наберем на клавиатуре слово УКАЗ. Раскроется словарь данного поля, и как только курсор установится на слове УКАЗ, щелкнем мышью по кнопке Выбрать.

3. Подведем теперь курсор к полю Принявший орган и наберем словосочетание ПРЕЗИДЕНТ РБ. Раскроется словарь данного поля, и как только курсор установится на нужном словосочетании, щелкнем по кнопке Выбрать.

4. После выполнения предыдущих  пунктов настоящего примера запросу  будет соответствовать слишком  много документов. Поскольку у  нас есть информация о дате  принятия искомого документа,  уточним запрос, указав эту дату  в Карточке реквизитов.

5. Для этого войдем в словарь поля Дата принятия и щелкнем по корешку Словарь. На экране появилось окно со списком всех дат принятия документов, имеющихся в информационной базе системы.

6. Наберем на клавиатуре 05, затем 05, затем 2006 (без набора  точек). В результате курсор установится  на нужной нам дате – 05.05.2006.

7. Нажав кнопку Выбрать, мы внесем эту дату в поле Дата принятия. После осуществления поиска мы получим все редакции искомого Указа Президента РБ.

 

 

Задача

 

Произвести анализ розничного товарооборота по магазину «Товары  повседневного спроса» по месяцам  IV квартала, используя данные таблицы:

Анализ выполнения плана  товарооборота по магазину «Товары  повседневного спроса».

 

месяцы	Предшеств. год	Отчетный год			Индекс цен, %	т/о в сопост. ценах	Динамика, %
		план	факт	% вып. плана			В дейст. ценах	В сопост. ценах
А	1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.
октябрь	26575	44000	48500		104
ноябрь	26341	46600	48184		105
декабрь	28310	49000	49147		101
ИТОГО:	81226	139600	145831		-

 

Решение:

 

1.Запустим табличный процессор  Ms Excel.

 

2.Введем необходимые данные  и отформатируем таблицу.

2.1 Оформление  заголовка таблицы.

2.1.1. Выделим диапазон ячеек А1:А2.

2.1.2. Щёлкнем  по кнопке «Объединить и поместить в центре», затем внесем необходимый текст.

2.1.3. Из меню Формат выбрать команду Ячейки, на странице выравнивание установим ٧ в строке Переносить по словам, а выравнивание по горизонтали и вертикали установим по центру.

2.1.4 Введем название таблицы Динамика расхода продуктов по общепиту и отформатируем его (жирным шрифтом).

2.2. Оформление шапки таблицы:

2.2.1. Выделим диапазон ячеек А2:А3.

2.2.2. Щёлкнем по кнопке «Объединить и поместить в центре», затем внесем необходимый текст.

2.2.3. Из меню Формат выбрать команду Ячейки, на странице выравнивание установим ٧ в строке Переносить по словам, а выравнивание по горизонтали и вертикали установим по центру.

Аналогичные операции произведем с диапазонами В2:В3, С2:Е2, F2:F3, G2:G3, H2:H3.

2.3 В соответствующих диапазонах введем необходимый формат ячеек:

B5:D8, G5:G8 – денежный формат;

Е5:Е8, F5:F7, H5:I8 – процентный формат ячеек.

 

3. Выделим мышью полученную таблицу и установим границы ячеек с помощью кнопки □ (Все границы) на вкладке Главная.

 

4. Получим следующую таблицу:

5. Введем формулы для  расчета показателей:

Процент выполнения плана  определяется соотношением фактических  значений отчетного и предшествующего  периодов:

В% = 100% * ФАКТотч / ПЛАНотч

 

Товарооборот  в сопоставимых ценах:

Т/о в сопост. ценах = ФАКТотч./Индекс цен

 

Динамика показателей  рассчитывается как отношение фактических  значений отчетного и базисного  периодов:

Д% = ФАКТотч / ФАКТпредш

 

Распечатка таблицы  с формулами:

-  Из меню Сервис выберем команду Параметры, установим ٧ в строке формулы.

- Откорректируем ширину столбцов.

- Представим таблицу с  формулами:

 

6. Распечатаем  таблицу с результатами вычислений:

 

7. Построение  диаграммы:

7.1. Выделим диапазон ячеек В5: D7.

Щёлкнем по кнопке «Мастер диаграмм»

С помощью вкладки Вставка построим диаграмму.

7.2. Затем внесем название диаграммы, легенду и подписи данных, щёлкая по соответствующим кнопкам из меню Макет.