Microsoft Word

• Обычный - представлена только содержательная часть документа без реквизитов оформления (колонтитулы, подстраничные сноски и т. п.).

• Разметка страницы - экранное представление полностью соответствует печатному. Поэтому этот вариант представления документа используют чаще всего.
• Web-документ - экранное представление не совпадает с печатным. В этом режиме разрабатываются электронные документы.
• Структура - документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении автоматически открывается вспомогательная панель инструментов, элементы управления которой позволяют править структуру документа.
• Схема - окно имеет две рабочие панели. На левой панели представлена структура документа, а на правой - сам документ.

3. Используя пункт меню Вид/Панели инструментов, добиться того, чтобы в окне Word  были отображены только те панели инструментов, которые потребуются; обычно это панели Стандартная и Форматирование. Другие панели, например, Рисование, можно всегда вызвать, когда они понадобятся, а не оставлять на экране постоянно, чтобы не сужать полезную часть рабочего окна Word.

4. Используя пункт меню Формат/Стили и форматирование, изменить стили оформления основного текста (стиль Обычный), заголовков первого, второго, а если требуется, то и третьего уровня (стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3). Полезно также создать стили По центру и Для таблиц. Первый из этих стилей понадобится для оформления титульных листов и подрисуночных надписей, а второй – для ввода данных в таблицы
5. Выбрать каталог для размещения будущего документа и присвоить документу имя – пункт меню Файл/Сохранить как
6. Вводить фрагменты текста, вставляя в них рисунки, таблицы, списки, формулы и другие объекты. Для ввода абзаца (основного текста или заголовка) надо выбрать стиль и ввести текст. После выбора стиля курсор установится в строке в соответствии с параметрами форматирования (способ выравнивания, отступы). Курсор перемещается по мере ввода символов, переход на следующую строку происходит автоматически. Для начала нового абзаца (только для этого) следует нажать клавишу <Enter>. Продолжая работу с документом, его периодически сохраняют с помощью кнопки Сохранить  в меню Файл. Кнопка дублируется на панели инструментов Стандартная и имеет вид дискеты.
7. Вставить номера страниц – пункт меню Вставка/Номера страниц.
8. Установить курсор в место желаемого размещения оглавления (обычно для оглавления резервируется страница после титульного листа документа) и выбрать пункт меню Вставка/Ссылка/Оглавление и Указатели/Оглавление. Далее во вкладке Параметры выбрать стили заголовков, нажать кнопку ОК, и оглавление будет автоматически создано: Word найдет все абзацы, стили которых выбраны как стили заголовков, и поставит им в соответствие номера страниц. Теперь должно быть понятно, что для ввода надписей на титульном листе не нужно использовать стили заголовков.
9. Созданный документ можно распечатать, используя кнопку Печать на панели инструментов или выбрав команду Печать в меню Файл.  После активизации команды появляется диалоговое окно, позволяющее сделать необходимые установки.

Далее поясняются приемы работы, позволяющие освоить  предложенную последовательность создания документа и  технические аспекты ввода, форматирования и редактирования фрагментов текста, а также вставки и форматирования различных объектов: таблиц, рисунков, формул и т.п.

 1.4. Разработка стилей и форматирование фрагментов текста

Будем считать, что и для обычного текста, и для заголовков, и во всех остальных случаях применяется шрифт Times New Roman.

Поясним некоторые из выбранных  параметров. Основной текст (стиль Обычный) выравнивается по ширине, а заголовки по центру.  Выравнивание по ширине приведет к выравниванию текста и по левому, и по правому краям – ширина строк абзаца будет постоянной за счет растяжения пробелов между словами. Для основного текста предусмотрен отступ красной строки – первой строки абзаца, а для заголовков – равные отступы слева и справа, чтобы заголовок не размещался по всей ширине строки (от левого поля до правого). Наконец, для Заголовка 1 предусмотрен интервал после него (заголовок первого уровня, т.е. название главы или раздела, обычно располагается вверху новой страницы), а для Заголовка 2 – перед ним и после него. Стиль По центру удобно использовать для ввода подрисуночных надписей, а также строк титульного листа. В этих случаях нельзя использовать стили заголовков, т.к. в таком случае соответствующие абзацы попадут в оглавление при его автоматическом формировании .  В стиле Для таблиц в нашем примере использован более мелкий шрифт, и нет отступа красной строки, т.к. графы в таблицах бывают довольно узкими.

