Использование интегрированных программных пакетов

Специальные средства позволяют  автоматически получать и распечатывать  настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями  и графическими иллюстрациями.

Табличные процессоры имеют  встроенную справочную систему, предоставляющую  пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Многомерные таблицы позволяют  быстро делать выборки в базе данных по любому критерию.

Самые популярные табличные  процессоры − Microsoft Excel (Эксель) и Lotus 1-2-3.

В Microsoft Excel автоматизированы многие рутинные операции, специальные шаблоны помогают создавать отчёты, импортировать данные и многое другое.

Lotus 1-2-3 − профессиональный процессор электронных таблиц. Широкие графические возможности и удобный интерфейс пакета позволяют быстро ориентироваться в нём. С его помощью можно создать любой финансовый документ, отчёт для бухгалтерии, составить бюджет, а затем разместить все эти документы в базах данных.

5) Системы управления базами  данных

База данных − это один или несколько файлов данных, предназначенных  для хранения, изменения и обработки  больших объемов взаимосвязанной  информации.

В базе данных предприятия, например, может храниться:

- вся информация о штатном  расписании, о рабочих и служащих  предприятия;

- сведения о материальных  ценностях;

- данные о поступлении  сырья и комплектующих;

- сведения о запасах  на складах;

- данные о выпуске готовой  продукции;

- приказы и распоряжения  дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения  какой-либо информации могут приводить  к значительным изменениям в разных других местах.

Пример. Издание приказа  о повышении в должности одного работника приводит к изменениям не только в личном деле работника, но и к изменениям в списках  подразделения, в котором он работает, в ведомостях на зарплату, в графике  отпусков и т.п.

Базы данных используются под управлением систем управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) − это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие  от прикладных программ конечных пользователей.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям  и т.п.

Современные СУБД дают возможность  включать в них не только текстовую  и графическую информацию, но и  звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования  СУБД позволяет создавать новые  базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными  функциями.

СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Популярные СУБД — FoxPro, Access for Windows, Paradox.

Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые  системы (ИПС), которые выполняют  следующие функции:

- хранение большого объема  информации;

- быстрый поиск требуемой  информации;

- добавление, удаление и  изменение хранимой информации;

- вывод ее в удобном  для человека виде

6) Библиотеки стандартных  подпрограмм

Библиотека стандартных  подпрограмм − это совокупность подпрограмм, составленных на одном  из языков программирования и удовлетворяющих  определенным единым требованиям к  структуре, организации их входов и  выходов, описаниям подпрограмм  и т.п. Стандартные подпрограммы имеют единую форму обращения, что  обеспечивает простоту и удобство настройки  параметров подпрограммы на решение  конкретной задачи.

В качестве примера можно  привести библиотеку стандартных подпрограмм  по численным математическим методам  решения уравнений, вычисления интегралов, нахождения экстремумов и т.п.

7) Пакеты прикладных программ (ППП)

Пакеты прикладных программ (ППП) − это специальным образом  организованные программные комплексы, рассчитанные на общее применение в  определенной проблемной области и  дополненные соответствующей технической  документацией.

В зависимости от характера  решаемых задач различают следующие  разновидности ППП, изображенных на рисунке 4.

Рисунок 4 – Разновидности  пакетов прикладных программ

Чтобы пользователь мог применить  ППП для решения конкретной задачи, пакет должен обладать средствами настройки (иногда путём введения некоторых  дополнений).

Каждый ППП обладает обычно рядом возможностей по методам обработки  данных и формам их представления, полноте  диагностики, что дает возможность  пользователю выбрать подходящий для  конкретных условий вариант.

ППП обеспечивают значительное снижение требований к уровню профессиональной подготовки пользователей в области  программирования, вплоть до возможности  эксплуатации пакета без программиста. Часто пакеты прикладных программ располагают  базами данных для хранения данных и передачи их прикладным программа

 

2 Анализ офисного пакета Microsoft Office 

 

2.1 классификация основных программ  Microsoft Office

Как уже говорилось, самым  распространенным в мире офисным  пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition 2007 включает программы: Word 2007, Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007 (возможно также включение в этот список программы Publisher). На возможностях этих программ мы кратко остановимся.

Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всех разработчиков офисных приложений.

Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при  котором не изменяется его содержание.

На уровне символа программа  обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между  символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных  списков и т.д.).

Программа также позволяет  форматировать разделы, то есть участки  документа, в пределах которых сохраняют  свой формат колонки, колонтитулы, нумерация  страниц, сноски, поля и некоторые  другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а  также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.

Стиль - это именованный  и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям  и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту  текста документа. Форматировать текст  с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент  форматирования. Использование стиля  гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение  стиля весь текст документа, к  которому был применен этот стиль, изменится  в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.

Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых  можно ускорить, используя специальные  шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать  новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах  и даже панели инструментов, что  позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В  комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью  программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.

Важной особенностью программы  является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

В Word 2007 реализованы также новые возможности доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

На рисунке 5 изображено окно работы в Microsoft Word 2007.

Рисунок 5 – Окно работы в  Microsoft Word 2007.

В последнее время появился ряд новых интерактивных служб  на русском языке. В частности, пользователям  Office 2007 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет-магазинах.

Число подобных сервисов будет  постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

Поддержка в Word 2007 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.

Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.

В последней версии (Outlook 2007) программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).

Появились новые  возможности управления письмами. Функция  «интеллектуальной группировки» почты  позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний  месяц, за последний год. Щелкнув  мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют  определенным критериям.

Еще одно новшество позволяет  более эффективно сортировать и  обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных  папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При  этом все элементы электронной почты  остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2007 появился настраиваемый фильтр спама. Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку «Нежелательная почта» (Junk e-mail folder).

Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

Power Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых «слайдами» по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы между слайдами при демонстрации презентации с  компьютера могут быть анимированы  различными способами. Можно анимировать  также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, Power Point предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

Microsoft Power Point позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.

По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы, общие для всех приложений Office.

На рисунке 6 изображено окно работы в Microsoft Power Point 2007.