Министерство образования и науки  Российской Федерации 

                                                                       ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ  И ПРАВА

      Негосударственное образовательное учреждение

                                                                            Высшего профессионального образования    ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

      Специальность: Государственное и муниципальное  управление

      Кафедра «Управления» 

      РЕФЕРАТ

      По  дисциплине:      ИНФОРМАТИКА

      ТЕМА: Назначение электронных таблиц MS Excel и основные функции, выполняемые этими таблицами. 
 
 

      Работу  выполнила: Нагибина Наталья Викторов

        Работу проверил: __________________________     

                            

Нижний  Новгород

2008г

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

1.ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Маркирование  ячеек

Отмена  операций

Копирование данных

Удаление  данных

Форматирование  чисел

Выравнивание  данных

Установка шрифтов

2.ТАБЛИЧНЫЕ  ВЫЧИСЛЕНИЯ

Ввод  формул

Сложные формулы

Редактирование  формул

Информационные  связи

3.ПОСТРОЕНИЕ  И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Построение  диаграмм

4.ФУНКЦИИ

Конструктор функций

Редактирование  функций

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

ВВЕДЕНИЕ

        История развития программ обработки  электронных таблиц насчитывает  немногим более десяти лет,  но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.

       Рассмотрим основные компоненты  Excel 97. Как и раньше, основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось много интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах. Новая панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул.

      Для создания презентационной  графики используется модуль  диаграмм, который позволяет на  основе числовых значений, обработанных  с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных  типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.

       В Excel 97, как и в предыдущей версии программы, можно создавать макросы и предложения с помощью Visual Basic for Applications ( VBA ). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel 97 VBA – макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft.

     Excel 97 располагает мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы в первую очередь на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет Microsoft Office 97, обусловлена поддержкой технологии связывания  и внедрения OLE 2.0 . Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданный средствами Word 97. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь. Двойной щелчок на объекте, вставленном в документ, приводит к запуску приложения, в котором он был создан.

1. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

     Все данные таблицы записываются в так  называемые  ячейки, которые находятся  на пересечении строк и столбцов таблицы.  По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel 97  в стандартном   формате,  который  устанавливается  при  запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

     В программе  Excel 97 имеются  контекстные  меню,   которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы.  Эти меню содержат много директив обработки и форматирования  таблиц.  Директивы  форматирования можно также вызвать    на    панели    форматирования    (вторая    строка пиктографического  меню),  щелкнув  мышью  по  соответствующей      пиктограмме.

Маркирование  ячеек.

     Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с  помощью  указателя  ячеек.  Чтобы  перевести указатель  в заданную  ячейку,  нужно  щелкнуть  по  ней  левой кнопкой  мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки  нескольких   ячеек   нужно   щелкнуть   в   начале маркируемой  области (левый верхний угол) и,  удерживая кнопку мыши нажатой,  перемещать манипулятор в конец области  (правый нижний угол).  Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по   немаркированной   ячейке.   Для   маркирования нескольких  ячеек  с  помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу  [Shift]  нажатой,  распространить  маркировку  на всю       область с помощью клавиш управления курсором.

     Одна  строка  или  столбец  таблицы  маркируются щелчком по номеру (адресу),  который расположен в  заголовке  строки  или столбца.  Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно  щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

. Отмена операций.

     Действие, которое  выполнено  последним,  можно  отменить директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].      Операцию отмены  можно также выполнить,  щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены    после   выполнения   превращается   в директиву   подтверждения   изменения   Redo.   Выполнив   эту директиву,  можно  снова  ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить -  для  этого  служит директива  Repeat  из  меню  Edit.  Для  повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по  12-й пиктограмме на панели управления.

  Копирование данных.

     Прежде  всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое которых  должно быть скопировано,  а  затем  вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку.  Теперь следует установить  указатель мыши в позицию,  куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter].  Содержимое   маркированной   области      появится   в новом  месте.  Если  область,  в  которую  нужно поместить копию,  тоже маркирована,  то  размеры  обеих  групп должны  быть  одинаковыми,  в  противном  случае  будет выдано сообщение об ошибке.

