Использование информационных технологий

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Отчет

о выполнении курсового проекта

«Использование информационных технологий» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Харьков 2010 
 

Введение 

  Сегодня, в век информатизации и компьютеризации  информация является таким же ресурсом, как трудовые, материальные и энергетические. Информация (informatio) - разъяснение, осведомленность, изложение. Информация - ценнейший ресурс наряду с такими традиционными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию.

    Информационные  технологии — это процессы, использующие совокупность средств и методов  сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения  информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

    Начало  развития — с 60-х годов XX века, вместе с появлением и развитием первых информационных систем (ИС). Инвестиции в инфраструктуру и сервисы Интернет вызвали бурный рост отрасли ИТ в конце 90-х годов XX века,

    Информационная  система – это организационно-упорядоченная  взаимосвязанная совокупность средств, и методов ИТ, а также используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Такое понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации ЭВМ и средств связи, реализующих информационные процессы и выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

    Информационная  система является средой, составляющими  элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, БД, люди, различного рода технические  и программные средства связи  и т.д. Хотя сама идея информационных систем и некоторые принципы их организации возникли задолго до появления компьютеров, однако компьютеризация в десятки и сотни раз повысила эффективность информационных систем и расширила сферы их применения.

    Реализация  функций информационных систем невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы. Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В зависимости от конкретной области применения ИС могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации.  
 

Часть первая 

1. Создаем книгу  Excel и сохраняем под названием «Комарова».
2. В книге из п.1 создаем лист Исходные данные. На этом листе создаем базу данных, в которой содержится информация по продажам женской обуви. Таблица имеет вид:

 

Рисунок 1.1 –  Исходные данные 

3. С помощью  инструмента сортировка/итоги отвечаем на отдельных листах книги на вопросы:

  - Какой  продавец лучше торгует?

     - Какой товар хуже продается?

  Сортировка данных применяется для упорядочения и анализа данных в списке. Сортировка позволяет представлять записи в определенном порядке на основании значений одного или нескольких столбцов или представлять столбцы на основании значений в строках. Для осуществления сортировки выполняем следующие команды: Данные→сортировка. 
 
 
 
 
 
 
 

     Таким образом получаем:

Лучше всего  торгует продавец Михайлов: 

Рисунок 1.2 – Сортировка/итоги: результаты торговли продавцов 
 

Хуже всего  продаются сандали:

Рисунок 1.3 –  Сортировка/итоги: результаты торговли по продаже товаров 

4. С помощью  инструмента фильтрация отвечаем на отдельных листах книги на вопросы:

  - Минимальная выручка одного из продавцов?

     - Какой товар хуже продается?

    Фильтрация — это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на   

экран выводятся  те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра. Excel содержит два варианта фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр.

Для осуществления фильтрации выполняем следующие команды: Данные→фильтр→Автофильтр (расширенный фильтр).

     Таким образом получаем:

Минимальная выручка у продавца Петрова: 

 

Рисунок 1.4 –  Фильтрация: минимальная выручка  одного из продавцов 
 

Результаты  торговли за два дня подряд:

Рисунок 1.5 –  Фильтрация: результаты торговли за два  дня подряд 

5.  На отдельных  листах книги строем сводные таблицы по датам продаж для продавцов и товаров.

    Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно. Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные. Следует сказать, что это очень мощное и эффективное средство Excel для работы с данными.

      Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующие   

     команды: 

• Данные ® Сводная таблица;
• в открывшемся диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм - шаг 1 из 3 указываем: тип источника данных – списки в Microsoft Excel, вид создаваемого отчета – сводная таблица;
• щелкаем на кнопке Далее;
• в окне Мастера сводных таблиц и диаграмм - шаг 2 из 3 указываем диапазон, содержащий исходные данные, щелкаем на кнопке Далее;
• в окне Мастера сводных таблиц и диаграмм - шаг 3 из 3 указываем область, куда необходимо поместить сводную таблицу. Устанавливаем флажок возле опции Поместить таблицу на новый лист;
• щелкаем на кнопке Макет. Откроется диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм – макет;
• сформируем макет сводной таблицы, перетаскивая кнопки с названиями полей исходной таблицы, в области Строка помещаем Продавец, Столбец - Дата продаж и в Данные – Выручка.
• нажимаем кнопку ОК;
• щелкаем на кнопке Готово.

     Таким образом получаем сводную таблицу, в которой видно выручку полученную каждым продавцом в определенный день. 

Рисунок 1.6 – Сводная таблица: по датам продаж для продавцов. 

Аналогично  строим сводную таблицу по датам  продаж товара, в которой видно  выручку полученную от продажи каждого  товара в определенный день.

Рисунок 1.7 – Сводная таблица: по датам  продаж для товаров 

6. Вычисляем личную прибыль продавца в зависимости  от выручки с помощью VBA. Для этого в меню Сервис, выбираем пункт Макрос – Редактор Visual Basic, пишем код для выполнения данных вычислений.

 

Код имеет  вид:

Рисунок 1.8 –  Код VBA 

После этого  уже легко посчитать личную прибыль каждого продавца, а именно: открываем Вставка→Функция→Категория определяемая пользователем→Выбираем нашу функцию.

Рисунок 1.9 –  VBA: личная прибыль каждого продавца 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Часть вторая 

Вторая часть  задания заключается в создании базы данных Access. 

1. Импортируем исходные данные в новую таблицу  этой базы данных с документа Excel. Для этого заходим в меню Файл, выбираем пункт Внешние данные – Импорт, указываем место расположение файла с данными, которые мы импортируем и нажимаем кнопку Готово. После импорта таблица имеет вид:

Рисунок 2.1 –  Access: исходные данные

2. Теперь для данной таблицы необходимо создать форму ввода. Для этого переходим с объекта Таблицы на объект Формы и создаем данную форму с помощью мастера.

Рисунок 2.1 –  Создание формы ввода 

3. Выбираем  все доступные нам поля и внешний  вид будущей формы, а именно –  столбец, стиль - международный. Появляется форма, которую мы заполняем еще 14 записями:

Рисунок 2.3 –  Форма ввода  

4.  Создаем  отчет о выручке по датам продаж за проданный товар. Переходим на объект Отчеты и создаем отчет с помощью мастера. Доступными полями выбираем дату продажи, товар и выручку. Выбираем вид макета (табличный), стиль (обычный), задаем отчету имя и, нажав кнопку Готово, получаем:

    

Рисунок 2.4 –  Отчет 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

• 5. Создаем запросы с помощью мастера. Добавляем данные из таблицы Исходные данные и на свой выбор размещаем поля, задавая условия отбора Во вкладке Обьекты выбираем Запросы СоздатьКонструкторВыбираем необходимые поля и вводим условия для запросов

Запрос «Выручка, больше или равная 100 гривнам» (условие >=100):

Рисунок 2.5 –  Конструктор запроса 1

Рисунок 2.6 –  Результат запроса 1

     Запрос «Динамика продаж товаров, наименование которых начинается на букву «Т» с суммарными итогами по выручке» (условие Like "Т*" и в режиме создания Перекрестного запроса добавляем суммарные итоги по выручке):

     

Рисунок 2.7 - Конструктор  запроса 2 

     

Рисунок 2.8 - Результат  запроса 2 

     3) Запрос «Продажи со 2 января 2010 по 4 января 2010 года» (условие Between #02.01.2010# And #04.01.2010#):