Использование оргтехники в деятельности офиса

Медведева А.А  Использование организационной  техники в офисе.

Студенческий билет 0806096

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего 

профессионального образования

«Хабаровская государственная  академия экономики и права»

Кафедра общеэкономических дисциплин

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине: «Информатика»

Тема: Использование оргтехники в деятельности офиса

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Медведева Анастасия Александровна

специальность: 080507 «Менеджмент организации»

3 курс, группа ПМ-80

номер зачётной книжки: 0806096

Домашний адрес: Хабаровский край, Николаевский район, с. Оремиф, ул. Нагорная 5,2

                                                                                     

 

                                                                                                                     Проверил:

Хабаровск 2009

 

 

Задание 1

Использование оргтехники в деятельности офиса.

Организационная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике  в широком смысле можно отнести  любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Организационная техника  составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут  включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Цель работы - рассмотреть  основные средства офисной оргтехники и возможности их эффективного применения.

1. Значение  организационной техники для  деятельности предприятия.

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

2.Средства  изготовления, хранения и обработки  документов.

Пишущие машинки. Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Организационные автоматы. Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Диктофонная техника. Следует  особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.

Транспортирование документов между  служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Средства обработки документов. Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов.

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п. Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для  выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

Пачковязальяые машины служат для  обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки  рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей:

- офисные (продольная  резка);

- промышленные (перекрестная  резка);

- секретные (резка  в бумажную пыль);

- специальные (измельчают  бумагу вместе с металлическим  крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.

Заключение.

Офисная организационная  техника (оргтехника) - технические  средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации.

Применение современных  электронных вычислительных машин  дает возможность переложить трудоемкие операции на автоматические или автоматизированные устройства, которые могут работать со скоростью, превышающей скорость обработки информации человеком в миллионы раз.

Использование ЭВМ приводит к коренной перестройке технологии производства практически во всех отраслях промышленности, коммерческой и финансово-кредитной деятельности и, как следствие, к повышению производительности и улучшению условий труда людей. Именно поэтому современный специалист должен владеть теоретическими знаниями в области информатики и практическими навыками использования вычислительной техники, техники связи и других средств управления.

Компьютерная техника  всё больше находит своё применение в самых разных отраслях деятельности человека, начиная от элементарных расчётов кротчайшего пути из одной точки в другую и кончая сложнейшими космическими вычислениями.

Успех современного бизнеса  во многом зависит от того, как оперативно можно получать и анализировать критичные данные. И не случайно в последнее время стали популярными различные электронные “помощники” - пейджеры, сотовые телефоны, переносные компьютеры. Причем именно работа с помощью переносных компьютеров (мобильные вычисления - mobile computing) стала одним из важных критериев успеха в постоянно изменяющемся мире. Для обеспечения доступа к данным, вне зависимости от того, где вы находитесь в данный момент, придуманы различные способы, но наиболее практичным из них является работа с компьютером, который постоянно находится при вас.

Компьютер - это просто-напросто еще один инструмент, еще одно устройство, придуманное для того, чтобы облегчить наш труд.

 

 

 

Задание 2

1. Скопируйте в новый документ Microsoft Word первые три абзаца текста из Вашего задания 1.
2. Установите следующие параметры:
1. первый абзац -  шрифт 12 пт, Arial Black, курсив, выравнивание по правому краю, отступ абзаца справа 2 см, выделите абзац двойной волнистой рамкой;
2. второй абзац - шрифт 14 пт, Tahoma, зачеркнутый, отступ первой строки 4 см, выравнивание по левому краю, двойной междустрочный интервал;
3. третий абзац - разбейте на две колонки разной ширины (текст должен располагаться в обеих колонках), шрифт 14 пт, Times New Roman, одинарный междустрочный интервал, выравнивание по ширине.
3. Между вторым и третьим абзацами поместите изображение Вашего рабочего стола (используйте клавишу PrintScreen). Задайте размер картинке 6 см х 10 см.
4. Распечатайте документ.

Задание 2.

 

Организационная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

 

 

 

Организационная техника  составляет материальную базу прогрессивных  систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

 

 

 

 

 

 

 

1. Задание 3  выполняется с использованием электронной таблицы Microsoft Excel.

Вариант 6

1. Вычислить сальдо на конец месяца (дополнив самостоятельно данными в двух последних строках).
2. Найти максимальный и минимальный дебетовый оборот за месяц (использовать встроенные функции Excel).
3. Построить круговую диаграмму дебетовых оборотов за месяц.