Информационные технологии:электронные документы,электронные подписи

      № 4 Электронный документ. Электронная подпись.

        Совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия Сторон без каких-либо прообразов.       

    Юридическую значимость электронному документу  придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации  равнозначна собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих  условий:

    сертификат  ключа подписи, относящийся к  этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

    при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

    подтверждена  подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

    электронная цифровая подпись используется в  соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

      ODF и OOXML

         В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа — это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.

    ODF – это формат хранения документов  изначально создан в 1999 г. как  открытая и свободная альтернатива  закрытым форматам и с соблюдением  всех процедур и формальностей,  в 2006 г. формат был принят  как международный стандарт.

    Полное  описание формата занимает 738 страниц.

    На  сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного  приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.

    Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ. Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

    Наряду  с этим, компания Microsoft затратила колоссальные усилия и средства на продвижения своего формата OOXML. Его описание занимает 6 546 страниц, и, при этом, является не полным. Однако даже сама Microsoft не смогла реализовать данный формат. Процесс принятия данного формата в ISO сопровождался громкими международными скандалами. Однако, 1 апреля 2008 года, в международный день дурака, объявлено о принятии спецификации MS OOXML как стандарта ISO/IEC DIS 29500. И, юмор в том, что это не шутка! Следует отметить, что реализация MS OOXML грозит судебным иском со стороны компании Microsoft, если разработчик использовал спецификацию не полно или не корректно, и принятая в спешке спецификация MS OOXML содержит более 300 (!) нерешённых проблем технического характера.

       Напротив, в России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его государство преследует цель предоставить бизнесу и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски потери документов за счёт гарантии обратной совместимости.

    Некоторые предприятия регламентируют для  внутреннего обращения правила  форматирования электронного документа.

    В отличие от электронной копии  страницы, отсканированной или посланной  на принтер, в электронном документе  отсутствуют поля и связано это  с тем, что по правилам этикета  работа по форматированию сводится к  минимуму. Зачастую документы в организацию  принимаются только в таком виде.

    Например  размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200x2200 пикселей.

        По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

    Даёт  возможность поиска по ключевым словам.

    Не  изнашивается с течением времени.

    Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки  и множество других информационных дополнений.

    Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов.

    Меньше  трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.