     В контекстном   меню   правой   кнопки  мыши  также  есть директива   копирования.   Для   копирования    можно    также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно  удалить  содержимое  группы ячеек  и поместить его  на  новое  место  в  таблице,  то  следует   использовать директиву   Cut  из  меню  Edit.  На  панели  управления  этой директиве  соответствует  7-я  пиктограмма  (ножницы),  а   на       клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].

Удаление  данных.

     Прежде  всего    нужно    промаркировать   группу   ячеек, содержимое  которых   должно   быть   удалено.   Затем   можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit  есть  подменю  Clear,  которое  содержит  следующие четыре директивы:

All -  удаляет   содержимое  и  отменяет  формат   ячейки;

Formats  -  отменяет  только  формат  ячейки; 

Contents -  удаляет  только содержимое ячейки;

Notes - удаляет  только  комментарии  к ячейке. 

     Директива удаления Clear Contents  есть также в  меню правой кнопки мыши. С помощью  этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del].  Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш  [Ctrl-Z],  которая  отменит директиву удаления.

Форматирование  чисел. 

     Прежде  всего нужно промаркировать ячейки,  в которых надо изменить формат представления чисел.  После этого  можно  либо открыть  правой  кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells,  либо вызвать директиву Cell  из  меню Format.  В  любом  случае  на  экране появится диалоговое окно       Format Cells.  По умолчанию в верхнем поле  этого  окна  будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел.  В поле Category  приведены  различные  типы  форматов, которые   выбираются   щелчком   мыши  или  с  помощью  клавиш управления  курсором.  В  поле  Format  Codes:  показаны  коды форматов  выбранного  типа.  В  поле ввода Code:  пользователь может задать код своего  формата  и  запомнить  его  в  списке форматов.  В  нижней  части  окна  Format Cells находится поле просмотра Sample:,  в котором показано,  как  будет  выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

     Пиктограмма со   знаком    $    (доллара)    на    панели форматирования управления позволяет  установить формат валюты в заданной  ячейке  (к   числу   добавляется   символ   валюты). Пиктограмма  со знаком %  (процент) на той же панели позволяет установить  формат  процентов  (к  числу  добавляется   символ процентов).

  Выравнивание данных.

     Для выравнивания  содержимого  ячеек  в  программе  Excel можно использовать либо директивы меню,  либо  пиктограммы  на панели  форматирования  (4-я,  5-я,  6-я).  Прежде  всего надо промаркировать  выравниваемые  ячейки.  Далее  можно   открыть контекстное  меню  правой  кнопкой  мыши  и вызвать директиву       Format Cells,  либо вызвать директиву Cell из меню  Format.  В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого окна  выберите  опцию Alignment.  После этого в поле  Horizontal  можно  выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)       и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

     Проще всего  выравнивать данные непосредственно  с помощью пиктограмм на  панели  форматирования.  В  этом  случае  нужно промаркировать  соответствующие  ячейки  и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

Установка шрифтов.

     Прежде  всего надо промаркировать ячейки,  в которых нужно изменить  шрифт.  После  этого  можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и  вызвать  директиву  Format  Cells, либо  вызвать  директиву  Cell из меню Format.  В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно  выбрать  опцию  Font.  В окне  появится поле Font:,  в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка.  Содержание этого списка  зависит  от установок, сделанных в среде Windows.

     В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По  умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов.  В списке шрифтовых стилей Font Style:  можно выбрать обычный стиль (Regular),  курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic).  В поле Underline можно выбрать тип  подчеркивания  текста  (одной или двумя линиями).  В поле       Effects расположены  три  опциональные  кнопки,  которые  дают возможность  зачеркнуть  текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript)  или  нижнего  (Subscript) индексов.

     Пиктограммы на второй панели управления (1-я,  2-я,  3-я) позволяют  задать  шрифтовые стили:  жирное начертание (символ B),  курсив (символ  I),  подчеркивание  (символ  U  с  чертой внизу).