Таблица 1.1. Пример разработки стилей

Для создания или изменения  стилей командой Формат/Стили и форматирование откройте соответствующее диалоговое окно. Найдите сначала стиль Обычный и откройте список справа от названия стиля. Выберите в списке команду Изменить – откроется еще одно диалоговое окно. Оно имеет заголовок Изменение стиля. В этом окне сначала выполните команду Формат/Шрифт и измените параметры шрифта. Затем выполните команду Формат/Абзац и измените параметры абзаца. Теперь в поле со списком Стиль следующего абзаца выберите Обычный. Установите флажок Добавить в шаблон и нажмите кнопку ОК – стиль изменен.

Теперь измените стили  заголовков. Их надо изменять после  внесения изменений в стиль Обычный, т.к. стили заголовков, как правило, основываются на стиле Обычный и поэтому изменяются  при изменении этого стиля.

Для создания нового стиля  в диалоговом окне Стили и форматирование щелкните по кнопке Создать стиль – откроется диалоговое окно Создание стиля. Оно почти ничем не отличается от окна Изменение стиля. Действовать надо так же, как при изменении стиля, только не забыть заполнить поля Имя (стиля), Основан на стиле и Стиль следующего абзаца.

После разработки стилей ввод фрагментов текста существенно ускоряется, т.к. не надо форматировать каждый абзац .  «Ручное» форматирование применяется только к отдельным словам или фразам – чаще всего для их выделения начертанием шрифта, границами обрамления или заливкой. Для изменения параметров шрифта фрагмент текста выделяют и после этого пользуются пунктом меню Формат/Шрифт или кнопками панели инструментов Форматирование. Для изменения параметров абзаца можно просто установить текстовый курсор в его пределы или же выделить фрагмент текста, а затем использовать пункт меню Формат/Абзац (см. рис. 1.2) или кнопки панели инструментов Форматирование.

Для более наглядного оформления документа  используется обрамление и заливка абзацев, ячеек таблиц, кадров или рисунков. Абзацы можно окружать линиями обрамления с любой из сторон, как этот абзац – слева и справа (Рис. 1.3). Заливка используется для затемнения заднего плана текста.

Рис. 1.3. Выбор варианта обрамления абзаца

1.5. Редактирование документа

Под редактированием документа  понимается перемещение, копирование, удаление или замена фрагмента.  Перед тем, как начать редактировать  фрагмент документа,  его  выделяют  (маркируют)  с  помощью  мыши (Таблица 1.2) или клавиш управления курсором.

Таблица 1.2. Выделение фрагмента текста мышью

Выделение фрагмента с помощью  клавиатуры осуществляется клавишами управления курсором <→>, <↓>, <←>, <↑>, <End>, <Page Down>, <Home>, <Page Up> при нажатой клавиши <Shift>. Курсор устанавливается перед первым выделяемым символом.   Для выделения всего документа удобнее воспользоваться пунктом меню Правка/Выделить все.

Перемещение или копирование  выделенного фрагмента текста или рисунка может выполняться путем «перетаскивания» мышью (копирование – при нажатой клавише <Ctrl>)  или через буфер обмена  – через системную память промежуточного хранения. Если выделенный текст надо переместить или скопировать в окно другого документа или даже другого приложения, то используют только буфер обмена. Для копирования выделенного фрагмента в буфер обмена предназначена кнопка Копировать в меню Правка и на панели инструментов Стандартная. Если текст надо не скопировать, а переместить в другое место, то используют кнопку Вырезать. Чтобы поместить текст на новое место, в это место перемещают курсор ввода (щелчком мыши или клавишами перемещения) и «нажимают» кнопку Вставить. Упомянутые кнопки есть не только в меню Правка и на панели инструментов Стандартная, но и в контекстном меню, которое «всплывает» при щелчке правой кнопкой мыши по любому выделенному объекту.

Полезно также помнить  комбинации клавиш, одновременное нажатие  которых инициирует команды перемещения и копирования выделенного фрагмента:

<Ctrl>+<C>  или  <Ctrl>+<Ins>   - копирование в буфер обмена,

<Ctrl>+<V>  или  <Shift>+<Ins> - вставка из буфера обмена,

<Ctrl>+<X>  или <Shift>+<Del> - вырезать и поместить в буфер обмена.

Для удаления выделенного фрагмента достаточно нажать клавишу <Delete>.

Для замены выделенного фрагмента можно просто начать ввод нового текста, который заменит выделенный, или же воспользоваться командой Вставить – тогда выделенный фрагмент заменится тем объектом, который предварительно был помещен в буфер обмена.

1.6. Списки, табуляция, таблицы, многоколончатая верстка

Списки.   При подготовке документов часто прибегают к различным перечислениям – вариантов, методов, операций, этапов, составных частей и т.п. Такие перечисления обычно оформляются в виде списков. Под списком понимают последовательность пунктов, в которых содержатся данные одного типа. Каждый пункт списка является абзацем, он может включать в себя одну или несколько строк. Списки подразделяются на маркированные и нумерованные. В маркированных списках каждый пункт помечается определенным маркером, а в нумерованных списках – номером. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные одной темой.  В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке.

Создание списка выполняют  следующим образом:

1. курсор устанавливают на место, откуда будет начинаться список;
2. выбирают команду Список в меню Формат или в контекстном меню, появляющемся после нажатия правой кнопки мыши; в диалоговом окне команды выбирают  тип списка и значок маркера или формат номера (тип списка можно также выбрать, используя кнопки панели инструментов Форматирование);
3. вводят список; после ввода каждого элемента списка нажимают клавишу <Enter> – на следующей строке появляется новый маркер.

Табуляция.  Иногда при наборе текста надо иметь возможность «перескакивать» в строках на заранее выбранные позиции, например, с позиции 1 вводить Номер, с позиции 5 – Название, с позиции 40 – Количество и т.п. Ввод таких данных облегчается с помощью табуляции.

Перед тем  как набирать текст, необходимо установить позиции табуляции. Для этого  нужно слева от линейки щелчками мыши по квадратику с символом табуляции  выбрать один из трех возможных символов: _┘  - выравнивание по правому краю,  _└ - по левому краю,  _┴  -  по центру относительно табулятора. Теперь щелчками мыши устанавливают на линейке позиции табуляции. Можно воспользоваться и пунктом меню Формат/Табуляция. В выбранных позициях на линейке должен быть виден символ табуляции. Нажатие клавиши <Tab> перемещает курсор в текущей строке к следующей позиции табуляции. Для удаления табулятора перемещают символ табуляции за пределы линейки.

Таблицы.   Для более наглядного представления данных и упорядочения сведений, содержащихся в документе, применяются таблицы. Табличные данные вводятся в ячейки, которые образуются при пересечении строк и столбцов. В ячейку можно поместить любой объект документа: текст, графику и другие. Для создания новой таблицы выбирают пункт меню Таблица/Добавить таблицу и в появляющемся диалоговом окне выбирают число строк и столбцов, а также ширину столбца. Можно также воспользоваться кнопкой Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная и с помощью мыши выбрать число строк и столбцов. При работе с таблицами можно еще использовать кнопки панели инструментов Таблицы и границы.

Для заполнения таблицы курсор устанавливают в ячейку и вводят текст, графику или другой объект. Для выделения таблицы, ее строк и столбцов можно воспользоваться  мышью или пунктами меню Таблица.

Для добавления элементов таблицы нужно выделить столько же строк, столбцов или ячеек, сколько требуется вставить, и в контекстном меню или в меню Таблица выбрать одну из команд:  Добавить строки, Добавить столбцы, Добавить ячейки. После выбора команды Добавить ячейки надо выбрать один из вариантов: